Una ubicación adecuada de las materias primas optimiza el espacio destinado al almacenamiento, permite realizar las actividades de colocación y extracción de forma más fluida y eficiente.; además de fomentar una correcta conservación de los alimentos. Existen diversos sistemas de almacenamiento que cada empresa utiliza para mejorar sus necesidades y conseguir el máximo beneficio. 

Se define como el edificio o lugar donde se guarda o depositan mercancías o materiales, y donde, en algunas ocasiones, se venden artículos al por mayor.

Los almacenes son centros reguladores de flujo de existencias, que están estructurados y planificados para llevar a cabo funciones de almacenaje como recepción, conservación, control y expedición de mercancías y productos. 

1. PRINCIPALES FUNCIONES Y ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN EL ALMACÉN.

2. TIPOS DE ALMACÉN 

La actividad de almacenaje se puede realizar en numerosas empresas con distinta naturaleza, bajo diferentes acuerdos económicos y legales. Por ello, los tipos de almacenes se clasifican en función de sus carácterísticas comunes:

• EL GRADO DE PROTECCIÓN QUE OFRECEN CONTRAGENTENTES Atmosféricos
• LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL Y LAS CarácterÍSTICAS DE LAS MERCANCÍAS ALMACENADAS.
• LA FUNCIÓN Logística DE DISTRIBUCIÓN O LUGAR DE UBICACIÓN.
• EL GRADO DE MECANICACIÓN QUE OFRECEN LAS INSTALACIONES.
• TITULARIDAD O PROPIEDAD  DEL LOCAL DESTINADO AL ALMACENAMIENTO. 

SEGÚN LA ESTRUCTUTA:

La estructura del local y las instalaciones protegen las mercancías contra agentes atmosféricos, como el sol, la lluvia, el viento… . Según el grado protección estos pueden ser: 

1. Almacenes a cielo abierto: carecen de edificación y los espacios están delimitados con vallas.
2. Almacenes cubiertos: están construidos para proteger la mercancía de las inclemencias del clima. Se construyen con hormigón, paneles metálicos o ladrillos de horno. 

SEGÚN LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA:

EMPRESA COMERCIAL: Es el almacén utilizado por los comerciantes mayoristas y detallistas. Dentro del propio almacén se establecen subdivisiones para los productos que necesitan condiciones especiales de conservación.

EMPRESA INDUSTRIAL: Esta empresa utiliza varios tipos de almacén, los mas importantes son:

-Almacén de materias primas: esta situado dentro del recinto de la planta de producción y contienen los materiales, suministros, envases… , que se utilizan durante el proceso de producción. Según el tipo de empresa puede estar al aire libre o cubierto.  

-Almacén de productos terminados: su ubicación puede estar en el recinto de la fabrica o próxima a ella, ya que la función principal de este almacén es la de suministrar elaboraciones u otros productos a varias empresas. 

SEGÚN LA FUNCIÓN Logística:

Atendiendo a su localización, los almacenes se clasifican: 

• ALMACÉN CENTRAL: se encuentra cerca del centro de fabricación, y de debe estar preparado para manipular unidades de carga de grandes dimensiones.

Suele ser de gran capacidad ya que su fuente de suministro de otros almacenes regionales.

• AlmacénÉN DE TRANSITO: se utiliza para ahorrar costes de distribución, cuando la zona que debe cubrir el almacén regional es muy extensa y el trayecto es superior a una jornada de transporte. Estos almacenes se ubican en puntos estratégicos y están dotados de medios mecánicos para que la carga y descarga de mercancías sea muy rápida. 
• ALMACÉN REGIONAL: son los que suministran a los clientes y mayoristas de una determinada regíón o comarca. Se utilizan para abastecer a un mercado concreto y deben estar lo más cerca posible de los puntos de venta. 

SEGÚN EL GRADO DE AUTOMATIZACIÓN:

La mecanización o automatización de los almacenes afecta de forma directa a su utilidad, hasta el punto de que algunas mercancías no pueden ser almacenadas por ciertos medios mecánicos. Atendiendo a estos medios se clasifican en los siguientes tipos:

• ALMACÉN CONVENCIONAL: están equipados con estanterías y medios sencillos para el transporte interno. Las actividades que se realizan en el se llevan a cabo de forma manual o por medio de carretillas elevadoras convencionales.
• ALMACÉN AUTOMATIZADO: la mayoría de las actividades se realizan con medios mecánicos, es decir, sin la intervención del personal.
• ALMACÉN Automáticos: todos los movimientos se efectúan a través de las ordenes que provienen del ordenador central; en estos casos se debe instalar aparatos totalmente automáticos y programables para la carga y descarga de las estanterías. 

SEGÚN LA PROPIEDAD: 

Independientemente de las actividades que se realicen en ellos, los almacenes se pueden clasificar según la titularidad o la propiedad en los siguientes tipos:

• ALMACÉN PRIVADO: propiedad de la empresa titular, de la mercancía almacenada por lo que la inversión en el local y los gastos que se originan son a cargo de dicha empresa; esta espera obtener ciertas ventajas y rentabilizar la inversión realizada en los equipos y en el edificio.
• ALMACÉN EN ALQUILER: propiedad de compañías que se dedican a ofrecer servicios de almacenaje a otras empresas.
• ALMACÉN EN RÉGIMEN DE LEASING: su uso se establece bajo un contrato de alquiler a largo plazo, con derecho a compra, si el dueño tiene intención de vender. Las ventajas de este tipo de almacén son que las tarifas de alquiler son mas bajas y que el usuario puede  controlar tanto el espacio destinado al almacenaje como las operaciones que se realizan en él.

3. SISTEMAS DE ALMACENAJE: los sistemas de almacenaje son aquellos en los cuales las mercancías se colocan sobre estanterías. Con ellas se pretende optimizar la superficie y la altura del edificio. Las estanterías son estructuras independientes del edificio fijadas al suelo o al techo donde se depositan las mercancías. Son medios estáticos cuya altura y separación entre ellas estarán determinadas por la altura del local y las carácterísticas de los medios de elevación.

• ALMACENAJE CONVENCIONAL: consiste en almacenar los productos combinando mercancías paletizadas con artículos sueltos que se manipulan de forma manual. Los niveles altos se pueden destinar a depositar pallets completos y los mas bajos para la preparación manual de los pedidos. 

Las principales VENTAJAS son:

• Permiten el acceso directo a cada pallet sin necesidad de mover o desplazar los restantes.
• Facilita un control rápido del producto.
  
• Permiten una distribución lógica del espacio.

INCONVENIENTES:

• No facilita la salida física de la mercancía por el método FIFO (first in  first out.
• El volumen de la mercancía almacenada esta limitado por los medios de manipulación.
• No se pueden pallets de varias medidas ya que los niveles están preparados según las medidas de las cartas.

-ALMACÉN COMPACTO: Consiste en formar sobre estanterías bloques de mercancías paletizadas hasta la altura que permitan los medios mecánicos.

VENTAJAS:

• Mayor aprovechamiento del almacén.
• Mayor protección de la mercancía almacenada.
• Ahorro de espacio en los pasillos.

INCONVENIENTES

• Permite una sola referencia por pasillo.
• Solo admite pallets de una dimensión.
• La manutención suele ser lenta.

• ALMACENAJE DINÁMICO: se utiliza para mercancías que requieren una rotación perfecta, ya que el flujo del stock responde a uno de los dos criterios de salida el FIFO o el LIFO 

• ALMACENAJE MÓVIL: para este sistema de almacenaje se instala estanterías convencionales sobre plataformas o raíles que permitan moverlas para dejar un pasillo entre ellas, de esta forma se puede acceder a la mercancía mediante las selección del pasillo necesario. 

Se denomina stock o existencias de una empresa al conjunto de materiales y artículos que se almacenan, tanto aquellos que son necesarios para el proceso productivo como los destinados a la venta. 

1. LA GESTIÓN DE EXISTENCIAS: 

Supone el mantenimiento las existencias en una empresa para producir al ritmo que el cliente demanda por lo que es importante mantener un cierto nivel de existencias de los géneros. Durante la gestión de las existencias hay que considerar dos factores básicos:

• Disponer de suficiente stock para cubrir la demanda.
• Minimizar los costes de almacenamiento y hacer frente a posibles imprevistos. 

Los objetivos de las técnicas de gestión:

• Reducir al mínimo posible los niveles de existencias 
• Asegurar el suministro de productos en el momento adecuado al área de producción o al cliente. 

• CLASIFICACIÓN DE STOCKS Y PUNTO DE PEDIDO

Los tipos de existencias o stocks se catalogan según la siguiente clasificación basada en la cantidad de productos disponibles en las zonas de almacenamiento 

1. STOCK MÁXIMO: cantidad máxima que puede haber de un producto en el almacén. Lo marca la capacidad del almacén y el capital invertido en dichos productos almacenados. 
2. STOCK OPERATIVO: cantidad de stock total que constituye la demanda normal que los clientes piden a la empresa y así atender a las necesidades de consumo.
3. STOCK Mínimo: cantidad mínima que puede haber de un producto en el almacén y que permite hacer demanda normal sin imprevistos. Lo marca la probabilidad de que se produzcan roturas de stock, es decir, que se carezca de existencias y no se pueda atender los pedidos de los clientes.
4. STOCK DE SEGURIDAD: es la parte del stock total que se mantiene para hacer frente a alas demandas anormales o superiores de los clientes o a retrasos de suministros en el pedido.
   
5. ROTURA DE STOCK: es la situación que se produce cuando no se reaprovisiona un artículo y sus existencias se agotan,, o lo que impide satisfacer las necesidades de consumo de género en cuestión. Si el nivel de stock llega al valor cero, la producción de ese articulo o del producto elaborado total o parcialmente con ese artículo se detiene. Las consecuencias son: 

• Mala previsión.
• Desabastecimiento de los clientes.
• Dejamos de vender y ganar dinero.
• Podemos negociar con otro proveedor 

EL PUNTO DE PEDIDO

Es el número de unidades necesarias, para cubrir la previsión de ventas durante el plazo de entrega del proveedor. Al punto de pedido se le añade el stock de seguridad para evitar las roturas de stock.  El punto de pedido avisa del momento en que se debe realizar un pedido, ya que en caso contrario pueden producirse problemas en el suministro a los clientes. 

• VARIABLES QUE INTERVIENEN EN LA GESTIÓN DEL STOCK 

Las variables que pueden afectar a las medidas tomadas por la empresa en la gestión de stocks son:

1. Nivel de servicio ofertado al cliente: es la relación que existe entre los productos disponibles en el almacén y los que espera encontrar en el momento de la compra. El nivel de servicio se refiere a la satisfacción que proporciona la empresa a sus clientes. 
2. Plazo de entrega de proveedores: el tiempo que transcurre desde que realizamos un pedido hasta que lo recibimos. 
3. Previsión de ventas de cada periodo: permite decidir el nivel óptimo de mercancías que se deben almacenar.
4. Costes de gestión y existencias: se originan por tener stock almacenado y hay cuatro tipos: 

1. Costes de adquisición: son los valores de la compra cuando la mercancía ha llegado al almacén de destino, es decir, el importe de la factura y los descuentos aplicados (flappers) + los gastos a cargo del comprador, tales como envases y embalajes. 
2. Costes de almacenaje: son los costes de mantenimiento que se producen por mantener los productos almacenados. Entre ellos se encuentran los costes del capital invertido, costes del riesgo del robo, costes del local, maquinaria … 
3. Coste de aprovisionamiento: gastos repetitivos que se originan en la sección de compras, cada vez que se realiza un pedido: gastos de teléfono, fax, material fungible (bolis, folios..)
4. Costes por rotura de stock: se producen cuando no se puede satisfacer la demanda por carecer de existencias. Se relacionan con los beneficios que dejara de obtener la empresa al obtener ventas durante el tiempo  que dure la rotura de stocks y la reacción del cliente.

LA GESTIÓN DE ALMACENAMIENTO EN LA INDUSTRIA ALIMENTARIA

Esta sujeta la introducción de mejoras contantes debido a la versatilidad de la demanda de productos. Estos cambios de gestión aceptan a las materias primas productos semielaborados y productos terminados y por tanto se deberán aplicar directrices que permitan perfeccionar las operaciones que componen las gestiones de almacenamiento. Para ello hay que tener en cuenta los siguientes factores: 

• Poner en valor la importancia del almacenamiento en si.
• Acordar un plan de gestión de demanda apropiado.
• Aplicar adecuadamente la rotación como herramienta para la comprobación  de la eficacia de la gestión del almacenamiento.
• Realizar registros creando información exacta para operar con niveles óptimos del inventario. 

La aplicación de sistemas informáticos permite optimizar al máximo los sistemas de gestión del almacén por lo que en general son competencias de empresas externas expertas en su implantación. Algunas de las carácterísticas principales de estos sistemas de gestión son: 

• Gestionar online y en tiempo real toda la información relacionada con las operaciones del almacén.
• Gestionar la documentación necesaria para cumplir con lo sistemas de control bajo la normativa europea.
• Gestionar la trazabilidad de las mercancías para suprimir cualquier riesgo en la entrega de productos defectuosos y aplicar las acciones necesarias para evitar discrepancias con los clientes.

ACTIVIDADES PRACTICAS

El tiempo que transcurre entre pedido y pedido se denomina periodo de reaprovisionamiento.

El punto de pedido (Pp)
Se calcula multiplicando la demanda media (Dm) por el plazo de entrega (Pe)
Y sumando el stock de seguridad (Ss) :

ACTIVIDAD 1: El hotel El Valle mantiene su actividad 365 días al año y necesita anualmente necesita 2550 paletillas de cordero lechal. El plazo de entrega del proveedor es de 5 días a partir de la emisión del pedido, aunque se negocian con el hasta dos días de plazo de retraso. 

1. ¿Qué stock de seguridad se necesita?

Dm= Cc / Nº DÍAS TRABAJADOS =   2550 / 365 =6,98 = 7

Ss = Dm x Pr = 7 x 2 = 14 paletillas 

2. ¿A qué nivel de existencias se debe emitir el pedido de reaprovisionamiento? 

Pp=  (Dm x Pe ) + Ss

Pp= ( 7 x 5 ) + 14

Pp= 35 +14 = 49 unidades 

ACTIVIDAD 2: Un bar mantiene su actividad durante 325 días al año y necesita anualmente 675 unidades de hígado de pato, el plazo de entrega del proveedor es a los 6 días de la emisión del pedido, aunque se puede retrasar hasta dos días.

1. ¿Qué stock de seguridad se necesita?

Dm = Cc / Nº días trabajados = 675 / 325 = 2,07  = 3

Ss=  Dm x Pr = 3 x 2= 6 unidades 

2. ¿A qué nivel de existencias se debe emitir el pedido de reaprovisionamiento? 

Pp= (Dm x Pe) + Ss = (3 x 6) + 6 = 24 unidades

ACTIVIDAD 3: La pastelería tattin mantiene su actividad durante 345 días al año y necesita anualmente 480 unidades de sacos de harina floja de 40Kg, el plazo de entrega del proveedor es de a los 4 días de las emisión del pedido aunque se negocian con el hasta 3 días de plazo de retraso. 

1. ¿Qué stock de seguridad se necesita?

Dm = Cc / Nº días trabajados = 480 / 345 = 2

Ss = Dm x Pr = 2 x 3 = 6 unidades

2. ¿A qué nivel de existencias se debe emitir el pedido de reaprovisionamiento? 

Pp= (Dm x Pe) + Ss = (2 x 4) + 6 = 14 unidades