25 Nov
Modelos Documentales: Origen y Evolución
Los modelos documentales, regulados por formularios que contienen colecciones de fórmulas o modelos de documentos, se utilizaban para auxiliar a funcionarios de las cancillerías y escribanos públicos en la redacción de instrumentos públicos. Sus orígenes se remontan a la época romana. En la Edad Media, estos modelos podían ser teóricos e ideales, o bien tomados de documentos verdaderos.
La creación de estos modelos tipológicos dio lugar al Ars dictandi, obras donde técnicos experimentados elaboraban modelos de documentos usuales. Las escuelas italianas de gramática, retórica y jurisprudencia, donde enseñaban los compiladores de formularios, recogieron en tratados didácticos las normas teóricas para la composición documental. Estos tratados se conocían como: summa, compendium, rationes dictandi, etc. Su contenido incluía reglas de gramática, preceptos de retórica y consejos sobre la formación de cláusulas, dando lugar a la littera formata o documento completo.
La expansión del Notariado y la creciente necesidad de escriturar documentos privados propiciaron la aparición del Ars Notariae, destacando la figura de Rolandino de Passegierei.
La Transmisión de los Documentos (Tradición Documental)
La Comisión Internacional de Diplomática define la transmisión documental como el grado, modo, estado y forma en que los documentos han llegado hasta nosotros, ya sean originales o copias.
Fases de la Transmisión Documental
Desde un punto de vista teórico, las fases esenciales son tres: minuta, original y copia. Desde un punto de vista práctico, existen formas intermedias entre originales y copias.
El Documento Original
El original es el documento creado por voluntad directa de los autores y conservado en la materia y forma genuina en que fue emitido. Es el documento perfecto, revestido de marcas de validación y dotado de autenticidad. El término se remonta a un decreto de Diocleciano del año 292, pasando luego a la Edad Media con diversas denominaciones.
Floriano Cumbreño señala una posible duplicidad en la significación de original:
- En sentido estricto, solo serían originales los documentos autógrafos y hológrafos, que proceden moral y materialmente de su autor.
- En la práctica, también pueden ser heterógrafos, redactados materialmente por un escribano o rogatario.
Un documento puede estar redactado en uno o más originales. Existen diferentes tipos de originales:
Tipos de Originales
- Originales diversos: dos o más escritos del mismo tenor, confeccionados y validados al mismo tiempo.
- Originales múltiples: proceden de un solo autor, tienen varios destinatarios y pueden ser confeccionados y validados en distintos tiempos, por cautela o seguridad.
- Originales de segundo grado: les falta alguna cualidad para ser perfectos; son idénticos en texto, pero difieren en número y calidad de suscripciones.
Categorías Intermedias entre Original y Copia
Existen categorías intermedias más cercanas al original que a las copias, como las renovaciones o neo-originales, que sustituyen a otro documento a petición de la parte interesada:
Renovaciones o Neo-originales
- Ampliación o reexpedición: duplicado del original con modificación formal, posterior a la expedición.
- Restauratio: documento que sustituye al original con modificación formal, posterior a la expedición.
- Inserción: renovación con reproducción íntegra del original, total o parcialmente, con variaciones formales y fecha posterior. Modalidades frecuentes:
- Documentos para justificar un derecho.
- Poderes para intervenir en cuestiones políticas, eclesiásticas o judiciales.
- Credenciales.
- Actas de consentimiento marital.
- Documentos soberanos para su cumplimiento.
- Testimonios de autos y diligencias procesales.
- Confirmación: documento jurídico que reitera acuerdos o disposiciones anteriores para renovar su vigencia legal. Es una especie de inserción para la renovación jurídica, con modificaciones formales y posteriores en su expedición. La confirmación puede ser realizada por el autor original, un sucesor o una autoridad superior (ej., un documento real confirmado por el papa o el emperador).
Las Copias
Copias: Transcripción literal de un texto anterior. Se clasifican según su relación con el original y su valor jurídico:
Tipos de Copias
- Copia auténtica: legalizada por una autoridad competente, con el mismo valor probatorio que el original. Se presenta como:
- Copia vidimata (vidimus): documento donde una autoridad atestigua haber visto un documento anterior con caracteres de autenticidad, describiendo sellos e hilos y reproduciendo el texto sin modificación para darle autenticidad.
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