ARCHIVO:

en realidad ya grandes rasgos, un archivo es 3 cosas a la vez:
1. Un conjunto de documentos organizados.
2. El lugar donde alojarlos.
3. La institución que los gestiona.
El Consejo internacional de archivos (1988) define el término archivo, otorgandole 3 aceptaciones:
1. Conjunto de documentos sea cual sea la fecha, forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o jurídica, en el ejercicio de su actividad y son conservados por sus creadores o sucesores para sus propias necesidades ya transmitida a la institución de archivos competentes, en razón de su valor archivístico se conserva o se elimina.
2. Institución responsable de la recogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos (prestamos o consulta)
3. Edificio o parte del edificio donde los documentos son conservados y utilizados.

OTRAS DEFINICIONES DE ARCHIVO

– H. Jenkinson (1947): los archivos son documentos acumulados por un proceso natural en el curso de la tramitación de los asuntos de cualquier tipo (público o privado), en cualquier dato y conservados después para su consulta, bajo la custodia de las personas responsables de los asuntos en cuestión.
– La ley del patrimonio histórico español dice que los archivos son los conjuntos orgánicos de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas como en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.
–

A. Heredia:

un archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia (documento histórico, por ejemplo carta fundación FCB.)

ELEMENTOS QUE CARACTERIZAN UN ARCHIVO:

1.

Fondo documental:

conjunto de todos los documentos que componen un archivo.
2.

Productor:

cualquier persona física o jurídica que genera el documento, es decir, un individuo, una familia, un organismo público o privado o una parte de estos.
3.

Genesis:

los documentos se crean con el paso del tiempo ya medida que la entidad realiza su función diaria; estas actividades quedan registradas en documentos que se van acumulando.
4.

Información:

datos que contienen los documentos de archivo y que cubren las necesidades de información del productor.
5.

Conservación:

los documentos se conservan en un lugar adecuado, bien por la misma entidad productora o bien por otra competente, para que perdure en el tiempo, y organizados de tal forma que la información que contienen sea recuperable para su uso.
6.Tratamiento archivístico: está al cargo de un equipo de expertos responsables de los aspectos prácticos del archivo y del tratamiento de sus fondos documentales.

ARCHIVO CLÍNICO:

Un archivo clínico es un conjunto de documentos escritos, gráficos y «imageniologicos» o de cualquier otra índole, en los que el personal de salud, deberá hacer los registros, anotaciones y certificaciones correspondientes a la sev aintervención, según las disposiciones sanitarias.

Conservar un archivo clínico adecuado es un requisito legal para los sectores públicos, social y privado del sistema nacional de salud.

Definición según Orencio López Domínguez, 1997:
es la unidad operativa encarrregada reunir, conservará administrar, de la mejor manera posible, todo el material impreso, escrito o iconográfico, que se va generando a lo largo de los sucesivos procesos asistenciales. Es también, el centro y cuidado de vigilancia de todos los expedientes clínicos que se producen en un centro sanitario, cualquiera que sea el apoyo que adopta para la presentación o conservación de este material.

LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA EL DESARROLLO Y FUNCIONAMIENTO DE UN CENTRO SANITARIO, PUEDE SER DE 2 TIPO:

–

Información interna:

es aquella que produce el mismo centro en el ejercicio de la actividad que les es propia, la atención sanitaria a individuos con problemas de salud. Esta información se produce cuando se tramita (de trámite) un proceso administrativo y es la prueba material de que un hecho se ha realizado. Existen 2 tipos:
1. Documentos de servicios logísticos: facturas, albaranes y compras de diversos materiales, etc. Esta documentación está a cargo del archivo administrativo.
2. Documentos clínicos administrativos: están directamente relacionados con la atención al paciente. La documentación estará custodiada por la UDC.

– Información externa:

es la documentación procedente de fuera del centro, útil para el desarrollo de las actividades, pero no producida ni generada por ellos, sino por terceros, siendo la organización una usuaria más. Ejemplo: revistas científicas, documentos científicos, literatura gris. las bibliotecas hospitalarias se encargan de «difundir» toda esta información entre sus profesionales.

CARACTERÍSTICAS DE UN ARCHIVO CLÍNICO:

1. La unidad archivística es la historia clínica. 2.El producen el profesional del centro sanitario que prestan asistencia al paciente. 3.Es genera, con el paso del tiempo a medida que se realiza la práctica médico asistencial en el centro.
4.Las datos que contienen la HC son la fuente de información para la práctica medico asistencial diaria, y son de interés también para los campos docentes, de investigación científica, jurídico legal, epidemiológica de evaluación y gestión de la calidad asistencial , de gestión de los recursos y como fondo histórico documental.
5.Las HC se conservan en un lugar adecuado y de manera organizada para que la información que contienen sea recuperada de forma rápida y eficaz.

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