La comunicación  es de vital importancia, ya que puede influir positiva o negativamente en el momento de realizar o firmar un contrato.  Elementos:

  medio: instrumento fiscal o canal a través del cual fluye el mensaje

  mensaje:
información transmitida

  emisor:
persona que formula el mensaje

  receptor: público al que le llega el mensaje

  ruido: distorsiones que se producen

La comunicación en la empresa:

 comunicación interna: (entre miembros de una misma empresa)

informar a sus integrantes sobre los objetivos 

impartir órdenes

transmitir info entre departamentos

informar a los superiores sobre el funcionamiento de cada departamento

controlar las actividades dentro de la empresa

  comunicación externa: (entre miembros de la empresa y personas externas)

dar a conocer la empresa y sus productos

comunicarse con clientes y proveedores

transmite una imagen

 La comunicación escrita es aquella que emplea la escritura como medio de transmisión de la información.

Según nuestro destinatario:

escrito informal: destinado a alguien de confianza

escrito formal:  destinado a alguien con una relación profesional

La carta comercial  (usada para solicitar información)

la presentación: letra cómoda y fácil de leer, texto justificado y con párrafos equilibrados

Tipos de cartas comerciales:

cartas de información: solicitud de información , envío de información

cartas de pedido:  el pedido , aceptación del pedido

cartas de reclamación: la reclamación , la respuesta

El servicio de correos es el que empleamos, el la mayoría de los casos, para hacer llegar las comunicaciones escritas. Tipos de envío:

correo certificado: garantiza la llegada de un escrito o paquete pequeño,  al llegar a su destino se firma el certificado 

certificado administrativo: utilizado para comunicarse con la Administración
Pública 

burofax: envíos urgentes vía fax desde correos, frecuente a nivel comercial

acuse de recibo: el contenido del envío es muy importante, el destinatario firmará un resguardo

giro postal : envío de dinero a través de la Administración de Correos

telegrama: usada para comunicaciones muy urgentes, con valor legal en tribunales

La comunicación verbal tiene lugar cuando utilizamos la voz como principal herramienta de comunicación, ya sea en persona, por teléfono o a través de una videoconferencia.

ventaja: facilidad y rapidez de su transmisión, menores costes y carácter personal.

2 elementos fundamentales:   palabras que se emplean   y  el tono de la voz

Aspectos a tener en cuenta en la comunicación verbal:

lenguaje claro, adaptarnos al interlocutor, estructurar el discurso,  brevedad y resumen

La escucha activa:

es el esfuerzo que debe realizar el receptor para entender las palabras que quiere decir el emisor, más allá del mero significado de las mismas, implica entender la interpretación que da el emisor.

Usar:    buscar posición en la que se oiga bien y buen tono de voz

            saber escuchar y contacto visual

Evitar:  distracciones o cambiar de tema

            interrumpir o desaprobar

La comunicación no verbal hace referencia a todo aquello que comunicamos mediante gestos, sin emplear palabras.

manos en la cara: mintiendo

frotarse la nuca con la palma de la mano: mentira, enojo, frustración

rascarse el cuello o lóbulo: duda o incertidumbre

palma de la mano: hacia arriba- sumisión, hacia abajo- autoridad

es aquella que permite el intercambio de información entre personas empleando como herramienta  la tec. Informática, permiten que el proveedor conozca inmediatamente las necesidades materiales por parte del cliente. Formas:

síncronas: los interlocutores coinciden en el tiempo

asíncronas: los interlocutores con coinciden en el tiempo

Tipos: correo electrónico, chat, mensajería instantánea, foros, redes sociales

e-sourcing

plataforma de comercio electrónico que emplea Internet como canal de comunicación,que permite la gestión de ofertas y negociación con proveedores

e-procurement

es un sistema de compraventa a través de Internet que conecta clientes con proveedores

carácterísticas: 

             acceso en cualquier lugar

             flujo de información en tiempo real

acceso del personal previamente autorizado

beneficios para el cliente:

         mayor rapidez en compras

         menores costes de aprovisionamiento

         aumenta el control sobre pedidos

        mayor info de compras

        evitar transacciones fuera de acuerdos comerciales

beneficios para el proveedor:

        menos costes de transacción

        se reduce el tiempo de procesamientos de los pedidos

        mayor control de las necesidades de producción

        exactitud en la tramitación de pedidos

EDI- electronic data interchange

intercambio de documentos comerciales y administrativos entre clientes y proveedores en un formato estandarizado.

ventajas:

       inmediatez en el envío de documentos

       permite destinar menos recursos humanos a tareas administrativas

       estandariza la documentación administrativa

       se limita el uso de papel

       disminuyen los errores en documentos

       favorece el just in time

inconvenientes:

      elevado coste de implantación

      requiere que tanto proveedor como cliente cuenten con este sistema

      produce monotonía y pérdida de identificación en relaciones comerciales

      personal especializado en la gestión, envío y recepción de estos mensajes

      sistema más complejo