Proceso Administrativo: Conceptos y Fases

Se denomina proceso administrativo al conjunto de funciones y actividades que efectúa la administración de la empresa, orientadas al logro de los objetivos de la misma. Se divide en dos fases:

• Fase Mecánica: se divide en dos etapas:
  1. Planificación: definición de fines y objetivos.
  2. Organización: división del trabajo y jerarquización.
• Fase Dinámica: se divide en dos etapas:
  1. Gestión: toma de decisiones, comunicación y liderazgo.
  2. Control: corrección. (pág. 91)

Función de Planificación

La planificación consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines de la empresa. Para llevarla a cabo, hay que seguir estos pasos:

1. Analizar la situación de partida.
2. Marcar el objetivo y definir diversas alternativas.
3. Analizar los puntos débiles y fuertes.
4. Controlar y determinar las desviaciones.

Para establecer los objetivos hay que ser realistas, se deben establecer prioridades y los objetivos se deben alcanzar con el menor número de consecuencias imprevistas. (92)

Clasificación de los Planes

Según su alcance y amplitud:

• Fin o propósito
• Objetivos
• Estrategias
• Políticas
• Procedimientos
• Reglas
• Presupuestos

Según su ámbito temporal:

• A largo plazo: superior a 5 años.
• A medio plazo: de 1 año hasta 5 años.
• A corto plazo: que no pase de un año.

Según su funcionalidad:

• Área de producción
• Área de inversión y financiamiento
• Área de recursos humanos. (93)

Función de Organización

Se define organización como la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad.

Para diseñar un buen sistema de organización se deben considerar los siguientes aspectos:

• Hay que determinar los niveles de organización.
• Las funciones o los objetivos destinados a cada persona deben ser claros.
• Cada persona tiene que saber a quién obedecer.
• Debe de haber comunicación en todos los sentidos.

La comunicación puede ser vertical u horizontal.

La comunicación vertical se divide en:

• Ascendente: es la que se forma verticalmente, de abajo hacia arriba.
• Descendente: de arriba hacia abajo.

La comunicación horizontal es la que se origina entre personas que están en un mismo nivel jerárquico.

División del Trabajo

Es un concepto fundamental que se desprende de las teorías sobre la organización del trabajo. Hace referencia al número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la producción de un bien o servicio.

La Organización Formal

Se define como la estructura intencional definida e identificada en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente.

Estructura Organizativa

1. División en departamentos por funciones: los trabajadores se organizan según su especialidad.
2. División en departamentos por zonas geográficas: los trabajadores se organizan de manera que conozcan la zona a la que va destinado el producto, para que los clientes estén mejor atendidos.
3. División en departamentos por productos: se utiliza en empresas que fabrican más de un producto y se refiere a la agrupación de trabajadores según el producto final que se obtiene.
4. División en departamentos por procesos: el trabajo se organiza según las fases que componen la cadena de producción.

Maneras de relacionarse:

• Lineales: es decir, una persona manda y otra obedece.
• De staff: tienen como finalidad el asesoramiento por parte de los especialistas.
• Relaciones funcionales.

Modelos de Estructura Organizativa

Modelo lineal: se basa en el principio de mando. Las ventajas de este modelo son la simplicidad y la autoridad; las responsabilidades están bien definidas, cada trabajador sabe a quién debe obedecer y es responsable ante un solo jefe.

Los inconvenientes son la falta de especialización por parte de los directivos, falta de flexibilidad para adaptarse a los cambios y falta de motivación por parte de los subordinados.

Modelo funcional: Se caracteriza por la existencia de especialistas que se esfuerzan en una tarea concreta de la empresa. Todos los inferiores están conectados a diversos jefes y cada uno desarrolla una función en la que es especialista.

Las ventajas son que hay especialistas y cada empleado se dedica a su especialidad, las comunicaciones son directas y las decisiones las promueve la especialidad.

Los inconvenientes son que los empleados pueden recibir órdenes de más de un jefe y, a veces, son contradictorias, creándose conflictos de convivencia.

Modelo en línea y asesoramiento: Este modelo intenta solucionar los inconvenientes de los anteriores.

Las ventajas son que hay intervenciones de especialistas que asesoran a diversos departamentos y solo se recibe órdenes de un jefe.

Los inconvenientes son que las decisiones son lentas.

Modelo Matricial: en este modelo hay una doble autoridad; el empleado recibe órdenes del director del proyecto (horizontalmente) y, por otra, del director de su departamento funcional (verticalmente).

La ventaja es que es una organización flexible.

El inconveniente es que es necesario coordinar a todas las personas que intervienen en un proyecto y pueden surgir conflictos entre los distintos directores.

Los Organigramas

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada, y dan a conocer las características principales de dicha estructura.

Un organigrama tiene que tener estos requisitos:

• Diferenciar los elementos que componen la empresa.
• Diferenciar los niveles y posiciones de autoridad.
• Ser de fácil compresión.
• Ser sencillo: solo debe comprender los elementos indispensables.

Según su forma:

• Verticales: pretenden destacar la jerarquía; las que tienen más autoridad, más arriba, y las que no, más abajo. También destacan las relaciones de subordinación directas e indirectas.
• Horizontales: es casi igual que la vertical, pero esta destaca que va de más autoridad a menos, de izquierda a derecha. El objetivo es destacar la importancia de las funciones sobre la jerarquía de mando.
• Radiales: intentan crear un impacto visual para destacar los niveles más altos de dirección.

Según su finalidad:

• Informativos: dan una información global de la empresa.
• De análisis: aparece la totalidad de la estructura organizativa de la empresa de una manera detallada.

Según su extensión:

• Generales: reflejan la estructura general de la empresa.
• Detallados: informan sobre la organización de un departamento concreto de la empresa.

Según su contenido:

• Estructurales: solo se representan las unidades que forman la empresa y sus relaciones.
• De personal: solo se representan las personas que ocupan las diferentes unidades.
• Funcionales: reflejan cómo está formada cada una de las unidades.

La Organización Informal

Se puede definir como el conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.

Esta organización surge por una serie de circunstancias:

• Las relaciones naturales entre los miembros que no aparecen en el organigrama.
• La aparición de líderes espontáneos en cuestiones no relacionadas con la empresa.
• La existencia de problemas en la empresa y la necesidad de hacer reivindicaciones.

Función de Gestión o Dirección

Gestionar consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados.

Se divide en:

• Alta dirección: altos cargos de la empresa, planifican a largo plazo y son responsables del cumplimiento de los objetivos y supervisan el funcionamiento global de la empresa.
• Nivel intermedio: son los directivos que se encargan de la ejecución y el control de la planificación general. Son los jefes de departamento.
• Nivel más bajo: son otros tipos de directivos y son los que asignan las tareas a los trabajadores. Es decir, ejecutan y controlan todos los procedimientos que se han de seguir.

Funciones del Directivo

El directivo tiene las siguientes funciones:

• Elegir las tareas que se han de realizar.
• Transmitir dichas tareas a los trabajadores que tiene a su cargo.
• Dar instrucciones a los trabajadores para que puedan realizar las tareas con métodos y procedimientos correctos.
• Crear situaciones de trabajo favorables, con la finalidad de motivar a los trabajadores.

El liderazgo es la capacidad o habilidad que tiene una persona para influir, inducir, animar o motivar a otros a llevar a cabo determinados objetivos, con entusiasmo y por voluntad propia.

Existen 3 tipos de liderazgo:

• Autoritario: es un estilo dominante por parte del líder.
• Liderazgo democrático: el líder intenta ser uno más.
• Liberal: el líder participa poco y da libertad de decisiones a sus trabajadores.

Douglas McGregor estudió el comportamiento del directivo y observó que este dependía de la visión que tenía de los trabajadores. A partir de ahí, identificó dos posturas: la llamada teoría X y la teoría Y.

• Según la teoría X, hay personas que no tienen ambición, prefieren que les manden y no quieren cambios.
• Según la teoría Y, hay personas que quieren trabajar, quieren que la energía en el trabajo sea tan natural como la energía desprendida con el deporte, tienen ambición, imaginación y quieren responsabilidades.

Toma de Decisiones

Es convertir la información en acción. Se toman mediante intuición o experiencia, y esas decisiones pueden traer consecuencias positivas o negativas que se deben sopesar.

Función de Control

Consiste en verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación.

Existen diferentes técnicas de control:

• La auditoría.
• El control de presupuesto.
• La estadística.

Etiquetas: Gestión, Organización, Planificacion, proceso administrativo