Fases y Operaciones Esenciales de la Cadena Logística

1. Definición, Gestión y Características Básicas de la Cadena Logística

La cadena logística es un sistema que integra las funciones de almacenaje y transporte para asegurar que los productos lleguen al consumidor en óptimas condiciones y al menor coste posible. Su función principal es abastecer a los minoristas con la cantidad de producto necesaria para satisfacer la demanda del mercado.

Objetivos clave de la cadena logística:

• Optimizar el transporte, reduciendo costes y tiempos de entrega.
• Minimizar el stock, evitando sobrecostes de almacenamiento.
• Entregar justo a tiempo, asegurando la disponibilidad del producto cuando el cliente lo necesita.

Decisiones estratégicas:

El diseño de la cadena logística es fundamental para la empresa por tres razones:

1. Coste económico elevado: Requiere inversiones en almacenes y transporte, ya sea en propiedad o mediante alquiler.
2. Ventajas competitivas: Una gestión logística eficiente puede ser un punto fuerte frente a la competencia, mejorando el servicio y reduciendo costes.
3. Alto nivel de riesgo: Las decisiones sobre la cadena logística son a largo plazo, lo que implica asumir riesgos elevados; por lo tanto, deben basarse en estudios rigurosos y datos fiables.

2. La Función Logística en la Empresa

La logística se define como el conjunto de técnicas y medios para gestionar el flujo de materiales e información, coordinando recursos y demanda para garantizar un nivel óptimo de servicio al menor coste. Actualmente, se entiende como un sistema integral que engloba distintas áreas de gestión dentro de la empresa.

Principales áreas y funciones de la logística:

1. Aprovisionamiento:
   • Gestión de pedidos: Incluye tareas como especificar las necesidades, buscar proveedores, determinar las mercancías necesarias, realizar el pedido y recibir la mercancía.
   • Gestión de stocks: Establece el nivel adecuado de existencias para asegurar el funcionamiento de la empresa con el menor coste posible.
2. Logística interna:
   • Almacenaje: Se encarga de la ubicación, conservación y manipulación de las mercancías mientras permanecen en la empresa.
   • Control de inventarios: Realiza un seguimiento constante del estado y valoración de las existencias en el almacén.
3. Logística externa:
   • Expedición de mercancías: Preparación de pedidos, embalaje y etiquetado para la entrega a los clientes.
   • Transporte: Traslado de la mercancía desde el almacén hasta el punto de destino, asegurando que llegue en condiciones óptimas y en el tiempo pactado.
   • Atención al cliente: Adapta la logística a las necesidades específicas de cada cliente, mejorando el servicio final.

Elementos Clave de la Cadena Logística

1. Centros de transferencia:
   • Instalaciones que centralizan grandes cantidades de mercancías para su distribución. Pueden ser de un único medio de transporte (generalmente carretera) o multimodales, recibiendo y enviando mercancías por diferentes medios (carretera, tren, barco, etc.).
2. Almacenes:
   • Almacenes de tránsito: Agrupan pedidos pequeños de distintos proveedores para formar envíos de mayor volumen.
   • Almacenes locales (o de distribución regional): Concentran pedidos en una zona específica para distribuirlos entre los minoristas del área.
3. Elementos de transporte:
   • De gran capacidad: Transportan grandes volúmenes de mercancía a menor coste. Se usan principalmente entre almacenes de tránsito y plataformas logísticas o almacenes locales.
   • De poca capacidad: Son más rápidos, pero transportan menor volumen. Se emplean entre proveedores y almacenes de tránsito o entre almacenes locales y clientes finales.
4. Factor tiempo:
   • Es clave en la cadena logística. Las entregas deben realizarse justo a tiempo y en la cantidad adecuada. Retrasos o errores generan pérdidas económicas y pueden afectar la imagen de la empresa.

3. Los Costes Logísticos

Desde un punto de vista contable, el coste se define como el conjunto de gastos, consumos y sacrificios involucrados en un proceso productivo. Se dividen en:

• Costes fijos: Se generan de forma constante, independientemente del nivel de actividad (seguros, amortizaciones, alquileres, nóminas de personal fijo).
• Costes variables: Dependen de las actividades realizadas (consumo de energía, contratación de personal por horas, materiales empleados).
• Costes directos: Relacionados directamente con un proceso específico (materia prima, amortización de equipos dedicados exclusivamente a esa tarea).
• Costes indirectos: Gastos generales que no se imputan a un proceso en particular (sueldos del personal administrativo).

En logística, los costes logísticos engloban todos los gastos asociados a las funciones de la empresa que gestionan y controlan los flujos de materiales e información.

Tipos de costes logísticos según su función:

• Costes de aprovisionamiento: Incluyen el coste de los pedidos realizados a proveedores.
• Costes de almacenaje: Comprenden los costes relacionados con el espacio de almacenamiento, las instalaciones, la manipulación y los stocks.
• Costes de distribución: Incluyen los gastos del transporte, tanto a corta como a larga distancia.
• Costes de la información: Abarcan los costes de gestión administrativa relacionada con la logística.

Existen también costes ocultos, que pueden generar pérdidas significativas y son causados por situaciones como:

• Modelos obsoletos no adaptados a nuevas tecnologías.
• Roturas de stock.
• Manipulaciones que causan daños.
• Pérdidas por robos u otras causas.
• Retrasos, urgencias y mala gestión del tiempo.

4.2. Coste de Operaciones Auxiliares de Conservación y Mantenimiento

Este coste se refiere a las tareas para gestionar el stock:

• Tareas de entradas: Creación de etiquetas, identificación de mercancías, control de calidad y cantidad, entre otros.
• Tareas de salidas y expediciones: Preparación de albaranes, facturas y control de calidad de los productos expedidos.
• Control de existencias: Control continuo de las mercancías en el almacén.

Según la naturaleza de los productos, pueden surgir otros costes asociados a la organización de transportes o la gestión de devoluciones.

4.3. Coste de Transporte, Recogida y Entrega de las Mercancías

El coste de transporte incluye la inversión en medios y gastos adicionales por la especialización del personal. Los conductores requieren conocimientos específicos sobre productos, rutas y documentación. Este transporte, de menor tonelaje (4 a 6 toneladas), tiene mayor coste de mantenimiento y suele externalizarse con transportistas autónomos exclusivos.

4.4. Costes de Manipulación de la Mercancía

El coste de manipulación abarca recursos humanos y técnicos para la carga, descarga y preparación de productos. Implica el uso de equipos como carretillas, transpalets y máquinas de embalaje, generando costes por amortización, financiación, alquiler, reparaciones y mantenimiento.

5. Calidad Total

La calidad total es un enfoque integral en el que todas las áreas de la empresa buscan mejorar continuamente para lograr una calidad óptima en productos, servicios y procesos. No solo se centra en la calidad del producto, sino en todos los aspectos que forman parte de la empresa, desde la atención al cliente hasta la relación con los proveedores y el respeto por el medio ambiente.

Definición y Objetivos de la Calidad Total

La calidad total busca:

• Objetivo directo: Satisfacer al cliente.
• Objetivo indirecto: Obtener ganancias permanentes a través de la mejora continua, mayores márgenes de beneficios y mayor penetración de mercado.

Objetivos secundarios:

• Mejorar el orden de los procesos.
• Aumentar la productividad y eficiencia.
• Mejorar la calidad de la vida laboral.
• Reducir los costes.

5.1 Calidad Total para la Organización y para el Cliente

La implementación de la calidad total requiere involucrar a toda la organización, no solo a los departamentos técnicos, en un esfuerzo común por mejorar.

Variables clave desde la perspectiva organizacional:

1. Ambiente propicio: Crear una cultura organizacional que respete y valore la calidad.
2. Management: La alta dirección debe ser el motor que impulsa la eficiencia y productividad.
3. Empleador: Compromiso firme con el personal, motivando y reconociendo sus esfuerzos.
4. Procesos y herramientas del sistema: Combinación de un sistema eficiente con la pasión necesaria.
5. Planeamiento y control estratégico: El cambio hacia una estrategia enfocada en la calidad total debe estar acompañado de un sistema de control y medición.
6. Proveedores: Mantener una relación estrecha; los proveedores deben entregar productos de calidad garantizada.
7. Personal: Su involucramiento es clave, demostrando lealtad e identificación con los objetivos de calidad.
8. Consumidor: La calidad total debe satisfacer las expectativas del cliente.

Cultura de la Calidad Total

La cultura de la calidad total no solo es un método de gestión, sino una filosofía que implica un enfoque continuo de mejora. La cultura de la «no calidad» se origina por factores como:

• No considerar la calidad como una responsabilidad directa de la dirección.
• No evaluarla correctamente en términos económicos y estratégicos.
• Desconocimiento de los costos asociados a la calidad.
• Percepción de la calidad como algo inaplicable o difícil de implementar.

5.2 Costes de la Calidad Total

Los costes relacionados con la calidad total pueden clasificarse en:

1. Costes de prevención: Costos para evitar errores y asegurar que los procesos se realicen correctamente desde el principio (formación, planificación, controles preventivos).
2. Costes de evaluación: Costos de evaluar y verificar que los productos o servicios cumplen con los estándares de calidad (inspecciones, pruebas, auditorías).
3. Costes por fallos internos: Costos derivados de errores detectados antes de que el producto llegue al cliente (retrabajos, reprocesos, almacenamiento de productos defectuosos).
4. Costes por fallos externos: Costos asociados a productos defectuosos o servicios que se detectan después de la entrega al cliente (devoluciones, reparaciones, pérdida de reputación).

6. Logística Inversa

La logística inversa gestiona el retorno de productos desde el consumidor al origen para su recuperación, reciclaje o eliminación. Busca reducir costes y garantizar un tratamiento eficiente y sostenible.

Tipos de productos gestionados en la logística inversa:

1. Bienes no deseados: Artículos devueltos por los clientes cuya llegada no se puede predecir.
2. Bienes deseados: Productos intercambiados o reemplazados bajo acuerdos posventa, con llegada y tratamiento programados.

Una vez que un producto entra en el canal inverso, se sigue un proceso para su gestión:

6.1 Tratamiento de las Devoluciones

1. Recogida del producto: La empresa recoge el producto en el lugar de entrega o a través del departamento de atención al cliente.
2. Transporte a los almacenes: La empresa se encarga del transporte del producto hasta sus instalaciones.
3. Inspección y verificación: El producto es inspeccionado para verificar su estado y la razón de la devolución. Se clasifica según su estado:
   • Con utilidad comercial: Puede ser revendido o puesto nuevamente en stock.
   • Sin utilidad comercial: No se puede revender y debe ser tratado como desecho.
   • Devolución al proveedor: Si el producto es defectuoso o no conforme, se devuelve al proveedor.
4. Destino final del producto: Dependiendo de la clasificación, el producto se enviará a su destino:
   • Reciclaje o destrucción si no tiene utilidad.
   • Reparación y posterior reventa si es recuperable.
   • Vuelta al stock si está en condiciones de ser vendido nuevamente.

6.2 Tratamiento de Residuos, Envases y Embalajes

Uno de los aspectos más importantes de la logística inversa es la gestión de los materiales que la empresa necesita desechar debido a su falta de utilidad. Estos materiales se clasifican en:

1. Residuos: Materiales inservibles que ya no pueden generar la utilidad para la que fueron creados.
2. Envases fuera de uso: Recipientes que contenían productos que ya han sido utilizados y no tienen otra aplicación.
3. Embalajes: Materiales usados para proteger productos que ya no se pueden usar.

El tratamiento de estos materiales debe cumplir con las normativas medioambientales y tiene dos preguntas clave:

• ¿Quién es el responsable del tratamiento?: Generalmente, las empresas fabricantes o importadoras del producto.
• ¿Qué hacer con los materiales?: Buscar la mejor solución desde los puntos de vista técnico, económico y ambiental.

La normativa de la Unión Europea y otras leyes ambientales exigen que las empresas asuman la responsabilidad del tratamiento de estos residuos y envases, ya sea de forma individual o colectiva.

6.3 Costes Afectos a las Devoluciones

Los costes asociados a la logística inversa pueden variar según el sistema que utilice la empresa:

1. Sistema Integrado de Gestión (SIG): Las empresas adheridas pagan tarifas en función de los envases que introducen en el mercado. Estas tarifas cubren el coste del tratamiento de los residuos y la gestión de la logística inversa.
2. Sistema de Depósito, Devolución y Retorno (SDDR): Las empresas que optan por gestionar su propio sistema deben asumir:
   • Coste de transporte: Gasto asociado al transporte de productos devueltos.
   • Coste de almacenaje: Coste por almacenar los productos devueltos.
   • Coste de tratamiento y recuperación: Gastos generales, de amortización y de personal asociados al tratamiento de los productos devueltos, reciclaje o eliminación.

En ambos casos, el objetivo de la logística inversa es reducir los costes asociados a las devoluciones asegurando la correcta gestión de los productos devueltos, respetando las normativas medioambientales y las expectativas de los clientes.

7. Sistema Informático de Trazabilidad y Gestión de la Cadena Logística

La trazabilidad es el conjunto de procedimientos que permiten conocer la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministro en un momento dado. La trazabilidad asegura que podamos seguir un producto desde su origen hasta su consumo.

Existen tres tipos de trazabilidad:

• Trazabilidad ascendente (hacia atrás): Permite saber qué productos han sido recibidos en la empresa, junto con su información de trazabilidad.
• Trazabilidad interna (procesos dentro de la empresa): Seguimiento dentro de la propia empresa.
• Trazabilidad descendente (hacia adelante): Permite conocer qué productos han sido expedidos y hacia dónde se han dirigido.

Los sistemas de trazabilidad deben ser implementados por todas las partes de la cadena de suministro y son obligatorios en ciertos sectores, como alimentos, piensos y productos relacionados con la producción alimentaria.

Bases necesarias para cumplir con la legislación de trazabilidad:

1. Registro de información: Cada agente debe tener un sistema informático que registre la información de trazabilidad necesaria.
2. Correcta identificación de mercancías: Las unidades de consumo y las unidades de expedición deben estar codificadas y simbolizadas para facilitar su seguimiento.
3. Transmisión de la información: La información de trazabilidad debe ser transmitida al siguiente agente de la cadena para garantizar la continuidad del seguimiento.

Herramientas como el EAN-128 y EDI ayudan a automatizar la captura y transmisión de información y a garantizar que todos los agentes en la cadena de suministro comprendan los datos de trazabilidad.

8. Responsabilidad Social Corporativa (RSC) en la Logística y el Almacenaje

La Responsabilidad Social Corporativa (RSC) es el compromiso de las empresas para operar de manera económica y medioambientalmente sostenible, respetando los intereses de todos los grupos involucrados (clientes, proveedores, accionistas, sociedad en general).

La RSC implica:

• Operar de forma que se genere valor para la sociedad.
• Mejorar la imagen de la empresa en la sociedad.
• Aplicar principios éticos en la gestión empresarial.
• Adaptarse al entorno económico y social en su zona de influencia.
• Cuidar el medio ambiente como un objetivo estratégico.

La RSC en la logística y el almacenaje se refiere a cómo las empresas gestionan sus actividades logísticas de manera que no solo sean rentables, sino también sostenibles para el medio ambiente y beneficiosas para la comunidad.