Programación de las Compras y Ventas

Concepto

El programa de compras, o políticas de compras de una empresa, hace referencia al detalle de los productos y servicios necesarios, en las cantidades que vamos a comprar, la periodicidad, a quién le vamos a comprar y cuál va a ser el presupuesto necesario para realizar las compras. El programa debe tomar en cuenta, además de la cantidad de productos y los servicios que vamos a producir y comercializar, la capacidad financiera, administrativa, logística y de disposición de los depósitos.

Etapas del Proceso de Compras

Para poder realizar el programa de compras será necesario llevar a cabo 3 etapas en el proceso:

1. Conocimiento de los Requerimientos:

   A través de las ventas proyectadas y del control del stock.

2. Programación de las Compras Propiamente Dichas

3. Control y Seguimiento de la Ejecución de los Programas:

   Es fundamental tener en claro que el programa de compras no es una tarea exclusiva del departamento de compras, ya que será necesario consultar y hacer participar a las demás áreas de la empresa.

Gestión de Stock

Concepto de Stock

Stock: es el conjunto de materiales y artículos que se almacenan, tanto aquellos que son necesarios para el proceso productivo como los destinados a la venta.

Stock y Surtido

• Surtido: es la variedad de artículos de una misma clase que una empresa ofrece a su cliente.

• Stock: es la cantidad de mercadería depositada o las existencias de un determinado producto, tanto en los almacenes como en la superficie de ventas.

Composición del Stock

• Materias Primas: productos que sirven para fabricar, se encuentran en el almacén a la espera de ser empleados en el proceso de producción.

• Productos Semiterminados: son los que esperan a ser reintegrados en la siguiente fase del proceso productivo, o los fabricados por la empresa que no se destinan a la venta, mientras no se complete su fabricación.

• Mercadería: Están en los almacenes a la espera de ser vendidas.

• Bienes de Equipo y Recambio: es la maquinaria y los equipos empleados por la empresa para desarrollar su actividad.

• Materiales Diversos: Sirven para mantener las máquinas a punto.

• Productos Defectuosos: son los que tienen algún defecto de fabricación o se han quedado desfasados por no haberse vendido en mucho tiempo.

• Envases y Embalajes: son los recipientes destinados a la venta. Los embalajes protegen el producto envasado durante la manipulación, el almacenamiento y el transporte.

• Residuos: son desechos del proceso productivo, como ser las virutas o chatarras.

Importancia del Stock

Factores que motivan a la acumulación del Stock:

• Escasez: debemos considerar la acumulación de recursos para evitar la escasez. Esto sirve para protegernos ante la posibilidad de que las provisiones lleguen tarde o la demanda sea mayor de lo previsto.

• Economía de Escala: En las empresas industriales es necesario tener en cuenta que mientras mayor sea el número de producción más disminuye el coste de estos.

• Razones Comerciales: un motivo para almacenar es tener el artículo disponible para cuando el cliente lo demande. Hay que tener cuidado con esto, ya que un stock excesivo puede conllevar unos mayores costes de almacén que repercutirán en el precio de venta y, en consecuencia, en la demanda.

Funciones de las Existencias

Las funciones de las existencias en la empresa son:

• Evitar la Escasez: protegiéndonos ante la incertidumbre de la demanda o ante un posible retraso en el suministro de los pedidos.

• Aprovechar la Disminución de los Costes a medida que aumenta el volumen de compras o de fabricación.

• Lograr un Equilibrio entre las Compras y Ventas para alcanzar la máxima competitividad, regulando mediante el flujo de adquisiciones y entregas.

Nivel de Stock

Es importante garantizar la presencia de un stock suficiente para satisfacer la demanda interna o externa. Se trata de mantener un nivel de stock adecuado. Cuando no se puede hacer frente a la demanda de un artículo por faltas de existencias en el almacén se produce «rotura de stock». Esto puede traer una serie de inconvenientes:

• Pérdida de ventas
• Daño a la imagen
• Pérdida de la confianza de los clientes

Los costes por rotura de stock son difíciles de cuantificar, por lo tanto, hay que procurar mantener un nivel de stock óptimo. Para lograrlo, hay que formularse una serie de preguntas:

• ¿Cuándo debemos emitir una orden de pedido?
• ¿Qué cantidad solicitar en cada pedido?
• ¿Cuántas unidades de cada artículo debemos mantener en stock?

Tipos de Stock

Los stocks pueden clasificarse mediante ciertos criterios, como la funcionalidad o la operatividad y la gestión.

Criterio Funcional

Desde el punto de vista funcional se distinguen:

• Stock de Ciclo: sirve para atender la demanda normal de los clientes.

• Stock de Seguridad: previsto para demandas inesperadas de clientes o retrasos de proveedores.

• Stock de Presentación: son los que ya están para la venta al consumidor.

• Stock Estacional: es el que hace frente a aquellas ventas esperadas que se producen en una determinada estación.

El Coste del Producto

El coste del producto se obtiene sumando los costes que se generan en las distintas fases de actividad. Para su cálculo se mezclan datos procedentes de la contabilidad general con otros extraídos de la contabilidad analítica o de costes. El coste total del producto terminado está formado por:

• Costes de Adquisición: son el importe de la compra de materias primas y otros materiales más todos los gastos derivados de la función de aprovisionamiento.

• Costes de Almacenamiento: o de posesión, son los que se originan por conservar existencias en el almacén. Para su cálculo se suman los costes de todos los almacenes que se utilizan durante el ciclo productivo (almacén de materias primas, almacén de productos en curso, almacén de productos terminados).

• Costes de Fabricación: son los que se generan en los distintos niveles del ciclo de fabricación, para transformar las materias primas en productos terminados y prepararlos para la venta.

Cálculo del Volumen Óptimo de Pedido (VOP)

Cuando se estudian los costes asociados a la gestión de stock es necesario diferenciar entre los costes de aprovisionamiento (gestión del pedido) y los costes de almacenamiento (posesión). Si analizamos el comportamiento de estos se observa que:

• Los costes de gestión de pedido (CG) disminuyen cuanto mayor es la cantidad solicitada. Porque cuando las cantidades solicitadas son muy pequeñas es necesario hacer muchos pedidos y, por consiguiente, aumentan los gastos de administración, de transporte, de embalaje, de seguros, etc.

• Los costes de posesión (CP) son mayores cuanto mayor es la cantidad de cada pedido porque los gastos de almacenamiento (seguros, personal de mantenimiento de depósito, refrigeración, deterioros, etc.) aumentan cuanto mayor cantidad de producto se almacena.

Ante este análisis surge la pregunta ¿qué cantidad es necesario comprar en cada pedido para que los costes totales sean mínimos? La cantidad que debemos solicitar se denomina Volumen Óptimo de Pedido (VOP) o lote económico y será aquella que genere el mínimo coste de aprovisionamiento o gestión.

Según el modelo de Wilson, el VOP es aquel que iguala los costes de posesión con los de gestión de pedido. Este método parte de las siguientes suposiciones:

1. La demanda de un producto (D) es constante por unidad de tiempo. Ejemplo: si la demanda anual es de 1200 u., en el semestre serán 600, en el trimestre 300 y en el mes 100.

2. El coste de gestión de pedido (CG) es constante e independiente de las cantidades solicitadas.

3. El coste de posesión (CP) o de almacenamiento es constante por unidad de producto o tiempo.

4. No se admite rotura de stock porque se trabaja con stock de seguimiento.

Pasos para Calcular el VOP

1. Si el número anual de pedidos solicitado es igual a D/Q (cantidad a solicitar en cada pedido).

2. Los costes de gestión son iguales al coste de gestionar un pedido (CG) por el número de pedidos: CG * D/Q.

3. Los costes de posesión son lo que cuesta el almacenamiento de una unidad por el stock medio: CP * Q/2.

Igualando las dos fórmulas resulta:

Operando matemáticamente:

Despejando:

Extrayendo la raíz cuadrada de Q obtenemos la fórmula del VOP:

El Punto de Pedido (Pp)

Se define como el nivel de stock que nos obliga a emitir un pedido de reposición.

El momento del pedido puede estar fijado por el stock mínimo más la cantidad que necesitamos para cubrir el consumo previsto durante el intervalo de tiempo que media entre la emisión del pedido y la entrega por parte del proveedor. De esta manera, en el momento de la recepción del pedido, el nivel de stock coincide con el stock de seguridad establecido. El PP se calcula multiplicando la demanda media (DM) por el plazo de entrega (PE): PP = DM * PE.

Cuando la empresa establece un Stock de Seguridad (SS), el Punto de Pedido es: PP = SS + (PE * DM). Para este caso, el SS es igual a la DM multiplicada por la diferencia entre el Plazo Máximo de Entrega (PME) y el Plazo de Entrega (PE), todo multiplicado por la DM.

Etiquetas: compras, coste, inventario, stock