14 May
3- Tipos de auditorias
A)Internas y externas
Internas
Son conocidas como auditorias de primera parte y se llevan a cabo para satisfacer una necesidad interna de la empresa u organización y la pueden realizar personal de la propia organización o personal de entidades contratadas.
Externas
Se engloban las auditorias de segunda y tercera parte, y ambas tienen como función proporcionar información a terceros sobre la gestión de la empresa auditada.
Las de segunda parte se llevan a cabo por la parte que tiene interés en la organización
( ej: un cliente antes de contratar la empresa).
La auditoria de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas de quien debe recibir el informe de auditoria.
B)De gestión y reglamentarias
Las auditorias de gestión se realizan de acuerdo con las normas de gestión aplicada
(Ej: las auditorias de gestión de la calidad conforme a la norma ISO 9001 o auditorias de gestión de la seguridad y salud de los trabajadores conforme a la norma OHSAS 18001).
La auditoria reglamentaria no se realiza en base a una norma sino sobre la base de la legislación aplicable para detectar incumplimientos de la normativa vigente.
4- Auditorias obligatorias
A)Empresas obligadas
El Art. 29 del reglamento de servicio (RS) Dispone que la auditoria externa serán obligatorias cuando como consecuencia de la evaluación de riesgos la empresa tenga que desarrollar actividades preventivas para evitar o disminuir los riesgos derivados del trabajo.
B)Empresas exceptuadas
El mismo artículo de este reglamento señala que las empresas de hasta 50 trabajadores quedaran exceptuadas cuando concurran todo y cada uno de estos requisitos:
1. actividades que no estén incluidas en el anexo 1
2. que desarrolle las actividades preventivas con recursos propios
3. que la eficacia del sistema preventivo resulte evidente por el limitado número de trabajadores y la escasa complejidad de las actividades preventivas.
4. que se cumplimente y se remita a la autoridad laboral notificación de estar exceptuado
C)Plazo y periodicidad
La primera auditoria del sistema se realizara dentro de los 12 meses siguientes a la planificación de las actividades preventivas, y se repetirá cada 4 años salvo en empresas incluidas en el anexo 1 que será cada 2 años. Deberá repetirse cuando lo requieran la autoridad laboral previo informa de la inspección de trabajo.
6- Informe de auditorias
Los resultados de la auditoria deben constar en un informe que estará a disposición de la autoridad competente y reflejara los siguientes aspectos:
-identificación de la persona o entidad auditora y del equipo auditor.
-identificación de la empresa auditada
-objeto de la auditoria.
-fecha de la emisión del informe.
-documentación que ha servido de base a la auditoria
-descripción de la metodología aplicada
-resultado de la auditoria
-conclusiones sobre la eficacia del sistema de Prevención.
-firma del responsable de la entidad auditora
La empresa auditada en base a este informe adoptara las medidas necesarias para subsanar las deficiencias de las no conformidades o incumplimiento de la normativa sobre prevención.
9-Documentación y registros que pueden pedir en la auditoria
En una auditoria no se busca que la empresa auditada tenga o no toda la documentación y/o registro, lo que se busca es la evidencia que demuestre la conformidad o no del sistema de gestión con los requisitos de la auditoria.
Por ejemplo: En materia de formación. (La evidencia puede ser un registro con la relación de trabajadores que han asistido a un curso de formación, o un certificado del servicio de Prevención ajeno, o entrevistas con los trabajadores que así lo evidencien. Sin embargo es cierto que la evidencia mas clara es la soportada en papel y con la firma de los implicados) Es importante diferenciar entre la documentación que el empresario debe elaborar y conservar a disposición de la autoridad laboral, de la documentación que no es exigible legalmente pero las empresas suelen tener para poder evidenciar frente a terceros que están cumpliendo con sus obligaciones en materia preventiva.
8- Etapas de una auditoria
A)Inicio
El proceso lo inicia una empresa cuando contacta con la entidad auditora y le solicita la realización de una auditoria de su sistema de Prevención, recibida la solicitud la empresa auditora reunirá la información esencial de su cliente para conocerlo e identificar su necesidad.(la actividad productiva, modalidad preventiva, numero de trabajadores)
B)Preparación
1. recabar información adicional
En ciertas cincurstancias por el carácter confidencial de la información solicitada se puede pedir la firma de un compromiso de confidencialidad previa.
2. Redactar el plan de auditoria
Este plan es una guía para el auditor y para la empresa, facilita el establecimiento de horarios y plazos y la coordinación de actividades.
3. remitir el plan de auditoria al auditado
Antes de que comience las actividades de auditoria in-situ, para que pueda ser revisado y aceptado.
4. Asignación de tareas al equipo auditor
El auditor jefe asignara y comunicara a cada uno de los componentes del equipo auditor
Las actividades que deberá auditar.
5. Preparación de los documentos de trabajo
Tales documentos pueden ser:
-Lista de verificación (cuestionarios)
-Formularios para registrar la información obtenida
Además puede y debe comunicarse con otras fuentes para obtener información, como pueden ser entrevistas, notas de auditoria y copia de documento.
C)Auditoria in-situ
1. Realización de una reunión de apertura
La auditoria comienza con una reunión inicial entre el equipo auditor y la empresa, a ella asistirán además del equipo auditor, la alta dirección, los representantes de los trabajadores delegados de prevención y representante de la modalidad escogida por la empresa.
2. Comunicación durante la auditoria
Durante la auditoria el auditor jefe informara periódicamente a lo auditado sobre el avance de la auditoria y sobre cualquier inquietud que surja.
3. Recopilación y verificación de la información
Los métodos para recopilar esta información incluyen:
-Trabajo de campoà Entrevistas y observaciones de las actividades
-Revisión de los documentos à Análisis del plan de Prevención, la evaluación de riesgos, la planificación de la actividad preventiva.
4. Generación de hallazgos de la auditoria
El equipo ha de revisar y verificar la evidencia obtenida durante el proceso de auditoria, pueden indicar tanto la conformidad como la no conformidad con los criterios de la auditoria. Las no conformidades deberán clasificarse o categorizarse.
Una forma de categorizar las no conformidades, en mayores y menores:
La no conformidad Mayor (M) supone el incumplimiento total de un requisito que ponen en peligro la eficacia del sistema.
La no conformidad menor (N) supone un incumplimiento especifico de parte de un requisito que puede debilitar la eficacia del sistema
5. Preparación de las conclusiones de la auditoria
El equipo auditor antes de la reunión de cierre deberá reunirse para revisar los hallazgos
Acordar las conclusiones, preparar las documentaciones.
6. Realización de la reunión de cierre
Esta reunión esta presidida por el auditor jefe y se deberán presentar recomendaciones para la mejora sabiendo que las recomendaciones no son obligatorias solo son oportunidades para mejorar el sistema auditado salvo las recomendaciones sobre no conformidades que sean incumplimiento de la normativa sobre Prevención.
D)Preparación aprobación y distribución del informa de auditoria
1. Preparación del informe
El auditor jefe es el responsable de la preparación y del contenido del informe de auditoria. Este debe ser preciso conciso claro y directo apoyado en evidencias y definiendo con claridad la deficiencia o no conformidades detectadas.
2. Aprobación y distribución del informe de auditoria
Debe emitirse en el periodo de tiempo acordado por el cliente, si no es posible se le debe comunicar las razones del retraso y acordar una nueva fecha.
El informe de auditoria ha de estar fechado, revisado, aprobado, y firmado por el auditor jefe.
El informe de auditoria es propiedad del cliente de auditoria, los miembros del equipo auditor, deberán mantener la debida confidencialidad sobre el informe. La empresa deberá conservar el informe de auditoria reglamentaria a disposición de la autoridad laboral competente y de los representantes de los trabajadores a si mismo deberá garantizarse la conservación del informe al menos hasta la próxima auditoria.
3. Pasos a dar tras el cierre de la auditoria
A partir de este punto la empresa auditada adoptara las medidas necesarias para subsanar las deficiencias puestas de manifiesto y estas medidas formaran parte de la planificación de la actividad preventiva de la empresa.
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