19 Feb
Organigramas: Definición y Características
El organigrama se describe como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para el análisis teórico y la acción práctica. Son sistemas de organización que se representan de forma intuitiva y objetiva, mostrando, mediante la unión de cuadros con líneas, los canales de autoridad y responsabilidad. También se les conoce como cartas o gráficas de organización.
Los organigramas señalan la vinculación que existe entre los departamentos a lo largo de las líneas de autoridad principales.
Características Principales de un Organigrama
Según el concepto de organigrama, este muestra las siguientes características:
- Un elemento (figuras)
- La estructura de la organización
- Los aspectos más importantes de la organización
- La naturaleza lineal o *staff* del departamento
- Las funciones
- Las relaciones entre las unidades estructurales
- Los puestos de mayor y menor importancia
- Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección
- Las comunicaciones y sus vías
- Las vías de supervisión
- Los niveles y los estratos jerárquicos
- Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización
- Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
- Las unidades de categoría especial
Funciones del Organigrama
Para la ciencia de la administración:
Sirve de asistencia y orientación a todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.
Para el área de organización y sistemas:
Sirve para reflejar la estructura, así como para velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.
Para el área de administración de personal:
El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y, en general, como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.
En forma general, sirve para:
- Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.
- Comunicar la estructura organizativa.
- Reflejar los cambios organizativos.
Tipos de Organigramas
Los organigramas pueden ser:
Organigrama Vertical
En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él, y así sucesivamente.
Algunos autores acostumbran poner al margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel administrativo: alta administración, administración intermedia, administración inferior. A veces separan estos niveles jerárquicos con líneas punteadas.
Ventajas:
- Son los más usados y, por lo mismo, fácilmente comprendidos.
- Indican en forma objetiva las jerarquías del personal.
Desventajas:
Se produce el llamado “efecto de triangulación”, ya que, después de dos niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacer organigramas muy alargados.
Esto suele solucionarse:
- Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer nivel lineal y *staff* de la empresa, y posteriormente hacer para cada división, departamento o sección, una carta suplementaria.
- Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son numerosos, uno sobre otro, ligados por la línea de autoridad y responsabilidad que corre a unos de los lados.
Organigrama Horizontal
Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, solo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.
Ventajas:
- Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.
- Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación.
- Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.
Desventajas:
Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la organización, resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados y, por lo tanto, poco claros.
Organigramas Circulares
Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas, que representan los canales de autoridad y responsabilidad.
Ventajas:
- Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerárquicos.
- Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del *status* más alto o más bajo.
- Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.
Desventajas:
Resultan confusos y difíciles de leer; no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y fuerzan demasiado los niveles.
Organigramas Escalares
Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes.
Ventajas:
Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras.
Desventajas:
Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente.
Organigrama Mixto
En este tipo de organigramas usted puede mezclar los tres tipos de organigramas anteriores (Vertical, Horizontal, Circular) en uno solo. Cada empresa, cada organización utiliza este tipo de organigramas debido a su alto volumen y complejidad de puestos que tienen bajo su administración y con ello buscan la optimización del espacio en el que se encuentran trabajando. Tome en cuenta que la mayoría de los documentos con los cuales se labora son de tipo tamaño carta por lo que se hace imprescindible el utilizar este tipo de herramienta para poder reconocer los diversos puestos que utiliza la organización.
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