Proceso Contable: Etapas y Componentes Clave

El proceso contable es el ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son registradas y resumidas para la obtención de los estados financieros. Este proceso está formado por los siguientes pasos:

1. Registrar las transacciones en el diario.
2. Pasar la información del diario general al mayor general.
3. Obtener la balanza de comprobación.
4. Registrar los asientos de ajuste.
5. Obtener la balanza de comprobación ajustada.
6. Formular los estados financieros.
7. Hacer los asientos de cierre.
8. Obtener la balanza de comprobación después del cierre.

Tipos de Cuentas

• Activo circulante: caja, bancos, cuentas por cobrar (CxC).
• Activo fijo: terrenos, edificios.
• Activo diferido: gastos de instalación, seguros y finanzas.
• Pasivo a corto plazo: proveedores, impuestos.
• Pasivos a largo plazo: créditos, hipotecas.
• Capital contable: pérdidas y ganancias de la empresa.
• Capital social: son las aportaciones de los socios.

Importancia de los Procesos Contables

Son esquemas o actividades que permiten tomar medidas de control en cada uno de los puntos vulnerables de una situación contable, permitiendo que los estados financieros brinden una información contable precisa a toda la organización y con esto aprovechar para mantener el equilibrio económico de la empresa.

Mecanización de Registros

Se refiere al uso de máquinas posteadoras de contabilidad, donde se registran en hojas como auxiliares y mayores. El sistema electrónico es aquel que, mediante programas específicos de contabilidad, lleva la sistematización en una PC.

Control Interno: Definición y Relevancia

Se entiende como control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptado por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales, dentro de las políticas trazadas por la Dirección y en atención a las metas. El Contador Público puede llevar a cabo un trabajo más profundo o con un objetivo más preciso sobre el Control Interno de la empresa.

Importancia del Control Interno

Contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad.

Objetivos del Control Interno

• Proteger los activos que son utilizados para las actividades de la empresa.
• Obtener información exacta.
• Creación de normas y procedimientos internos.
• Hacer que los empleados respeten las leyes y reglamentos internos y externos.

Elementos del Control Interno

• El Ambiente de Control: Viene dado por los valores, la filosofía, la conducta ética y la integridad dentro y fuera de la organización.
• La Evaluación de Riesgos: Consiste en la identificación de los factores que podrían impedir que la entidad cumpla sus objetivos propuestos.
• Los Sistemas de Información y Comunicación: Se utilizan para identificar, procesar y comunicar la información al personal y que le permita al empleado reconocer sus responsabilidades.
• Los Procedimientos de Control: Emitidos por la dirección, consisten en políticas y procedimientos que aseguran el cumplimiento y los objetivos de la organización.
• Supervisión: Monitoreo continuo realizado por la administración, que evalúa si los empleados realizan sus tareas de forma adecuada y si es necesario realizar cambios.

Sistema por Área de Responsabilidad

Es un sistema que es implementado en las empresas donde están perfectamente definidos el papel que juega cada uno de los empleados. Es importante que esté perfectamente definida la responsabilidad y la autoridad de cada uno.

Objetivo del Sistema de Contabilidad por Área de Responsabilidad

El objetivo del sistema de contabilidad por área de responsabilidad es evaluar el desempeño de los empleados de la empresa.

Características del Sistema de Contabilidad por Área de Responsabilidad

1. Técnica o sistema administrativo, sirve para clasificar, registrar y controlar los ingresos, costos y gastos.
2. Facilita la planeación y la toma de decisiones para ejercer el control administrativo.
3. Correcta evaluación de la actuación de los ejecutivos, ayuda en la aplicación de la administración por excepción, elimina la presentación tradicional de resultados, motiva a utilizar la APO (Administración por Objetivos) y reduce sistemáticamente costos.
4. Basado en la existencia de una persona responsable de lo que ocurre en cada área, para poder explicar las razones que provocan ciertos hechos.

Ventajas de la Contabilidad por Áreas de Responsabilidad

1. Facilita la correcta evaluación de la actuación de los ejecutivos de la empresa.
2. Proporciona información y señala las áreas que lograron su objetivo y las que lo superaron; siempre hay un responsable a cargo de cada área.
3. Ayuda a la aplicación de la administración por excepción.

Etapas para Diseñar un Sistema de Control Administrativo

1. Definición de los resultados deseados: El diseño de un buen sistema de control debe iniciarse en función de un objetivo fijado por la administración, determinando el conjunto de acontecimientos deseables en el futuro.
2. Determinación de las predicciones que guiarán hacia los resultados deseados: Un control administrativo efectivo es el que se preocupa por determinar con anticipación los elementos de predicción que durante el proceso del control ayudarán a la obtención de los resultados deseados.
3. Determinación de los estándares de los elementos predictivos en función de los resultados: Lo que se pretende en esta etapa es fijar el nivel que se considera aceptable y con el cual se harán las comparaciones.
4. Especificación de flujo de información: El éxito de un sistema de información para ejercer el control administrativo está en función de aplicar la filosofía de la calidad del servicio.
5. Evaluación y aplicación de la acción correctiva: Antes de iniciar la acción correctiva se requiere un análisis cuidadoso de cada elemento predictivo para detectar dónde se encuentran realmente las fallas y no emprender acciones correctivas sin estar seguros de la efectividad del remedio.