Qué es Excel

Excel 2007 es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.

Se puede hacer:

Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima.

Cómo ingresar a Excel

Desde el escritorio de Windows, hacemos doble clic sobre su icono, otra forma es ir al botón inicio, todos los programas, Microsoft office, Microsoft office Excel 2007.

                                                                                                           

El área de trabajo de Excel

Cuando accedemos a Excel visualizamos en la pantalla una grilla o cuadrícula (hoja de cálculo). En el borde superior izquierdo una serie de rótulos con letras indican las columnas, y a la izquierda otros rótulos con números indican las filas. La intersección de una fila con una columna determina lo que se llama celda y la llamamos por la intersección de los rótulos, o sea una fila por una columna, por ejemplo: A1, B2, C3, etc. En cada celda podemos almacenar un número, texto o una fórmula. La planilla está compuesta por 65.536 renglones o filas, y 256 columnas, dando un total aproximado de 16.777.216 celdas.  A su vez un conjunto de plantillas llamadas Hoja1, Hoja2, etc, forman un Libro en Excel, libro que es almacenado como un archivo. De esta forma se denomina cada celda por el nombre de la plantilla y la dirección de la celda, separadas por el símbolo ! , por ejemplo: Hoja1!A5. Una hoja está compuesta por páginas.  

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .xls para que el ordenador los reconozca como tal.

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.                                                  

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255.

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.

Hoja de calculo

: La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.  Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y

1.048.576 filas. Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas. Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C, Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.  La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.

 Cuando el cursor está posicionado en alguna celda para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.                                                                                                    De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa. El Rango es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Más adelante veremos las distintas formas de definir un rango                                             

LA PANTALLA INICIAL (Microsoft Excel 2007)

.En la que se distinguen los distintos elementos: 

1. Barra de Inicio Rápido (Nueva caracterí­stica en Office 2007).  

2. Barra de Título de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto.   

3. Botones clásicos de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar).  

4. Agrupación de todas las Barras de Herramientas de Excel. Esta forma de presentar las barras de herramientas es otra de las nuevas características en Office 2007. Se dividen en fichas o etiquetas, la activa en la figura es la opción Inicio, en la cual se incorporan todas las funciones referidas al formato. Con un doble clic sobre cualquiera de las etiquetas se ocultan las herramientas.   

5.Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el caso de la figura se ven todas las herramientas Formato incorporadas dentro de la ficha Inicio.  

6. Columnas de la hoja. 

7. Filas de la hoja.  

8

Celda activa. 

9.Indica la celda activa

10. Asistente para funciones.

11. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rápidamente por las hojas del libro e insertar, cambiar el nombre y mover las hojas del libro.  

12. Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de forma lateral.  

13. Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de zoom de forma rápida y precisa.  

14. Controles para cambiar la vista de la hoja.  

15. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando.  En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa está preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Además informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, etc. 

DETALLES DE LOS ELEMENTOS DE LA VENTANA

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando  se crea un libro nuevo se asigna el nombre provisional Libro1, hasta quesea guardado y se le de el nombre deseado. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar 

      

 La barra de acceso rápido La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar, Deshacer o Rehacer.Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras.Para ello se hace clic en la flecha desplegable de la derecha y se selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.

La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del mouse. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.  Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio.

El Botón Office

Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.  

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.  

La ayuda consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante: Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

Mov. Rapido en la hoja

:

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.  Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son: forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de fórmulas: Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.

Mov. Rapido en el libro

:

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.

En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas. Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:

  Para visualizar a partir de la Hoja1.

  Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

  Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

  Para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

INTRODUCIR DATOS

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas.

En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente: Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:

INTRO O ENTER:

Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

 

TECLAS DE MOVIMIENTO

: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN

: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.  Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.  Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error

MODIFICAR DATOS

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Aceptar.

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

TIPOS DE DATOS En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

NÚMEROS

Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + – ( ) / % E e . €. 

Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad. El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).

Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.

Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje. Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha. Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica.

Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

FECHA U HORA

Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca. Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda.  Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.    

TEXTO

Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta

16.000 caracteres de texto.  Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.  El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.  

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc… En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.  

MODIFICAR FORMATOS

Siempre que necesitemos aplicar formatos a nuestra planilla, previamente seleccionamos lo que deseamos modificar y luego vamos a FORMATO… Formato de Celdas, como indica la figura: Se abrirá la siguiente ventana, de la cual deberás hacer clic en la solapa o pestaña correspondiente según sea el formato que debes aplicar. 

COPIAR, MOVER O BORRAR CELDAS O RANGOS DE DATOS

Si lo que quiero es copiar:

  

a) una celda hay que posicionarse sobre ella. 

b) si es un rango selecciono las celdas que forman el mismo,  

c) luego voy a hacer clic sobre la opción copiar, que se encuentra en la ficha Inicio, me posiciono en el lugar que deseo trasladar y elijo la opción Pegar, de la misma ficha. 

Si lo que quiero es mover, procedo de la misma forma anterior pero con la opción Cortar.

Si deseo borrar una celda o un rango, primero debo seleccionar, luego presiono la tecla Supr o Delete.

COMO GENERAR SERIE DE DATOS CORRELATIVOS

 Hay dos formas:                                           

1º

. Ingresando un número en una celda (por ej: 10) y en otra el 11, luego selecciono ambas celdas y ubico el cursor sobre el manejador El cual se transforma es una cruz negra, pulsamops y mientras mantenemos presionado, desplazamos hacia la derecha, hasta la posición deseada y soltamos, generándose la serie de datos correlativos 

2º

. Otra forma es ingresando el número 10 por ejemplo, coloco el cursor sobre el manejador cuando se transforma en una cruz negra, presiono la tecla Ctrl, observo que se dibuja un signo más, mantenemos presionado y arrastramos hacia la derecha. 

RELLENAR SERIE DE DATOS

 Elijo  la opción Rellenar que se encuentra en la ficha Inicio. Aparece esta ventanita donde puedo elegir el tipo, unidad de tiempo, el incremento y el límite. 

COMO ALINEAR, COLOREAR, COMBINAR Y COLOCAR BORDES A LAS CELDAS

Seleccionamos el rango correspondiente,  voy a la ficha Inicio, elijo el botón Combinar y centrar.

Otra forma es sobre el rango previamente seleccionado, presiono el botón derecho del mouse y se abre la siguiente ventana:Procedo a elegir las alineaciones del texto tanto horizontal como vertical y luego hago clic en el cuadradito combinar celdas, hasta que aparezca una tilde que me indica que está activado. Para colocar bordes previamente selecciono y voy a la solapa Bordes. Si necesitara escribir precio unitario y darle el formato que veo en la figura, previamente lo selecciono, clic con botón derecho del mouse, se abre la ventanita anterior, procedo a alinear el texto vertical y horizontalmente y hago clic en ajustar texto, únicamente. Si es necesario, previamente darle el alto a la fila que corresponda o combinarlas. Para insertar textos rotados utilizo la parte de la ventana donde dice orientación, eligiendo la posición que corresponda, previamente seleccionado el mismo. Para colorear celdas voy a la solapa Relleno. Para colorear fuente voy a Fuente.                         

COMO INGRESAR FÓRMULAS Y FUNCIONES

Esta es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.

Para ingresar una fórmula en Excel hay que colocar primero el signo =, seguido de la operación a realizar

.    Podemos dividir las fórmulas en tres categorías:                   

SIMPLES

: que son las fórmulas comunes que realizan operaciones numéricas básicas, formadas por dígitos del 0 al 9 y operadores como +, -, *, /. Por ej: = 40/2 La PC posee por defecto una precedencia de operadores, esto quiere decir que si en una fórmula existen más de un operador (como por ejemplo =30/  6+4 * 6 – 2= 27) se evaluará como preferencia la (/multiplicación(*) y la división(/), y como posteriores la suma y la diferencia.

Por lo cual en estas situaciones debemos usar paréntesis para indicar el orden que quiere que se realicen las operacione

 Por Ej: =24 / 3 + 3 * 6 – 5= 21

              24/ (3+3) * (6 – 5)= 4

     24/ 3 + 3 * (6 – 5)=11                      

CON REFERENCIAS

: fórmulas cuyos datos hacen referencia y operan con información contenidas en otras celdas. Estas serán las que más se utilicen dentro de la hoja de cálculo.

Por ejemplo

: imagine que el dato de la celda C10 sea el resultado de dividir el dato de la celda A10 y el de la celda B10.

1. En primer lugar sitúese en la celda que se escribirá la fórmula, que será donde se muestre el resultado, en este caso C10

2. Escriba la fórmula =A10/B10, para ello deberá seleccionar el primer factor de la operación, es decir, sobre la celda A10, luego teclee el signo del operador (/), y a continuación seleccione el segundo factor de la operación, es decir, la celda B10. Para finalizar presione Enter. El resultado obtenido se podrá observar en la celda C10 y la fórmula en la barra de fórmulas. Si necesita aplicar la misma fórmula en varias celdas, esta podrá copiarse con solo tirar del manejador. Cuando se copia una fórmula, las celdas a la que hace referencia cambian.

Existen distintos tipos de fórmulas con referencia:

-CON REFERENCIA RELATIVA

: cuando no se fijan ni columnas ni filas, y al copiar automáticamente se van actualizando. =A10/B10, =A11/B11, etc.

-CON REFERENCIA MIXTA

: cuando se fije una columna o una fila, y solo una de ellas permanezca fija o igual, al copiarse.

–

CON REFERENCIA ABSOLUTA

: cuando se fijan columna y fila, y cuando se copie la fórmula, las celdas no se actualizan, sea cual sea la dirección en que se copian.  Por ejemplo: =$A$10/B10 , $A$10/B11    siempre apuntara al dato A10.

PREDEFINIDAS

: también conocidas como funciones. Encontrarás funciones matemáticas, trigonométricas, lógicas, de texto, de fecha y hora, etc.

Siempre que utilicemos funciones comprobará que su sintaxis es la siguiente: =SUMA(A1;A2;…)   Donde:  SUMA es el nombre de la función. (A1;A2;…) son los argumentos, conjuntos de variables de entrada necesarias para realizar los cálculos en la función, separadas por punto y coma.

REFERENCIAS EN EL LIBRO DE TRABAJO

Si en alguna circunstanciase necesita realizar una operación utilizando datos que se encuentran en las distintas hojas que componen un libro de trabajo tendrá que utilizar la siguiente sintaxis: También podrá realizar lo mismo si los datos se encuentran en distintos libros de trabajos.

=SUMA[(Libro) Hoja!$D$4;E4)