17 Ago
PROCESO ADMINISTRATIVO
Actividades independientes usadas para el desarrollo de funciones planificadas, organiza, suministra personal y controla.
PLANIFICACIÓN:
¿qué se quiere hacer? ¿Qué se va a hacer?, establece metas, objeticos, estrategias y planes, define objetivos organizacionales y propone medios para lograrlo: se planea por 3 razones
1)fijar un rumbo general, 2)
Identifica y asigna recursos que se necesitan para alcanzar metas,
3)decide que actividades son necesarias, existen:
A) PLANES Estratégicos
Aplicados en toda la organización, establecen planes generales y posicionan a la organización en términos de su entorno.
B)PLANES OPERATIVOS
Especifican en detalle cómo se lograran los planes generales existen 3 diferencias en este tipo de planes:
A)Tiempo (corto plazo < a=»» 1=»» año),=»» largo=»» plazo=»»> a 5 años. B
) Especificidad
Específicos claramente definidos, direccional (establecen guías generales y son flexibles)
C)Frecuencia
De uso (uso único, para 1 situación) Permanente (Planes continuos de actividades repetidas)
ORGANIZACIÓN
¿Cómo se va a Hacer?, establece estructura y recursos humanos, ordena y distribuye el trabajo, crea una estructura de relaciones para que los empleados cumplan, realizan los planes y metas de gerencia, debe tener un organigrama claro influyen recursos humanos 8recluta, contrata, proceso de inducción, área de capacitación), el organigrama debe ser claro.
DIRECCIÓN
Verificar que se haga, Motivación, liderazgo, comunicación, comportamiento individual y de grupo, hace que los demás realicen las tareas para lograr los objetivos, no existe dirección si no se concluye la organización y planificación. Implica mandar, influir motivar a empleados, es una comunicación entre gerencia y empleados. Gerente 
Jefe Proyecto 
empleadoSus principios: De la armónía del objetivo:
Coordinación de intereses (dirección eficiente, encaminada a logros de objetivos generales) –Impersonalidad de mando:
Autoridad y su mando surgen como necesidad para obtener resultados. –
Supervisión directa
Apoyo y comunicación que se proporciona a subordinados durante ejecución de planes. –Vía jerárquica postula al apoyo y comunicación que se proporciona a subordinados durante ejecución de planes. –De resolución del conflicto:
Resuelve problemas que surgen durante la dirección administrativa. –Aprovechamiento de conflicto:
Experiencia, experimentación, investigación, aplica decisión.
CONTROL
¿Cómo se ha hecho?, Normas, medidas, comparaciones, acción. Se vigila el desempeño y emprende acciones correctivas.
1)Establece normas de desempeño,
2)mide resultados y los compara con las normas.
3)Toma medidas correctivas cuando no se cumple con las normas. Los gerentes participan en el control, ellos no saben si sus unidades funcionan como deben, transmite mensajes cuando las cosas no marchan de acuerdo a lo planeado. . Importante ya que enlaza las cadenas funcionales de las actividades de adm, es la única forma en que gerencia sabe si se cumple o no. Función del proceso administrativo, propósito que las acciones se desarrollen según lo planificado.
ETAPAS
Establece normas de control, mide actividades (confronta lo realizado con lo programado), evalúa actividades, corrección de desviaciones (adopta medidas correctivas para evitarlas al futuro).
TIPOS DE CONTROL: CUANTITATIVO
Define cantidad (ejemplo: viviendas que se construirán en un año)- LEGAL (Plan regulador, ordenanza, OGUC, enmiendas, decretos). –CALIDAD:
La pone el mandante a través de jefatura.
CONTABLE
Presupuesto asociado (no salirse de el).
TIEMPO
El tiempo de ejecución pensado y analizado.
CLASIFICACIÓN DE CONTROL: SEGÚN Ámbito
Interno (necesita vinculación con otras áreas) o externo (Mop, minvu, serviu, Contraloría (empresas publicas).
SEGÚN OPORTUNIDAD
Precio, posterior o simultaneo.
Evaluación
Proceso integral sistemático acumulativo y continuo que analiza el camino producido por la aplicación de un plan o programa.
OBJETIVOS
Compara impactos reales del proyecto con planes estratégicos. Enfocada a lo que se iba a hacer, lo que conseguiste y como lo conseguiste. Lo que un buen sistema evalúa es lo que permite alcanzar los objetivos y se hace por medio de una interacción entre jefatura y trabajador por retroalimentación mutua.
TIPO DE EVALUACIÓN
Cuantitativa y cualitativa. Evalúa estructura, proceso y resultados.
MECANISMOS DE EVALUACIÓN
Formativa
: tiene lugar durante la vida del proy. Con la intención de mejorar la estrategia o el modo de función del proy.
Conclusiva:
obteniendo aprendizaje a partir de un proy. Completado u organización que ya no este en funcionamiento. La evaluación es un proceso y no un suceso, es un medio no un fin sirve para medir:
EFICACIA en cuanto a producción y resulta de gran importancia.
EFECTIVIDAD logros obtenidos en relación con aquellos objetivos específicos que se habían establecido.
EL IMPACTO te informa sobre la influencia causada en la situación del problema que se intenta afrontar (si es útil o no la estrategia)
Además: –
Ayudarte a identificar problemas y sus causas -Sugerirte posibles soluciones para estos problemas -Plantear cuestiones sobe suposiciones y estrategias -Empujarte a reflexionar sobe adonde estas yendo y como llegar ahí-Proporcionarte info y compresión sobre un asunto -Animarte a actuar sobre esta info comprensión -Aumentar la probabilidad de que tengas una influencia de desarrollo positiva.
ISO
(
Organismo Internacional de Normalización)Surge por la necesidad de desarrollar y promover normas de uso común, de esta manera tanto PROVEEDOR como CLIENTE tendrían los mismos criterios de calidad y existiría confianza en la adquisición de los servicios o productos.
Iso 9000: –
ISO-9000 es un grupo de normas que establecen exigencias a los PROCESOS de una organización, para asegurar la calidad de los productos y servicios que entrega al cliente. Las Normas ISO-9000 son estándares, por lo cual pueden ser aplicadas en diferentes áreas de la industria tales como: Manufactureras (Calzado, textiles, constructoras, etc.) – Servicios (Hospitales, Universidades, hoteles etc.) -Servicios Públicos – Las Normas ISO-9000 contienen exigencias para los procesos, NO PARA PRODUCTOS.
Otras iso:
Normas ISO 14000: Gestión de Medio Ambiente – Normas OHSAS 18000: Gestión de Salud y Seguridad Ocupacional – Normas ISO 26000: Responsabilidad social y ética en el trabajo.
Requisitos para la certificación: –
sección 8: medición, análisis y mejora -sección 9: realización del producto -sección 6: gestión de recursos -sección 5: responsabilidad de la dirección -sección 4: sist. De gestión de calidad. –
Reglas básicas del nuevo enfoque:
Sección 3: terminología y definiciones -Seccion2: normas de referencia -Sección 1: objeto y campo de aplicación. –
Objetivos (sist de gestión de calidad)
1
Incrementar la excelencia del servicio, generando valor al cliente 2.Incrementar la eficiencia (mejoramiento de procesos y disminución de errores)
PRELIMINARES 9001:2008 1. Objeto y Campo de Aplicación –
Demostrar cumplimiento con requisitos del cliente y reglamentarios aplicables. -Excluir los requisitos de la norma no aplicables a la organización permitidos solo para el capítulo 7, sin afectar la capacidad o la responsabilidad para proporcionar productos que cumplan requisitos.
2. Referencias Normativas –
Identificar y aplicar las normas vigentes 3. Términos y Definiciones –
Proveedor – Organización – Cliente 8. Medición, Análisis Y MEJORA 8.2 Seguimiento y medición
Satisfacción del cliente-Auditoria interna -Seguimiento y medición de productos -Seguimiento y medición de procesos 8.3 Control de producto no conforme –
Se identifica y controla -Segrega, definen la responsabilidad -Disposición-Registros 8.4 Análisis de Datos (Demostrar la eficacia del sistema) –
Satisfacción del cliente -Conformidad con los requisitos -Carácterísticas y tendencias del proceso -Oportunidades de mejora -Proveedores 8.5 Mejora –
Política de Calidad -Objetivos de Calidad -Resultados de las Auditorias -Análisis de Datos -Acciones correctivas -Acciones preventivas -Revisiones por la Dirección al SGC8.5.2Acciones correctivas –
Revisar No Conformidades – Reclamos -Determinar causas de la No Conformidad -Determinar e implementar AC – Registrar y revisar las AC tomadas –
8.5.3Acciones preventivas –
Determinar las Potenciales No Conformidades -Evaluar la necesidad de actuar -Determinar e implementar AP -Registrar y revisar las AP tomadas
PROYECTOS: Las Tres Dimensiones
Toda dirección de Proyectos estaba limitada por tres restricciones básicas: Tiempo, Costo y Calidad; las cuales en su conjunto, eran denominadas Restricción Triple del Proyecto. Con el paso del tiempo se sumó una cuarta variable: El Alcance. Director de Proyectos se enfrenta al conflicto de poder manejar los intereses contrapuestos de cuatro variables o dimensiones: Alcance (definida por cliente), Plazo (parámetro de proyecto), Costo (parámetro de proyecto) y Calidad (definida por cliente), también denominadas Fuerzas Dinámicas. En su conjunto, se conocen como Desempeño. Con el paso del tiempo continúan siendo tres las variables esenciales, conocidas actualmente como: Tiempo, Costo y Desempeño (Alcance y Calidad). Una manera de investigar las causas del fracaso de un proyecto es analizar cómo se comportan estas tres dimensiones, las que deben mantenerse en equilibrio mientras se llega al objetivo.
RESTRICCIONES CLAVES DE UN PROYECTO:
Costo (del Proyecto):-
Laborales – No Laborales – Internos (horas) – Materiales, Equipo – Externos Contratados (horas, pesos, UF, dólares) – Software Adquirido, Licencias TIEMPO: –
Fecha Final pretendida del Proyecto – Gráfico de la Duración de las tareas. – Relaciones de tiempo –Desempeño –
Alcance (entregas, exclusiones) -Calidad (Métricas)
El Proyecto en su Contexto Un proyecto necesita de un equipo de trabajo para ser llevado a cabo y lo más importante, de una persona que lo dirija. El Project Mánager (PM), Director o Líder del Proyecto, es clave en todo este proceso. Un PM debe tener capacidad de liderazgo, de hecho, es decir, que los integrantes del grupo le reconozcan un poder de mando concreto. También requiere de una alta capacidad de comunicación, de rápida resolución de los problemas y de influencia sobre la organización.
Todo proyecto interactúa con una serie de grupos de interés que influyen positiva o negativamente en el alcance de sus objetivos. Entre los grupos de interés más carácterísticos de un proyecto encontramos a los dueños, el cliente, las instituciones financieras, las autoridades, el equipo de proyecto y la gerencia de Dirección de Proyectos, por nombrar algunos. Es decir, cualquier persona o instancia que se vea afectada, ya sea de forma negativa o positiva, por el proyecto.
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