El Almacén y su Diseño Estratégico

1. El Almacén: Definición y Funciones Clave

1.1. Definición de Almacén

Es necesario disponer de un lugar físico donde guardar los productos antes de que sean distribuidos. Además, en las empresas industriales, las materias primas y componentes que se adquieren para producir no se incorporan inmediatamente al proceso productivo, por lo que necesitan también un espacio donde puedan ser almacenados.

Se puede definir como:

El espacio debidamente dimensionado que la empresa destina a la ubicación y manipulación eficiente de sus materiales y mercancías.

Para que la ubicación y manipulación de los materiales y mercancías almacenados sea eficiente:

• Realizar un uso óptimo del espacio y utilizar al máximo el volumen disponible.
• Generar los mínimos costes en el proceso de almacenaje.

Muchas empresas reducen el stock almacenado para ahorrar costes y ser más eficientes, aunque mantienen una cantidad mínima para evitar desabastecer a los clientes según su tipo de negocio. Antes, se acumulaban grandes inventarios para garantizar el suministro futuro y aprovechar descuentos comerciales. Sin embargo, la demanda actual cambia rápidamente, lo que puede hacer que esos grandes stocks queden obsoletos, afectando negativamente la competitividad de la empresa.

1.2. Funciones del Almacén

A pesar de la tendencia a reducir el stock para mejorar la eficiencia y disminuir costes, los almacenes siguen siendo necesarios porque cumplen estas funciones clave:

Regulan los desequilibrios entre oferta y demanda

– La demanda no siempre coincide en tiempo y cantidad con la oferta. Por ello, se almacenan productos para garantizar la disponibilidad futura y satisfacer las necesidades de los clientes en el momento, lugar y tiempo requeridos.

– Los productos suelen almacenarse cerca de los puntos de consumo para reducir demandas insatisfechas.

Permiten disminuir los costes

– Aunque reducir el stock minimiza los costes de almacenaje, algunas empresas acumulan grandes cantidades de productos con demanda estable para obtener mejores condiciones económicas.

– Los beneficios incluyen descuentos en compras, menores costes de manipulación y transporte consolidado, compensando así los costes de almacenamiento.

Complementan el proceso productivo

– Muchos productos necesitan almacenamiento temporal entre fases de producción.

– También se requiere espacio para materias primas antes de ser utilizadas en la fabricación.

1.3. Actividades y Tareas de un Almacén

Recepción

– Se reciben los productos enviados por los proveedores y se verifica su calidad, cantidad y características frente al albarán y el pedido.

Almacenamiento

– Los productos se ubican en un lugar accesible y bien localizado.

Conservación y manutención

– La mercancía se mantiene en óptimas condiciones durante su estancia en el almacén.

Expedición

– Se preparan y entregan los productos a los clientes según sus demandas.

Control y organización de existencias

– Se supervisan las existencias para evitar desabastecimientos y optimizar el uso del espacio disponible.

1.4. Principios de Almacenaje

Minimización

• Espacio: Maximizar el uso del espacio disponible, ya que el suelo del almacén tiene un alto coste.
• Manipulación: Reducir las operaciones de manejo para disminuir costes y riesgos de deterioro, facilitando el acceso y control de las mercancías.
• Seguridad: Minimizar riesgos para la seguridad y salud del personal que trabaja o accede al almacén.

Equilibrio

– Buscar un balance entre reducir el espacio usado y garantizar un nivel de inventario suficiente para satisfacer a los clientes.

Coordinación

– Integrar el almacenaje con las demás áreas de logística para asegurar un funcionamiento óptimo.

Flexibilidad

– Diseñar el almacén para adaptarse a cambios en los productos almacenados, según las demandas del mercado y las modas.

Costes mínimos de gestión

– Diseñar el almacén para facilitar tareas y actividades, adaptándose a las necesidades actuales y futuras de la empresa.

Optimización

– Mejorar el uso de recursos materiales, humanos y del espacio para aumentar la productividad y competitividad.

2. Tipos de Almacenes

1. Según el destino de las mercancías almacenadas

• Para consumo, uso o transformación: Herramientas, materias primas, combustible.
• Para venta: Productos finales.

2. Según la función de las mercancías almacenadas

• Materias primas: Materiales básicos para producción.
• Productos semielaborados: Fases intermedias del proceso productivo.
• Productos terminados: Listos para la venta.
• Piezas de recambio: Partes para reparación o mantenimiento.
• Materiales auxiliares: Consumibles como embalajes.
• Documentación o archivos: Almacenamiento de registros o papeles importantes.

3. Según el régimen jurídico

• Propios: Son propiedad de la empresa.
• De alquiler: Externalizados a un operador logístico.
• En leasing: Contrato de alquiler con opción a compra al finalizar el periodo.

4. Según el grado de automatización

• Manuales: Operaciones realizadas mayoritariamente por personas.
• Automatizados: Combinan sistemas automáticos y trabajo humano.
• Automáticos: Operaciones gestionadas principalmente con medios automáticos, supervisadas por personal.

5. Según la función logística

• De planta: Ubicados en el lugar de fabricación para almacenar productos terminados.
• De campo: Distribuidos en niveles nacional, regional, provincial o local.
• De tránsito: Optimizan rutas de transporte; sin áreas de preparación ni estanterías, pero con medios de carga y descarga.
• De depósito: Custodian bienes temporalmente, como materiales de aduanas o productos en cliente.
• Hub o redistribuidores: Centros principales que abastecen a almacenes locales o regionales.

Opciones de almacenamiento según necesidades empresariales

Un solo almacén:

Ventajas:

• Reduce el stock, requiere menos espacio y personal.
• Adecuado para productos de baja rotación o alto valor económico.

Varios almacenes:

Ventajas:

• Disminuyen distancias de distribución, mejorando rapidez en las entregas.
• Ideal para mercancías pesadas, de alta rotación y bajo valor, o con necesidad de entrega rápida.

3. Zonas del Almacén

Aunque los almacenes son distintos unos de otros, suelen contar con las siguientes zonas o áreas:

1. Muelles y zonas de maniobra.
2. Zona de recepción y control.
3. Zona de almacenamiento.
4. Zona de picking o preparación de pedidos.
5. Zona de salida y verificación.
6. Zona de oficina y servicios.
7. Otras zonas.

3.1. Muelles y Zonas de Maniobra

Los muelles se sitúan en el exterior del almacén y deben ser adecuados para permitir la carga y descarga de la mercancía de los medios de transporte. Es preferible disponer de un muelle de entrada de mercancía y otro de salida. El número de muelles dependerá de la intensidad del flujo de entrada y salida de productos.

El diseño de los muelles dependerá de:

• El medio de transporte que se utilice para trasladar los bienes.
• El tipo de mercancía que se almacene.
• Las características de las operaciones de carga y descarga de la mercancía.
• El tipo de acceso de las distintas vías de comunicación.

3.2. Zona de Recepción y Control

Es una zona habilitada para comprobar la cantidad y la calidad de la mercancía recibida, para clasificarla posteriormente en la zona de almacén o en la zona de material rechazado.

3.3. Zona de Almacenamiento

Es el lugar donde se depositarán los productos durante el tiempo que sea necesario. Deberá tener buena accesibilidad y seguridad para los que accedan a él. Su ubicación y diseño se realizará de manera que se garantice el aprovechamiento del espacio disponible y se intentará minimizar los costes de manipulación de la mercancía.

3.4. Zona de Picking o Preparación de Pedidos

En esta zona se prepara la mercancía para los pedidos mediante tareas como embalado, etiquetado o paletización. El picking, que representa hasta el 60% del coste total del almacén, es clave para mejorar la productividad.

3.5. Zona de Salida y Verificación

Es fundamental realizar una verificación exhaustiva de los pedidos para garantizar un buen servicio al cliente. Esta comprobación incluye revisar los productos antes de su carga en los medios de transporte y preparar la documentación necesaria para su entrega.

• Paletización adecuada: Organización correcta de los productos en los palets.
• Estabilidad de la carga: Prevención de desplazamientos o daños durante el transporte.
• Retractilado o flejado: Aplicación de estas medidas si las condiciones lo requieren.

3.6. Zona de Oficina y Servicios

Se trata de una zona auxiliar, que no es estrictamente logística, pero sí necesaria para que el almacén funcione correctamente. Aquí se ubicarán las oficinas para albergar al personal de administración y servicios, así como los vestuarios.

3.7. Otras Zonas

Cámaras frigoríficas

Son instalaciones especiales para productos que requieren bajas temperaturas para su conservación.

Cámaras de temperatura

Se utilizan para productos que requieren temperaturas superiores a las medioambientales.

Zona de devolución

Se trata de espacios destinados a ubicar temporalmente los pedidos que hayan sido rechazados por los clientes.

Zona de almacenamiento de envases, embalajes y palés vacíos

En esta se depositarán los materiales que dejan de tener utilidad por un periodo de tiempo determinado, para que puedan volverse a usar o se devuelvan cuando sea necesario.

Zona de mantenimiento

Es un área preparada para estacionar las carretillas y demás elementos de manutención que se utilizan en el almacén. Suele disponer de las instalaciones y materiales necesarios para su mantenimiento.

Zona de material que se va a destruir

En este espacio se almacenarán los productos que deben destruirse o entregarse a una empresa especialista para su recuperación, por no ser aptos para la venta.

4. Diseño del Almacén

Cada empresa tendrá que analizar las distintas opciones de las que dispone para seleccionar la mejor según sus necesidades y el tipo de mercancía que va a almacenar, y procurará:

• Maximizar el uso del espacio disponible.
• Minimizar los costes del almacén.
• Asegurar las mejores condiciones de seguridad y salud al personal del almacén.

4.1. La Ubicación

La ubicación del almacén será la primera decisión que haya que tomar.

4.1.1. Método gráfico de Weber

El único factor relevante para seleccionar la ubicación del almacén es el coste del transporte.

• La procedencia de los materiales.
• El coste del transporte de los materiales desde su origen hasta el almacén.
• Los destinos de la mercancía.
• El coste del transporte de la mercancía desde el almacén hasta sus destinos.

4.1.2. Método de centro de gravedad

El método de centro de gravedad minimiza los costes de transporte considerando la demanda, pero no incluye factores clave como accesibilidad o tiempos de entrega. Por ello, se usa como complemento en la selección de ubicaciones.

4.2. La Dimensión y la Capacidad

Es fundamental diseñar los almacenes con una capacidad adecuada para evitar falta de espacio o costes innecesarios. Para ello, se recomienda optar por una planta única, garantizar flexibilidad, usar suelos resistentes, asegurar buena iluminación y cumplir con la normativa contra incendios.

4.3. El Layout del Almacén

Se refiere a la disposición física de las distintas zonas dentro del almacén. Esta es una parte muy delicada dentro del diseño del almacén, puesto que condicionará su funcionamiento.

4.3.1. Diseño en U

Suele usarse cuando en el almacén solo existe un muelle, que sirve tanto para la carga como para la descarga de mercancía, o cuando la nave donde se ubica solo tiene una fachada al exterior.

4.3.2 Diseño en Línea Recta

Se utiliza cuando el almacén dispone de un muelle de entrada y otro de salida de mercancía situados en fachadas opuestas de la nave. Entre sus ventajas destacan que:

• Los flujos son lineales y más fáciles de controlar.
• Se reduce la manipulación de los materiales y el tiempo total.
• Se reduce la congestión y el área del suelo ocupado.

4.4.3. Diseño en T

Es una versión del sistema en U, para cuando la nave se encuentra entre dos vías y es posible usar muelles de carga y de descarga independientes. La selección del layout del almacén es una tarea compleja que requiere la participación de diversos especialistas coordinados por el jefe de proyecto.

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