ORGANIZACIÓN: CONCEPTOS: Como fase del Proceso Administrativo:

“La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento”.

Como acción y/o actividad:“Corresponde a darle un orden a las cosas en cualquier escenario de aplicación”. 

Organización : Como fase del proceso

“Consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas a saber, las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y administrativa”: Fayol (1972).

Factores que afectan : Las estrategias definidas para el logro de los objetivos, El tamaño de la Organización, La disponibilidad y el uso de Tecnología por parte de la Organización,Los cambios del entorno, Los mercados a quienes se atiende y, El grado de calificación de las personas.

Diseño Organizacional: División y la especialización del trabajo, Las jerarquías administrativas, Las Líneas de autoridad o cadenas de mando, La Amplitud del control, La Centralización o la Descentralización, La Formalización de las relaciones, y de normas y procedimientos y, La Departamentalización.

Concepto de Jerarquía: “Forma de organización dentro de una institución de acuerdo a la importancia o autoridad de los cargos designados”. “Se utiliza para designar la cadena de mando que comienza con los gestores de alta dirección y sigue hasta los trabajadores no gestores, pasando, sucesivamente, por todos los niveles de la estructura organizacional”.

Concepto de Autoridad : “Se refiere a las facultades inherentes de una posición superior para dar órdenes y esperar que éstas sean cumplidas”. “La autoridad se ha definido de varias formas: como atributo de una persona, cargo u oficio que otorga un derecho a dar órdenes; como una relación entre los cargos de superior y subordinado; como una cualidad que hace que una orden se cumpla, y como base de un comportamiento”: (Peabody, 1975).

Autoridad Lineal: “Facultad o derecho para mandar  o actuar, es la capacidad de mandar a los demás para que actúen o no.  La Autoridad lineal, es la que se encuentra expresada en el organigrama y documentos formales de la EPA. También llamado poder legitimo, que esta ligado al cargo o posición alcanzada en la EPA.”

“La autoridad puede ejercerse mediante: sanciones, recompensas, persuasión, Etc.-”

Cadena de Mando: “Se refiere a la línea continua de autoridad que va desde la parte superior de la organización hasta la última posición, además esclarece quién reporta a quién”.

Unidad de Mando: “La orden será designada solo por el inmediato superior no existiendo dualidad de mando, con el propósito de No generar confusión ó conflicto de intereses  que altere el buen ritmo de las operaciones”.

Tramo de Administración: “Supervisión, extensión de control de un superior sobre sus subordinados”.

Organización formal:“Una estructura organizacional oficialmente diseñada para reflejar la jerarquía de control, planear las relaciones interpersonales y establecer canales de comunicación”.

Organización Informal: “Conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección y organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí”…

Diferenciación: “Es la división del trabajo en departamentos o subsistemas y en capas de niveles jerárquicos”… la diferenciación puede ser horizontal o vertical.

Centralización: “Se refiere a la localización y distribución de la autoridad para tomar decisiones… Es la concentración de las decisiones en la cima de la organización con poca o ninguna delegación.” … Todas las decisiones deben ser llevadas a la cúpula para que este apruebe o decida.

 Descentralización: “Tendencia de dispersar la autoridad de toma de decisiones en una estructura organizada. Es delegar la autoridad en niveles inferiores de la organización, dándole cierto espacio para la toma de decisiones. No existe descentralización absoluta. Los Gerentes NO pueden delegar toda su autoridad, Pues su status dejaría de existir.

Integración: “Se refiere a los medios de coordinación y enlace de las partes de la organización. Para evitar la dispersión , debe haber alguna interrelación e integración.”

Formalización: “Se refiere a la existencia de normas y procedimientos que prescriben como , cuando y porqué se ejecutan las tareas. La formalización sirve para reducir la variabilidad humana, impone rigidez y obediencia y elimina la libertad personal, para asegurar que las cosas se ejecuten de acuerdo a lo previsto. EJ.: Certificados, firmas reconocidas, aprobaciones, formularios… Etc.”

 ¿Que es un Departamento?: “El término Departamento hace referencia a un área, división, sección, sucursal, unidad o segmento de una Empresa, sobre la cual un Jefe tiene autoridad. Es utilizado para obtener homogeneidad en las tareas de cada órgano, teniendo en cuenta el tamaño y complejidad de las organizaciones y de las operaciones que esta desempeñe”.

Departamento en las grandes EPAS: En las grandes empresas se usa de forma mas estricta, pues indica relaciones jerárquicas:

Vicepresidente : División.Director: Departamento.Gerente: Sucursal.Jefe: Sección.

Reingeniería: Optimizar los procesos mediante su rediseño, a partir de una revisión y análisis de los mismos, obteniendo mejoras en el desempeño en aspectos críticos de la Empresa como son: Costos, Calidad , Servicio  y Rapidez. “Es volver a empezar” : (Hammer – Champy).

Flexibilidad: “Capacidad que ostenta el Órgano Corporativo para adaptarse a los distintos cambios que se presentan en el entorno”.

Organigrama: “Los organigramas: es la representación gráfica que muestra como están relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna  de una institución o empresa. Esté permite  conocer  la ubicación que se da de los distintos departamentos, secciones, oficinas, etc, que conforman la institución”.

¿Que expresa un Organigrama?:: Los niveles jerárquicos.Las líneas de autoridad y responsabilidad.Los canales formales de comunicación.La naturaleza lineal o staff del departamento.
Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.

Liderazgo: “El liderazgo es la capacidad de influir en las personas para que ejecuten lo que deben hacer. Incluye dos conceptos :Poder y Autoridad. Se refiere a la manera de introducir cambios en el comportamiento de las personas, mediante la Motivación y el Respeto y el buen Ejemplo”.

Procedimiento: Secuencia de pasos o etapas que se deben seguir con rigurosidad para ejecutar los planes. Son una serie de pasos detallados que indican como cumplir  una tarea o alcanzar un objetivo.

Norma: Modos de proceder que se reflejan en el comportamiento esperado los miembros del grupo.

Unidades Estratégicas de Negocios: “Son empresas distintas establecidas o como unidades de una compañía mas grande para asegurar que ciertos productos o líneas de productos sean promovidos y manejados como si fuese una empresa independiente.”

Recentralización: “Centralización de autoridad que antes estaba descentralizada; normalmente, no es una inversión completa de la descentralización, ya que la autoridad delegada no se retira por completo.”

Poder: La habilidad de individuos o grupos de inducir o influir en las creencias o acciones de otras personas o grupos. El Poder es un concepto mas amplio que autoridad (esta se da en la organización

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