Organización y Gestión de Eventos Empresariales

Técnicas de Negociación

Negociación: Proceso que se establece entre dos partes donde existen dos posiciones diferentes sobre un asunto determinado con el fin de llegar a un acuerdo que satisfaga a ambas partes.

Técnicas de negociación:

• Según acuerdo: inmediata, progresiva
• Según intereses: competitiva, colaborativa

Eventos de Carácter Interno o Corporativo

Son aquellos que se realizan dentro de la empresa y comunican novedades, planifican estrategias, etc. Según con quien se negocie: única ocasión, continua.

Reuniones

Es una agrupación de un número de personas con perfil profesional e intereses comunes que han sido convocados durante un tiempo determinado con el fin de conseguir un objetivo concreto. Toda reunión debe estar dirigida por quien la convoca.

Objetivo formal:

Medio para difundir la información, resolver problemas…

Según el objetivo:

• Reuniones informativas o descendentes
• Juntas generales ordinarias
• Juntas extraordinarias
• Reuniones para solucionar problemas o conflictos de la empresa
• Reuniones de trabajo
• Reuniones formativas o de capacitación

Objetivo informal:

Medio que permite intercambiar opiniones, ideas, etc.

Según el tipo de información:

• Informativas descendentes
• De recogida de información o ascendentes
• Horizontales o debates: comisiones de trabajo o grupos de calidad, grupos de decisión

Según la frecuencia o periodicidad:

• Reuniones de ritmo:
  • Diarias daily huddle
  • Semanales tácticas
  • Mensuales estratégicas
  • Anuales retreats
• One to one: reuniones breves que se realizan periódicamente entre un directivo y cada uno de los miembros de su equipo
• Reuniones ad hoc: imprevistas que se convocan excepcionalmente ante una necesidad concreta

Etapas de las Reuniones

Antes (preparación):

Centrar el objetivo y la información, determinar hora, fecha y lugar, calcular la duración (entre 45 min y 1 h 30 min), enviar convocatoria una semana antes.

Durante (desarrollo):

El moderador debe centrar el objetivo, moderar la intervención, fomentar buen clima, motivar a los asistentes, evitar temas que no tengan relación, tomar acta.

Cierre (evaluación):

Definir acciones, abrir espacio para preguntas, resumir acuerdos, evaluar lo acontecido, señalar los temas para el futuro, levantar acta y seguir las decisiones tomadas.

Recursos necesarios:

• Recursos humanos: moderador, asistentes, asistente de dirección
• Recursos materiales: lugar adecuado sin ruido, buena iluminación, proyector, cañón, wifi, documentación, enviar borrador con temas a tratar
• Tiempo: entre 45 min y 1 h 30 min, puntualidad, no a última hora de la tarde, estimar tiempo para ruegos y preguntas

Otros Tipos de Eventos Internos

• Convención: convocatoria cerrada, su finalidad es analizar resultados (cuentas anuales, cierre del año), entre dos y tres días.
• Junta directiva: formada por presidente, vicepresidente, tesorero, secretario, vocales. Su función es planificar la dirección y control de sus actividades, duración máxima de dos horas.
• Consejo de administración: junto a la junta de accionistas es muy importante, órgano que rige las Sociedades Anónimas, convocadas por el presidente.
• Comité directivo: comisión ejecutiva formada por el director general y los directores y subdirectores, misión como proyectar la empresa hacia el futuro.
• Reuniones brain storming: proponer ideas.
• Aniversarios de empresas: evento especial con los empleados, rememorar su historia y reconocer el trabajo de los empleados.
• Team buildings: manera de motivar al personal, scape rooms, yincanas, etc.

Eventos de Carácter Externo

Dirigidos al público ajeno, clientes potenciales, medios de comunicación. Permite diferenciarse de las otras empresas.

• Asambleas: reunión con el fin de tomar una decisión sobre un tema determinado e importancia relevante, las personas que la forman tienen voto.
• Conferencia: reuniones gubernamentales de organismos de gran influencia pública para establecer acuerdos o debatir asuntos de interés común, alto número de participantes y se celebra poco.
• Jornadas: duración de un día, charlas y debates, después se publican conclusiones y resultados de interés general.
• Jornada de puertas abiertas: evento de carácter experimental que se realiza para dar a conocer una empresa.
• Congreso: reunión científica, política con participación nacional e internacional a partir de 100 participantes, convocatoria abierta, celebración periódica, duración entre dos y cinco días.
• Coloquio: se convoca a un número limitado de personas para analizar e intercambiar ideas sobre un tema sin llegar a un acuerdo.
• Simposio: clase o encuentro en el que se reúne profesionales para dar charlas.
• Taller de trabajo: taller de trabajo para profesionales de una misma profesión, dura 3 horas máximo y puede formar parte de un congreso o jornada.
• Exposición: fines culturales, educativos o promocionales.
• Feria: evento público y periódico, finalidad la exposición y difusión de la oferta de bienes y servicios, secuencia anual y sede fija.
• Videoconferencia: es una transmisión vía internet que permite mantener una conversación de dos o más personas, reuniones de trabajo, demostraciones de productos, etc.

Análisis de Ofertas de las Empresas Organizadoras

El propósito principal de estas empresas es asesorar y gestionar los eventos de forma rápida y eficaz.

Tipos de empresas:

• DMC: Destination Management Company, empresas de servicios profesionales especializadas en diseño, realización y coordinación de eventos en un mismo sitio.
• OPC: Organizadora Profesional de Congresos, especialistas en reuniones, congresos y actividades paralelas.
• Agencias organizadoras de eventos corporativos: planificadoras de eventos de incentivos de marketing y publicidad.

Cualidades que se buscan:

• Compromiso
• Capacidad de realizar muchas tareas
• Comunicación
• Creatividad e innovación
• Coordinación
• Personalización de cada evento
• Tranquilidad

Documentación Necesaria

Convocatoria:

Herramienta para informar sobre un acto.

Tener en cuenta: fecha, a quién va dirigido, lugar, cómo se enviará, seguimiento de la recepción de la convocatoria.

Programa o Agenda del Evento:

Guion de las acciones o actividades a tratar en el evento, modo de comunicación interna al acto y debe ser conocido por los ponentes. Es flexible.

Tener en cuenta: contenido, temario, credenciales (identificadores o carnés).

Medidas de Seguridad:

No es tarea propia de los organizadores del evento pero es importante coordinar con los responsables de ellas:

• Planes de evacuación
• Asignación de la seguridad social
• Condiciones de la seguridad
• Estacionamiento
• Vigilancia de vehículos
• Control de acceso antes y durante el evento
• Atención médica
• Contratación de servicios de ambulancia
• Manejar momentos de pánico
• Controlar las masas

Planificación de Acciones y Prioridades

Tener en cuenta a la hora de planificar:

• Lo que queremos conseguir, objetivos.
• El tiempo, cronograma.
• El coste, presupuesto.
• Quiénes son los participantes.
• Qué temas serán tratados.

Toda planificación debe tener detallado los siguientes aspectos:

• Asignar moderador.
• Convocar a los asistentes informando: hora, fecha, lugar y temas a discutir.
• Preparar logística de la sala.
• Exigir puntualidad.
• Elaborar agenda con los temas a tratar.
• Acotar los temas.
• Evitar que la reunión sea repetitiva.
• Evitar los grupos de opinión.
• Tomar nota de los temas tratados.

Cuadro General de Comprobación

• Realizar informes.
• Presentar una recopilación de las actas.
• Presentar las impresiones de los asistentes.
• Conocer las opiniones.
• Presentar un resumen.
• Monitorizar los resultados.
• Cerrar cuentas de gastos.
• Agradecer a los ponentes.
• Publicar fotos, videos, etc.
• Empezar a planificar la siguiente.

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