Proceso administrativo

Planificación
Fase mecánica: Planificación (fines, objetivos, estrategias, políticas, procedimientos, reglas…); Organización (división del trabajo, jerarquización, descripción de funciones)
Fase dinámica: Gestión (toma de decisiones, comunicación, liderazgo, facilitación del trabajo, supervisión); Control (establecimiento de estándares, medición, corrección)

Planificación

Consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines de la empresa. Los pasos a seguir para llevar una buena planificación son: analizar la situación de partida, marcar el objetivo, definir diversas alternativas, analizar los puntos fuertes y débiles de cada una, controlar y determinar las desviaciones que se produzcan.

Clasificación de los planes

● Según su alcance y amplitud: fin o propósito, objetivos, estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos
● Según su ámbito temporal: planes a largo plazo, planes a medio plazo, planes a corto plazo
● Según su funcionalidad: área comercial, área de producción, área de inversión y financiamiento, área de Recursos Humanos.

Organización

Función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad. Además, la organización tiene como objetivo ordenar el conjunto de relaciones que puedan surgir entre las diversas tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa.

Escuela de Relaciones Humanas

Escuela de la organización científica del trabajo
○ Taylorismo: análisis y diseño de cargos y tareas; especialización de funciones: descentralización de responsabilidades; racionalización del trabajo, eliminando tiempos ociosos; incentivos salariales basados en la productividad.
○ Fayolismo: división del trabajo; jerarquía bien definida; unidad de mando y dirección; remuneración equitativa y satisfactoria; equilibrio entre autoridad y responsabilidad.

Escuela de relaciones humanas: existen incentivos distintos a los materiales y a los objetivos de carácter social; el ser humano no se puede programar como una máquina; es esencial la atención por parte de la empresa hacia el trabajador, con la finalidad de que este se sienta emocionalmente satisfecho y repercuta positivamente su productividad.

División del trabajo

Concepto fundamental que se desprende de las teorías sobre la organización del trabajo. Hace referencia al número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la producción de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por distintos trabajadores especializados en cada una de ellas con el objetivo de mejorar la eficiencia.

Organización formal

Estructura intencional definida e identificada en la que la empresa sitúa cada uno de los elementos en el lugar más conveniente. Es una estructura a la cual se han de ajustar las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para conseguir los objetivos predeterminados. División por departamentos; por funciones; por zonas geográficas; por productos; por procesos.

La comunicación en la empresa

Comunicación vertical
-○ Ascendente: es la que se forma verticalmente, de abajo hacia arriba, es decir, se origina en la plantilla y finaliza en el equipo directivo. la finalidad de este tipo de comunicación es que quiénes ejercen la dirección conozcan de primera mano los problemas de las personas que trabajan en ellas y que estas se sientan parte de la empresa
-○ Descendente: es la que, de forma vertical, tiene su origen en el equipo directivo y su fin en el personal. Evidentemente, es más habitual que la ascendente. Su finalidad es informar a los trabajadores subordinados de los objetivos de la empresa, así como de las tareas que se deben realizar para conseguirlos.

Comunicación horizontal: Es la que se origina entre personas que están en un mismo nivel jerárquico, es decir, entre personas de distintos departamentos. es imprescindible para que la empresa funcione como un todo.

Modelos de estructura organizativa

Modelo lineal o jerárquico: Las ventajas de este modelo de organización son: la simplicidad, la autoridad y las áreas de responsabilidad están bien definidas, y la rapidez en la toma de decisiones. Los inconvenientes: falta de especialización por parte de los directivos, excesiva concentración de autoridad, falta de flexibilidad para adaptarse a los cambios y falta de motivación del personal.
Modelo funcional: las ventajas de este modelo son: la empresa puede disponer de especialistas dentro y el personal se dedica exclusivamente a su especialidad. Además, las comunicaciones se efectúan directamente, sin necesidad de intermediarios. No es la jerarquía, si no la especialidad, la que promueve las decisiones. Los inconvenientes son: los empleados pueden recibir órdenes y directrices de más de un jefe, y a veces son contradictorias, lo que genera conflictos de convivencia.
Modelo en línea y de asesoramiento: las ventajas que presenta son: permite la intervención de especialistas que asesoran a diversos departamentos y sigue la relación de mando en el sentido de que cada persona depende de otra, es decir, solamente recibe órdenes de un jefe. Aunque este modelo intenta resolver los inconvenientes de los anteriores, también tiene los suyos propios: las decisiones son lentas, porque hay que consultar a los departamentos de asesoramiento; puede haber conflictos de relaciones entre el personal si las personas que forman parte del departamento de asesoramiento se involucran en decisiones que no les competen;Y estos departamentos representan un coste adicional para la empresa.
Modelo matricial: las ventajas son: es una organización flexible, es decir, puede variar según los proyectos que se presenten, y es un método nuevo, pero al mismo tiempo mantiene una estructura habitual. Los inconvenientes son: es necesario coordinar a todas las personas que intervienen en un proyecto, aunque sean de áreas distintas; además, pueden surgir conflictos entre los distintos directores.

Organigrama

Son la representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada, y dan a conocer las características principales de dicha estructura. Un organigrama debe cumplir los siguientes requisitos: diferenciar los elementos que componen la empresa; diferenciar los niveles y posiciones de autoridad; ser de fácil comprensión; ser sencillo, solo debe comprender los elementos indispensables.

Organización informal

Conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección o organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.

Gestionar o dirigir

Consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados.

Liderazgo

Capacidad o habilidad que tiene una persona para influir, inducir, animar o motivar a otros a llevar a cabo determinados objetivos, con entusiasmo y por voluntad propia.

Toma de decisiones

Para tomar decisiones de forma correcta se han de seguir los siguientes pasos: definir el objetivo que se quiere conseguir, conseguir toda la información que se considere importante, establecer hipótesis sobre el comportamiento de las variables, diseñar alternativas, evaluar cada uno de los caminos, seleccionar la alternativa, realizar ejecutar las actuaciones previstas, establecer el control que permita detectar si se cumplen las previsiones.

Controlar

Consiste, básicamente, en verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación, tanto en los objetivos generales, como los subobjetivos más concretos.

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