Administración en los Servicios de Salud

La Administración en los Servicios de Salud es un proceso dinámico cuyo objetivo es optimizar la calidad de la salud de la población en todas las etapas del ciclo vital, aprovechando los recursos disponibles y aunando esfuerzos.

Funciones de la Administración

1. Planeación
2. Organización
3. Integración de personas
4. Dirección
5. Control

Componentes de la Administración

1. Conocimientos científicos
2. Habilidad en la aplicación

Planificación en Salud

La planificación es un componente crucial en la administración de los servicios de salud. Implica:

1. Diseñar el futuro deseado.
2. Seleccionar misiones, objetivos y actividades.
3. Tomar decisiones.
4. Un proceso orientado a la acción.
5. Adaptación de las instituciones a los cambios internos y externos.
6. Reunir información y establecer lineamientos para ejecutar un plan.

Diagnóstico Situacional

1. Observación directa o mediante reportes, informes y estadísticas.
2. Identificación de necesidades y establecimiento de mecanismos de abordaje.
3. Establecimiento de estrategias de abordaje de los problemas.

Determinación de Prioridades

Se enfoca en los problemas que causan mayores pérdidas y son difíciles de prevenir y mejorar. Se consideran dos criterios:

• Magnitud de la pérdida: Pérdida de vida, morbilidad, riesgo.
• Sensibilidad a la prevención o reducción.
• Costo-beneficio, opinión de expertos.

Fijación de Objetivos

• Objetivos: Afirmaciones de cómo la organización desea cumplir su misión, con límite de tiempo y evaluación de resultados.
• Misión: Razón de ser de la organización, debe ser explícita, escrita e identificar productos/servicios y mercados.
• Objetivos generales: Mayor abstracción, propósitos de la institución, elaborados por las autoridades.
• Objetivos Específicos: Menor abstracción.

Objetivos Adecuados

• Específicos: Medibles, identificando lo que se busca. Ejemplo: “Reducir en un 20% los casos de Leishmaniasis cutánea en la orilla del río Patuca”.
• Concisos: Precisos, sin palabrerías.
• Temporales: Con un plazo definido. Ejemplo: “A finales del 2001”.
• Consistentes: Sólidos y coherentes con otros objetivos.

Actividades

• Generación de ideas y uso de recursos para lograr los objetivos.
• Ordenadas por prioridades y por objetivos.
• Acciones concretas para lograr los objetivos.

Movilización y Coordinación de Recursos

• Mayor cantidad de acciones administrativas.
• Asignación de recursos para cada actividad.
• Creación de presupuestos para los programas.
• Uso de formularios.

Evaluación

Incluye:

• Evaluación financiera: Contabilización de costos.
• Evaluación de procesos: Medida de los esfuerzos para la realización de programas de salud.
• Evaluación de resultados: Medición de los efectos del programa.

Organización del Trabajo, Dirección y Control

Organización del Trabajo

Personas ordenadas de tal forma que cada uno realiza su trabajo de forma coordinada, obedeciendo líneas de autoridad para cumplir los objetivos.

La Dirección

Según Fayol: “Dirigir es hacer funcionar el personal, es hacer funcionar el cuerpo social”. El director puede delegar funciones, pero no la función directiva. El objetivo es lograr que el personal cumpla las funciones asignadas de forma eficiente y eficaz.

Tipos de Mando

• Autoritario: El directivo toma todas las decisiones.
• Anárquico: Ausencia del principio de autoridad.
• Democrático: Permite la participación de todos los miembros del equipo de salud.

Control

Propósito del control: Asegurar que la ejecución esté de acuerdo con los principios establecidos, el plan adoptado y las instrucciones emitidas. Las decisiones de control son consecuencia de las decisiones de planificación.

Ejecución

• Reunión preliminar: El equipo supervisor establece propósitos, metas, reparte trabajo, fija horarios y normas disciplinarias.
• Ofrece asesoría.
• Reunión con las fuerzas vivas de la comunidad.
• Reunión con la junta directiva del hospital o encargado de los centros de salud.
• Realizar investigaciones.

Evaluación

Al terminar la ejecución, la supervisión debe ser adecuada, comparándose con modelos o estándares preestablecidos.

Proceso Detallado de Planificación en Salud

Es un proceso donde el equipo de salud y la comunidad toman decisiones conjuntas, analizando el mejor camino para conseguir los resultados deseados, teniendo claro a dónde se quiere llegar para cambiar o mejorar la situación actual.

Etapas del Proceso de Planificación

• Observación de la situación.
• Identificación de problemas.
• Determinación de objetivos.
• Revisión de obstáculos.
• Formulación del plan.

Técnicas para Recoger Información

• Encuestas: Recogen información básica y opiniones sobre problemas percibidos mediante observación y conversación con líderes comunitarios.
• Reflexiones en grupo: Promueven la reflexión de un grupo seleccionado para discutir e identificar problemas de salud. También conocida como «Diagnóstico de salud con la comunidad».
• Revisión de documentos: Análisis de registros, informes, mapas, investigaciones, políticas nacionales e informes de programas.
• Censo poblacional: Obtiene información demográfica y de la población en riesgo.

Información Necesaria de la Comunidad

• Características geográficas.
• Vías de comunicación.
• Servicios de transporte.
• Servicios públicos.
• Medios de comunicación social.
• Agentes de salud.
• Instituciones.
• Líderes de la comunidad.
• Autoridades políticas.

Información Básica Sobre Población

• Demográficos: Población por edad, sexo, lugar, familias, grupos étnicos, ingresos.
• Estadísticas Vitales:
  • Natalidad.
  • Mortalidad general.
  • Mortalidad infantil.
  • Mortalidad materna.
  • Mortalidad neonatal.
• Aspectos Socioeconómicos:
  • Analfabetismo.
  • Nivel educativo.
  • Empleo.
  • Organización de la comunidad.

Organizaciones y Participación Social

• Organizaciones existentes.
• Tradiciones y experiencias cívicas.
• Estado de la organización comunitaria.
• Instituciones en la comunidad.
• Actores sociales.
• Partidos políticos.
• Representaciones formales.

Información sobre la Salud en la Comunidad

• Tipos de problemas de salud y ocurrencia.
• Número de mujeres embarazadas y en edad fértil.
• Nacimientos (vivos y muertos) y sexo.
• Muertes por edad, sexo y causa.
• Fuentes de contagio.
• Morbilidad y mortalidad general.
• Enfermedades: tipos, lugar y tiempo.

Información del Establecimiento de Salud

• Programas con oferta y demanda.
• Necesidades percibidas por los usuarios.
• Coordinación para transferencia de pacientes.
• Infraestructura: Material y equipo.
• Trabajadores:
  • Necesidades de entrenamiento.
  • Relaciones del personal con la comunidad.
  • Uso de recursos.
  • Producción del establecimiento.
• Recursos No Oficiales de Salud:
  • Promotores de salud.
  • Parteras tradicionales.
  • Curanderos o médicos naturistas.

Selección y Priorización de Problemas

¿Qué es un Problema?

Una situación difícil de resolver que afecta a miembros de la comunidad y persiste si no se toman medidas.

Para seleccionar problemas, se agrupa la información en:

• Problemas de salud.
• Problemas de servicios.
• Problemas de la comunidad.

¿Qué es una Causa?

El porqué de la existencia de un problema. Es crucial definir bien el problema, encontrar todas las causas y eliminar las innecesarias.

Priorización de los Problemas

Punto clave para dirigir esfuerzos e identificar el problema más importante según el conjunto de personas involucradas.

Determinación y Características de los Objetivos

¿Qué es un Objetivo?

El resultado deseado de un programa o actividad. Es esencial para un plan definido.

Características de los Objetivos

• Apropiado: Se ajusta a una política general o soluciona el problema.
• Factible: Posible de lograr, con recursos disponibles y obstáculos superables.
• Observable: El resultado puede verse o conocerse claramente.
• Mensurable: El resultado puede cuantificarse.

Revisión de Obstáculos y Limitaciones, y Formulación del Plan

Revisión de Obstáculos

Preguntarse:

• ¿Existen razones por las cuales no puedan lograrse estos objetivos?
• ¿Hay limitaciones y obstáculos en el camino?

Formulación del Plan

El trabajador de salud debe convocar a representantes de la comunidad y definir tareas, respondiendo:

• ¿Qué se debe hacer?
• ¿Cómo se hará?
• ¿Cuándo se hará?
• ¿Dónde se realizará?
• ¿Quién será el responsable?

Toma de Decisiones en la Atención en Salud

Atención en Salud

Tiene características propias, como la oferta de servicios de salud y actividades para recuperar el equilibrio de un individuo, que son multifactoriales.

Funciones Administrativas

• Previsión.
• Organización.
• Dirección.
• Coordinación.
• Control.

Definición de la Administración de los Servicios de Salud

Proceso interno de la organización que busca diseñar y mantener un medio en el cual los individuos logren eficientemente, con productividad, los objetivos seleccionados.

Administración, Proceso, Eficiencia y Eficacia

• Administración: Proceso de conseguir que se hagan las cosas con eficiencia y eficacia, a través de otras personas.
• Proceso: Representa las funciones o actividades primarias que los administradores realizan.
• Eficiencia: Hacer una tarea correctamente, optimizando la relación entre insumos y productos.
• Eficacia: Hacer la tarea correcta, alcanzando las metas de la organización.
• Administración (objetivo): Alcanzar metas (eficacia) de la manera más eficiente posible. La mala administración se debe a ineficiencia, ineficacia o eficacia lograda a través de la ineficiencia.

Características de la Administración

• Un propósito.
• Las personas.
• Estructura sistémica.

Propósito

Distintivo de una organización, expresado en metas (crecimiento de ventas, aumento de producción, mejora de rentabilidad o mejoramiento del estado de salud de una comunidad).

Las Personas

Toman decisiones para establecer el propósito y realizar actividades para convertir la meta en realidad.

Estructura Sistémica

Define y limita el comportamiento de los miembros mediante reglas, reglamentos, control de supervisión, equipos de trabajo y descripciones de puestos.

Procesos Administrativos

• Dirigir.
• Planificar.
• Controlar.
• Organizar.

Reordenamiento Hospitalario

El Hospital

Organización compleja que produce servicios de salud con procesos múltiples y variados, exigiendo una gestión basada en resultados y toma de decisiones.

Funciones de Lineamientos y Responsabilidades

• Nivel de conducción: Gestión organizacional y gerencial.
  • Director.
  • Consejo consultivo.
• Nivel de instancias intermedias: Unidad de Gestión de la Información (UGI).
  • Transforma datos para la toma de decisiones.
  • Elabora indicadores.
  • Se integran en un cuadro de mando gerencial.
• Nivel de servicios finales: Gestión clínica.
  • Producción de atenciones y egresos hospitalarios.

Tablero de Mando

Instrumento gerencial fundamental:

• Recolección de datos, monitoreo y análisis.
• Permite tomar decisiones y generar informes basados en datos, llevando a una gestión de mejor calidad, eficiente y basada en resultados.

Instrumentos para el Registro de la Información (Base de Datos)

• Tablero de tabulación de indicadores.
• Tablero de resultado de indicadores.

A través de:

1. Consolidado de datos.
2. Traslado al nivel central (UGI).

Cuadro de mando gerencial: Herramienta principal para el manejo de indicadores de gestión en el reordenamiento hospitalario. Son los trazadores de la gestión.

Niveles de Conducción

Dirección:

• Médico.
• Implementa la gestión hospitalaria y ejecuta directrices.

Nivel de Instancias Intermedias

• Unidad de Gestión de la Información (UGI).
• Instancias administrativas: Administración, Recursos Humanos, Departamento de Registros Médicos y Estadísticas.
• Instancias de apoyo diagnóstico y terapéutico: Laboratorio, Banco de Sangre, Transfusiones.
• Comité de apoyo a la gestión: Comité de Calidad, Comité de Mortalidad, Comité de Bioseguridad, Emergencias y Desastres, Comité de Compras.

Subcomités de Bioseguridad

• Infecciones asociadas a la atención en salud.
• Residuo hospitalario.
• Seguridad del paciente.
• Emergencias y desastres.

Funciones de los Comités de Apoyo a la Gestión Hospitalaria

Comité de Calidad

• Promover la participación en el logro de objetivos de calidad.
• Elaborar un plan anual de mejora de la calidad.
• Promover y facilitar la capacitación de equipos de mejora continua.
• Seguimiento a actividades planificadas.
• Fomentar la auditoría médica y de enfermería.
• Reuniones mensuales.

Comités de Mortalidad

• Elaborar estrategias para disminuir la mortalidad hospitalaria.
• Establecer protocolos para la detección, captación e investigación de muertes.
• Investigar cada muerte y las «casi muertes».

Comité de Compras

• Elaborar un catálogo de productos de mayor consumo con especificaciones técnicas.
• Estandarizar el stock de insumos críticos.
• Rendir informe al consejo consultivo (actas, cotizaciones, precios, verificación de almacén).

Comité de Bioseguridad

• Elaborar protocolos.
• Elaborar y analizar informes de los diferentes comités.
• Reuniones mensuales.
• Evaluar condiciones de trabajo y ambiente para pacientes y visitas.

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