Utilidad y Objetivos del Archivo Documental

Utilidad del Archivo

• Recuperar y consultar documentos de forma eficiente.
• Facilitar la toma de mejores decisiones basadas en información histórica.
• Probar hechos y respaldar acciones pasadas.
• Cumplir con la obligación temporal de custodiar ciertos documentos según la normativa vigente.

Objetivos de Todo Archivo

• Permitir que los documentos sean guardados y conservados correctamente.
• Asegurar la fácil y rápida localización de cualquier documento.
• Permitir a la empresa controlar la información que entra y sale de ella.

Tipos de Archivo

Según el Equipamiento

• Archivo en soporte papel: Tradicionalmente, para la guarda y custodia de documentos escritos se ha utilizado un archivo físico basado en archivadores, carpetas, etc. Este formato se utiliza en todas las empresas. Sin embargo, su uso excesivo conlleva ciertos inconvenientes:
  • Requiere una dedicación elevada de recursos económicos.
  • Necesita espacio físico considerable.
  • Demanda personal para su gestión.
• Archivo informático: Muchas empresas han implementado procesos de digitalización para todos sus archivos. Sus ventajas incluyen:
  • La corrección y modificación de la información es muy sencilla.
  • Agiliza las búsquedas y el tratamiento de la información.
  • El mantenimiento y almacenamiento son mucho más sencillos y económicos.
  • Varias personas pueden consultar la misma información de forma simultánea.
  • La información puede transportarse con facilidad.

Según la Frecuencia de Uso

• Archivos activos: También denominados archivos de oficina o de gestión. Contienen documentos que suelen ser utilizados con cierta frecuencia en las tareas diarias. Este tipo de archivo debe localizarse en un lugar accesible y cercano a los distintos puestos de trabajo.
• Archivos semiactivos: Conocidos como archivos centrales. Contienen documentos que presentan un nivel reducido de consultas, generalmente al haber concluido la operación o trámite relacionado con ellos. Suelen localizarse en dependencias específicas, cuya vigilancia se encomienda a personal responsable del control de entrada y salida de documentos.
• Archivos inactivos: También llamados archivos pasivos, históricos o definitivos. Almacenan documentos que rara vez son consultados, ya que no se utilizan en el día a día de la empresa. Suelen localizarse en las sedes centrales o en ubicaciones designadas para almacenamiento a largo plazo.

Según su Localización Física

• Archivo centralizado: Este sistema establece un único responsable de archivo, encargado de la clasificación, ordenación, guarda y custodia de toda la información de la empresa.
• Archivo descentralizado: Supone tener distintos archivos repartidos por cada uno de los departamentos o secciones que componen la empresa, gestionados localmente.
• Archivo mixto: Se basa en la existencia tanto de archivos activos y semiactivos descentralizados en los distintos departamentos, como de un único archivo inactivo centralizado para la documentación histórica o de consulta poco frecuente.

Clasificación y Archivo de Documentos: Criterios Esenciales

Un buen sistema de clasificación y archivo debe cumplir los siguientes requisitos:

• Comprensible: Cualquier persona, incluso sin estar familiarizada con el sistema, debe poder encontrar información sin excesivos problemas.
• Sencillo de aplicar: Debe reducir la posibilidad de errores o malas interpretaciones en su uso.
• Exhaustivo: Debe dar solución de archivo a cualquier posible clasificación y ordenación de documentos.
• Flexible y escalable: Debe permitir futuras ampliaciones por la entrada de nuevos tipos o volúmenes de documentos.

Sistemas de Clasificación de Documentos

1. Sistema Alfabético

Clasifica los documentos según el orden establecido en el alfabeto (nombre, tema, etc.). La ordenación puede ser ascendente o descendente.

• Ventajas: Está muy extendido y es muy sencillo de aplicar. Permite una localización rápida y sencilla si se conoce el nombre o término clave.
• Inconvenientes: Es complicado elegir una palabra clave única y lo suficientemente representativa. Pueden surgir dudas con nombres compuestos o apellidos.
• Utilización empresarial: Se suele usar para ordenar la correspondencia diaria recibida, los contratos de los trabajadores y las fichas de personal.

2. Sistema Numérico

Ordena los documentos en base a un número natural determinado, con un orden ascendente o descendente. El número puede o no guardar relación con el contenido:

• Si está relacionado (ej. número de factura, expediente), facilita su localización.
• Si no guarda ninguna relación, habrá que construir un índice auxiliar (alfabético, temático) que relacione el documento con el número asignado.

• Ventajas: Es muy útil para archivar documentos que contienen una identificación numérica relevante (facturas, pedidos, expedientes). Permite una expansión ilimitada.
• Inconvenientes: Es difícil intercalar documentos si la numeración es estrictamente consecutiva sin previsión. En muchos casos, requiere la creación de índices auxiliares para localizar documentos si no se conoce el número.
• Utilización empresarial: Suele utilizarse para el archivo de presupuestos, facturas y pedidos de clientes y proveedores, expedientes.

3. Sistema Cronológico

Ordena y archiva los documentos en función de una determinada fecha (elaboración, emisión, entrada, compraventa, vencimiento). Se puede ordenar desde la fecha más reciente a la más antigua (orden inverso) o viceversa. A menudo se agrupa por años, meses y días.

• Ventajas: Localización rápida y sencilla de documentos cuando la fecha es el criterio principal de búsqueda. Es muy intuitivo.
• Inconvenientes: En los casos en que la fecha no sea un dato determinante para la búsqueda, se hace necesario establecer un índice auxiliar (alfabético, numérico).
• Utilización empresarial: Los documentos bancarios (extractos), las nóminas, la correspondencia por fecha de entrada/salida suelen ordenarse y archivarse siguiendo el sistema cronológico.

4. Sistema Geográfico

Ordena la documentación con arreglo a un lugar o una dirección con la que guarda relación (país, región, ciudad, delegación). Se suele utilizar de forma descendente (de lo general a lo específico), clasificando y subclasificando (ej. País -> Región -> Ciudad). A menudo se combina con otros sistemas, como el alfabético dentro de cada ubicación.

• Ventajas: Es un sistema muy flexible, ya que permite intercalar subdivisiones geográficas fácilmente.
• Inconvenientes: No está recomendado para clasificar altos volúmenes de documentación si la dispersión geográfica no es el criterio principal. Requiere conocer la ubicación asociada al documento.
• Utilización empresarial: Este sistema es adecuado para empresas comerciales que desarrollan su actividad en múltiples zonas geográficas o regiones (redes de ventas, delegaciones).

5. Sistema Temático o por Materias

Agrupa los documentos por temas o asuntos. A menudo se combina con la ordenación alfabética dentro de cada tema, dando lugar a una ordenación alfabética por materias.

• Ventajas: Rapidez de localización y archivo cuando se busca por asunto. Sistema muy flexible para intercalar nuevos temas o documentos.
• Inconvenientes: Puede ocurrir que un documento trate dos o más materias preestablecidas, lo que obliga a decidir un tema principal o a usar referencias cruzadas. Requiere una definición clara y consensuada de los temas.
• Utilización empresarial: Útil para archivar informes, proyectos, documentación técnica, normativa, etc.

6. Sistema Alfanumérico

Surge de combinar el sistema de clasificación alfabético y el sistema numérico. Utiliza tanto letras como números para componer una clave o código (palabra ordenatriz) sobre la cual archivar. La estructura puede ser letras-números o números-letras.

• Criterio de ordenación: Se utiliza el criterio numérico si la clave comienza con cifras; si hay coincidencia, se acude al orden alfabético (y viceversa si empieza por letra).
• Ventajas e Inconvenientes: Serán similares a las de los sistemas numérico o alfabético, en función de si la parte principal de la clave es numérica o alfabética. Permite crear códigos estructurados y jerárquicos.
• Utilización empresarial: Aplicable en bibliotecas (signaturas), códigos de productos, identificación de expedientes complejos, etc.

Gestión de Documentos Físicos

Pasos para Archivar

1. Inspección: Confirmar que el documento a archivar no está siendo utilizado en ese momento y que está completo y autorizado para archivo.
2. Clasificación y Valoración: Determinar el valor presente y futuro del documento (administrativo, legal, histórico) para decidir su plazo de conservación y descartar aquellos que no necesiten ser conservados.
3. Preparación: Si es necesario, realizar copias de seguridad o digitalizaciones. Eliminar elementos innecesarios (clips, post-its redundantes).
4. Referenciación y Prearchivo: Asignar las referencias o códigos según el sistema de clasificación elegido. Ordenar la documentación previamente en el mismo orden que tendrá una vez sea archivada definitivamente.
5. Archivo: Colocar físicamente el documento en su ubicación designada (carpeta, archivador, caja).

Reglas Clave para Archivar Documentos Físicos

1. Los documentos de un archivo deben ordenarse de tal forma que cualquier persona autorizada pueda localizarlos, aunque no conozca en profundidad el sistema de clasificación utilizado (mediante índices, guías, etc.).
2. Cuando al clasificar documentación se decida abrir un nuevo expediente o carpeta, debe estar claramente identificado.
3. Es muy recomendable utilizar señales visuales (colores, etiquetas, separadores) para facilitar la localización y la correcta inserción de documentos.
4. Al clasificar la documentación, es conveniente agrupar documentos relacionados dentro de un mismo expediente o subcarpeta para evitar la pérdida de información contextual.
5. Establecer procedimientos claros para el préstamo y devolución de documentos.

Archivo Informático de Datos

Los sistemas informáticos de archivo poseen herramientas de búsqueda muy poderosas que permiten obtener información valiosa para la empresa de forma más rápida y fácil que utilizando documentos físicos. Mientras el archivo en formato papel obliga a un análisis presencial de la documentación, el digital permite búsquedas y análisis automatizados.

Diferencias Clave en la Gestión Digital

Es necesario diferenciar entre:

• Archivo informático de documentos: Se refiere al almacenamiento de archivos digitales (documentos escaneados, ficheros ofimáticos, etc.) en estructuras de carpetas dentro de un sistema operativo o en sistemas de gestión documental (DMS). Permite guardar gran cantidad de datos de forma organizada.
• Sistemas de gestión de bases de datos (SGBD): Permiten no solo almacenar datos estructurados, sino también establecer relaciones entre ellos, realizar consultas complejas y obtener información elaborada válida para la toma de decisiones (ej. bases de datos de clientes, productos, ventas).

Gestión Informática de las Relaciones con los Clientes (CRM)

El software de Customer Relationship Management (CRM) nace de la necesidad de las empresas de recuperar y fortalecer los vínculos personales con los clientes en un mercado masificado, captando y evaluando sus necesidades, preferencias y características individuales.

Objetivos Principales del CRM

• Disponer de toda la información posible sobre los clientes (historial de compras, interacciones, preferencias) para satisfacer sus necesidades y realizar estudios de mercado que permitan implementar estrategias comerciales efectivas.
• Incrementar la satisfacción de la clientela y fomentar su fidelización.

Funcionamiento de un CRM (Herramientas Clave)

Un sistema CRM típicamente integra y procesa datos utilizando herramientas como:

• Data Warehouse (Almacén de Datos): Desarrolla una acumulación histórica de datos transaccionales y de interacción con clientes, provenientes de diversas fuentes, en una gran base de datos centralizada y optimizada para la consulta y el análisis.
• Data Mining (Minería de Datos): Aplica técnicas estadísticas y de inteligencia artificial para administrar y extraer patrones, tendencias e información útil del Data Warehouse, que de otro modo permanecerían ocultos.

Utilidad del CRM: ¿Para qué sirve?

• Ser más efectivos al interactuar con los clientes actuales y potenciales, personalizando la comunicación.
• Aprovechar el potencial oculto de la base de datos de los clientes para identificar oportunidades.
• Ayudar en la gestión y seguimiento de las campañas de marketing.
• Incrementar las ventas y los beneficios empresariales mediante ventas cruzadas y dirigidas.
• Aumentar la fidelización de los clientes a través de un mejor servicio y conocimiento de sus necesidades.
• Incrementar la satisfacción del cliente.
• Reducir los costes de adquisición de nuevos clientes (fidelizar es más barato que captar).
• Vender de una manera más eficaz y mejorar la productividad de los equipos comerciales y de atención al cliente.
• Identificar a los clientes más rentables para enfocar esfuerzos.
• Incrementar los márgenes de venta, gracias a la fidelización y la venta de valor añadido.

Protección de Datos (LOPD y RGPD) en la Gestión Documental

La gestión de archivos, tanto físicos como digitales, debe cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos (como la LOPD y el RGPD en España y Europa) si contienen datos personales.

Medidas para Datos Contenidos en Documentación Escrita (Archivo Físico)

• Crear procedimientos claros de uso, manipulación, acceso y destrucción de documentación con datos personales.
• Establecer un sistema de archivo protegido con llaves o control de acceso en armarios, salas o despachos.
• Elaborar un plan de actuación ante incidentes (pérdida, robo, acceso indebido).
• Nombrar un responsable de seguridad para el archivo físico (o incluirlo en las responsabilidades generales de protección de datos).
• Establecer mecanismos que impidan la divulgación no autorizada de datos (ej. políticas de escritorio limpio).
• Exigir deber de secreto y confidencialidad a los trabajadores que accedan a los datos.
• Controlar y registrar el acceso a archivos con datos sensibles.
• Implementar una política de destrucción segura de documentos (trituradoras).

Medidas para Datos en Soporte Electrónico (Archivo Digital)

• Realizar copias de seguridad periódicas y verificar su correcta ejecución para evitar pérdidas accidentales de datos. Almacenar copias en lugar seguro.
• Establecer accesos restringidos a equipos informáticos y sistemas de información mediante usuarios y contraseñas robustas, según perfiles y roles.
• Ocultar o restringir el acceso a ciertos archivos o carpetas a determinados perfiles de usuario según sus funciones.
• Configurar permisos adecuados (ej. solo lectura) para determinados archivos o usuarios.
• Instalar y mantener actualizado software antivirus y antimalware en cada equipo informático.
• Utilizar programas de cifrado para datos especialmente sensibles, tanto en almacenamiento como en transmisión.
• Gestionar adecuadamente los soportes de almacenamiento (discos duros, USB) y proceder a su borrado seguro o destrucción física al desecharlos.
• Registrar los accesos a los sistemas que tratan datos personales.

Medidas Adicionales para Datos que Contengan Información de Tipo Personal (Nivel Alto/Medio)

• Utilizar mecanismos que dificulten el acceso no autorizado a los datos (ej. cifrado fuerte, autenticación multifactor).
• Desarrollar auditorías de seguridad de datos (internas o externas) con una periodicidad adecuada (ej. no superior a 2 años para niveles medio/alto según LOPD anterior, o según análisis de riesgos en RGPD).
• Establecer controles estrictos tanto en la reproducción de documentos (copias) como en la correcta destrucción de copias innecesarias.
• Implementar medidas de seguridad reforzadas para la transmisión de datos personales a través de redes públicas o inalámbricas.

Etiquetas: archivo digital, archivo físico, clasificación de documentos, CRM, Gestión documental, LOPD, protección de datos, sistemas de archivo