10 Ene
El Aprovisionamiento: Clave en el Ciclo de Explotación Empresarial
El ciclo de explotación de una empresa comienza con la compra de insumos y termina con la venta y cobro de los bienes y servicios producidos. Cumplir con la necesidad de adquisición de estos insumos es a lo que se denomina aprovisionamiento.
Función del Aprovisionamiento
La función de aprovisionamiento consiste en adquirir, de forma adecuada, los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de la actividad de la empresa. Para que funcione correctamente, se deberá coordinar con todos los departamentos de la empresa, aunque es el departamento de compras el encargado de realizar la selección final de proveedores y de controlar el seguimiento de los pedidos.
Aspectos Clave del Aprovisionamiento
Para llevar a cabo la función de aprovisionamiento, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Calidad: Asegurar que los productos cumplan con los requisitos necesarios para el fin pretendido.
- Plazo de Entrega: Tiempo que transcurre desde la realización del pedido al proveedor hasta la entrada del mismo en el almacén de la empresa.
- Precio: Costo del producto, incluyendo transporte, seguro, etc.
- Cantidad: Calcular adecuadamente la cantidad de producto para evitar interrupciones en el abastecimiento al proceso productivo o a los clientes.
- Servicio: Conjunto de prestaciones del proveedor posteriores a la entrega del producto.
Elementos Fundamentales del Aprovisionamiento
- Compras: Es necesario considerar el precio, la calidad, el plazo de entrega, las condiciones de pago y el servicio postventa.
- Almacenamiento: Implica disponer de almacenes para guardar productos que posteriormente utilizará el departamento de producción. Una vez fabricado, el producto también debe ser almacenado hasta su venta, requiriendo un espacio físico para su orden y resguardo.
- Gestión de Inventarios: Determinar la cantidad de existencias que se mantienen y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa para la producción y comercialización.
Ciclo de Aprovisionamiento
Se considera como el periodo que existe entre la realización de la compra y la venta. Varía según el tipo de empresa:
- Empresas Industriales: Compras – Existencias – Producción – Existencias – Ventas
- Empresas Comerciales y de Servicio: Compras – Existencias – Ventas
El Departamento de Compras: Optimizando Adquisiciones
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones y de seleccionar a los proveedores, consiguiendo las mejores condiciones en cuanto a calidad y precio.
- En pequeñas empresas, la decisión de comprar recae en el propietario, quien decide todos los aspectos relativos al aprovisionamiento.
- En empresas grandes, se suelen delegar las responsabilidades de las etapas que forman parte del ciclo de compras.
Relación del Departamento de Compras con Otros Departamentos
- Producto: El departamento que detecta una necesidad realiza la solicitud de compra del producto e indica sus características.
- Calidad: Si el departamento usuario exige una calidad superior, el departamento de compras deberá decidir la adquisición del producto adecuado para cubrir la necesidad.
- Inspección del Pedido: Se determina la aceptación o no del producto recibido. El departamento usuario informa al de compras en caso de disconformidad para su devolución o de conformidad para su aceptación.
- Stocks: Si no existe un departamento específico que controle las existencias, el departamento de compras decide el importe de los pedidos para mantener un nivel de stock suficiente.
- Pago a Proveedores: El departamento de compras pacta con los proveedores el pago de las adquisiciones.
Presupuesto de Compras: Planificación Estratégica
El presupuesto de compras busca alcanzar un equilibrio satisfactorio entre las necesidades de productos y las compras a realizar, para conseguir un nivel adecuado de existencias. Es una herramienta crucial para la toma de decisiones y la mejora de la gestión del departamento de compras.
Para la confección del presupuesto de compras, se debe considerar la situación económica en la que la empresa desarrolla su actividad. Deberá incluir, con carácter general:
- Previsión de la cantidad de productos necesarios para la producción y la fecha de recepción, calculando la cantidad para evitar desfases entre la emisión y la recepción de pedidos.
- Costo previsto por unidad de producto.
- Nivel de existencias en términos de cantidad y costo.
- Programación temporal de las compras.
Tipos de Mercado: Un Panorama General
Se denomina mercado al conjunto de oferentes y demandantes de un bien o servicio.
Clasificación de Mercados
- Por el bien o servicio que se comercializa:
- Mercado de productos de consumo (perecederos y no perecederos).
- Mercado de productos industriales (materias primas, maquinaria).
- Mercado de servicios (seguros, transporte).
- Por las características de los compradores:
- Mercado de consumidores.
- Mercado de fabricantes.
- Mercado de intermediarios.
- Por el ámbito geográfico:
- Mercado local.
- Mercado regional.
- Mercado nacional.
- Mercado internacional.
- Según el número de oferentes y demandantes:
- Oferentes: Quienes acuden al mercado con intención de vender sus bienes y servicios.
- Demandantes: Quienes desean comprar esos bienes y servicios.
Proveedores: Socios Estratégicos para el Éxito
Los proveedores son las personas o entidades que abastecen a la empresa de los productos necesarios para el desarrollo de su actividad.
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