11 Jun
TEMA 6
1. Terminología sobre documentos electrónicos
En las normas ISO de gestión de documentos existe un conjunto de términos relacionados con los documentos electrónicos. Por su contenido estos términos pueden ser clasificados en cuatro grandes categorías relacionadas con:
1.1 El objeto:
documento electrónico
Según Miguel Ángel Davarra existen:
1. Documentos electrónicos. Requieren el empleo de una máquina que funcione de forma electrónica (analógica o digital)
Para su utilización.
2. Documentos informáticos o digitales. Documentos electrónicos creados sobre la base de un código binario que precisan un ordenador para su uso.
3. Documentos telemáticos. Documentos analógicos o digitales que son transmitidos mediante un sistema electrónico.
Comúnmente se utiliza la expresión de documento electrónico para hacer referencia a los documentos informáticos o digitales.
Según la norma ISO 16175-1 es un “documento almacenado en un medio electrónico, producido, transmitido, gestionado y/o accesible a través de equipos informáticos”.
Existen diferentes tipos:
– Dependiendo de su composición:
•Documento electrónico.
Documento exclusivamente electrónico.
•Documento híbrido.
Formado por componentes electrónicos y no electrónicos.
•Documento compuesto.
Integrado por varios objetos electrónicos.
•Expediente electrónico.
Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo.
•Expediente híbrido.
Conjunto de documentos electrónicos y no electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo.
– Dependiendo de su origen
•Documentos realizados en formato digital.
Creados originalmente en un formato digital.
•Documentos originales no digitales.
Creados en formato no digital que son convertidos a un documento digital.
– Dependiendo de su validación
•Documentos electrónicos validados.
Que incluyen la firma electrónica en alguna de sus modalidades, de este modo un documento validado estará formado por el contenido, la firma o firmas y los metadatos oportunos
•Documentos electrónicos no validados.
Es posible diferenciar tres dimensiones:
1. La dimensión conceptual. Relativa al contenido del documento.
2. La dimensión lógica. Relativa al software que permite la interpretación y uso del documento.
3. La dimensión física. El hardware que necesitamos para utilizar el documento.
Sólo puede considerarse un documento en el momento en que es reproducido por un ordenador, por esta razón en el caso de los documentos electrónicos es fundamental no perder la capacidad de reproducirlos.
•Conversión.
Es una actividad de conservación a largo plazo que entraña la transformación de los documentos de un formato a otro.
•Migración.
Supone el paso de documentos de un sistema a otro sin modificar su formato.
La Comisión Europea se desarrolló en el año 2001 la especificación MoReq (Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo). MoReq se presenta como un documento que incide principalmente en los requerimientos funcionales que debe presentar un software que se utilice para la gestión de documentos.
En el ámbito de las normas ISO existen dos normas esenciales:
•La norma ISO 16175 para gestión de documentos en entornos de oficina electrónica:
Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 1: Generalidades y declaración de principios..
Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos.
Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 3: Directrices y requisitos funcionales para documentos en los sistemas de la organización.
•La norma ISO 23081 de metadatos, que se encuentra dividida en tres partes:
Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios.
Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implantación y conceptuales.
Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 3: Método de auto-evaluación.
3. Metadatos para la gestión de documentos
3.1 Concepto de metadatos
Cualquier documento es un conjunto de datos. De forma específica los metadatos son información estructurada sobre las características de un objeto analógico o digital que ayudan a identificar y gestionar ese recurso (RMMS).
Dependiendo de la forma de vinculación a los documentos, existen dos tipos de metadatos:
a) Los que son independientes o se encuentran exentos del documento que describen.
b) Los que están incrustados o incluidos en los propios documentos. Incrustar los metadatos en los propios documentos tiene varias ventajas: las actualizaciones de algunos metadatos son automáticas; con los metadatos vinculados el acceso a los documentos es directo; la vinculación entre la representación creada y los propios documentos es aún mayor.
La herramienta fundamental para incluir los metadatos en los documentos son los lenguajes de etiquetado, fundamentalmente XML, aunque su introducción se lleva a cabo mediante aplicaciones específicas que permiten una gestión más eficiente de los metadatos.
Los metadatos proporcionan toda la información necesaria para controlar las operaciones que se realizan sobre ellos a lo largo del tiempo.
a) Elementos de datos
b) Valores de datos
Los elementos de datos pueden tener sub-elementos o componentes.
Por ejemplo la fecha puede tener dos componentes: Fecha inicial y Fecha final.
Los valores de datos pueden ser dos tipos:
a) Datos en texto libre
b) Datos de un esquema de valor.
Es decir, datos controlados de algún modo:
a. Mediante un vocabulario controlado
i. Interno (del propio sistema)
ii. Externo (de carácter general, por ejemplo un tesauro).
b. Mediante una sintaxis de codificación
1. Los metadatos descriptivos, aquellos que describen los documentos, se utilizan con fines de localización y recuperación.
2. Los metadatos administrativos o de gestión describen el contexto de creación y uso del documento electrónico y permiten gestionarlo a lo largo de su ciclo de vida. Según el modelo OAIS existen cuatro tipos:
a. Información de referencia. Identificador único del documento en el sistema
b. Información de contexto. Información sobre la estructura en la que se encuentra el documento descrito.
c. Información de procedencia. Información sobre la producción y la historia del documento.
d. Información de integridad. Información que garantiza la integridad y autenticidad del documento.
Describen la estructura del documento y permiten su conservación a largo plazo, en definitiva, según el modelo PREMIS, es la información que permite conseguir una preservación digital a largo plazo.
1. Terminología sobre documentos electrónicos
En las normas ISO de gestión de documentos existe un conjunto de términos relacionados con los documentos electrónicos. Por su contenido estos términos pueden ser clasificados en cuatro grandes categorías relacionadas con:
1.1 El objeto:
documento electrónico
Según Miguel Ángel Davarra existen:
1. Documentos electrónicos. Requieren el empleo de una máquina que funcione de forma electrónica (analógica o digital)
Para su utilización.
2. Documentos informáticos o digitales. Documentos electrónicos creados sobre la base de un código binario que precisan un ordenador para su uso.
3. Documentos telemáticos. Documentos analógicos o digitales que son transmitidos mediante un sistema electrónico.
Comúnmente se utiliza la expresión de documento electrónico para hacer referencia a los documentos informáticos o digitales.
Según la norma ISO 16175-1 es un “documento almacenado en un medio electrónico, producido, transmitido, gestionado y/o accesible a través de equipos informáticos”.
Existen diferentes tipos:
– Dependiendo de su composición:
•Documento electrónico.
Documento exclusivamente electrónico.
•Documento híbrido.
Formado por componentes electrónicos y no electrónicos.
•Documento compuesto.
Integrado por varios objetos electrónicos.
•Expediente electrónico.
Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo.
•Expediente híbrido.
Conjunto de documentos electrónicos y no electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo.
– Dependiendo de su origen
•Documentos realizados en formato digital.
Creados originalmente en un formato digital.
•Documentos originales no digitales.
Creados en formato no digital que son convertidos a un documento digital.
– Dependiendo de su validación
•Documentos electrónicos validados.
Que incluyen la firma electrónica en alguna de sus modalidades, de este modo un documento validado estará formado por el contenido, la firma o firmas y los metadatos oportunos
•Documentos electrónicos no validados.
Es posible diferenciar tres dimensiones:
1. La dimensión conceptual. Relativa al contenido del documento.
2. La dimensión lógica. Relativa al software que permite la interpretación y uso del documento.
3. La dimensión física. El hardware que necesitamos para utilizar el documento.
Sólo puede considerarse un documento en el momento en que es reproducido por un ordenador, por esta razón en el caso de los documentos electrónicos es fundamental no perder la capacidad de reproducirlos.
1.2 Procesos de gestión de documentos electrónicos
Todos los procesos de gestión de documentos también deben ser aplicados a los documentos electrónicos. Existen algunos procesos específicos de los documentos electrónicos: la digitalización y la conservación a largo plazo (o preservación digital). Existen actividades específicas de preservación digital que sí requieren alguna explicación complementaria:•Conversión.
Es una actividad de conservación a largo plazo que entraña la transformación de los documentos de un formato a otro.
•Migración.
Supone el paso de documentos de un sistema a otro sin modificar su formato.
1.3 Elementos técnicos de gestión de documentos electrónicos
Para la gestión de los documentos electrónicos existe un elemento técnico esencial: los metadatos.1.4 Sistemas de gestión de documentos electrónicos
Un sistema que gestiona documentos electrónicos es, según ISO 16175-1, un “sistema automatizado cuya función principal es gestionar la creación, uso, mantenimiento y disposición de los documentos creados electrónicamente a efectos de proporcionar evidencia de las actividades de negocio”. Un sistema de estas características exige integrar en un sistema único las aplicaciones de gestión de documentos y las aplicaciones de gestión, tanto de software comercial como de software propietario.2. Fuentes Normativas para la gestión de documentos electrónicos
El Consejo Internacional de Archivos publicó en 1997 una Guía para la gestión de documentos electrónicos. Se publicó, en 2005 un Manual de documentos electrónicos.La Comisión Europea se desarrolló en el año 2001 la especificación MoReq (Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo). MoReq se presenta como un documento que incide principalmente en los requerimientos funcionales que debe presentar un software que se utilice para la gestión de documentos.
En el ámbito de las normas ISO existen dos normas esenciales:
•La norma ISO 16175 para gestión de documentos en entornos de oficina electrónica:
1. UNE-ISO 16175-1:2012
Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 1: Generalidades y declaración de principios..
2. UNE-ISO 16175-2:2012
Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos.
3. UNE-ISO 16175-3:2012
Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 3: Directrices y requisitos funcionales para documentos en los sistemas de la organización.
•La norma ISO 23081 de metadatos, que se encuentra dividida en tres partes:
1. UNE-ISO 23081-1
Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios.
2. UNE-ISO 23081-2
Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implantación y conceptuales.
3. UNE-ISO 23081-3
Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 3: Método de auto-evaluación.
3. Metadatos para la gestión de documentos
3.1 Concepto de metadatos
Cualquier documento es un conjunto de datos. De forma específica los metadatos son información estructurada sobre las características de un objeto analógico o digital que ayudan a identificar y gestionar ese recurso (RMMS).
Dependiendo de la forma de vinculación a los documentos, existen dos tipos de metadatos:
a) Los que son independientes o se encuentran exentos del documento que describen.
b) Los que están incrustados o incluidos en los propios documentos. Incrustar los metadatos en los propios documentos tiene varias ventajas: las actualizaciones de algunos metadatos son automáticas; con los metadatos vinculados el acceso a los documentos es directo; la vinculación entre la representación creada y los propios documentos es aún mayor.
La herramienta fundamental para incluir los metadatos en los documentos son los lenguajes de etiquetado, fundamentalmente XML, aunque su introducción se lleva a cabo mediante aplicaciones específicas que permiten una gestión más eficiente de los metadatos.
Los metadatos proporcionan toda la información necesaria para controlar las operaciones que se realizan sobre ellos a lo largo del tiempo.
3.2 Estructura de los metadatos
Desde el punto de vista estructural un metadato está formado por dos elementos:a) Elementos de datos
b) Valores de datos
Los elementos de datos pueden tener sub-elementos o componentes.
Por ejemplo la fecha puede tener dos componentes: Fecha inicial y Fecha final.
Los valores de datos pueden ser dos tipos:
a) Datos en texto libre
b) Datos de un esquema de valor.
Es decir, datos controlados de algún modo:
a. Mediante un vocabulario controlado
i. Interno (del propio sistema)
ii. Externo (de carácter general, por ejemplo un tesauro).
b. Mediante una sintaxis de codificación
3.3 Tipos de metadatos
Dependiendo de la finalidad perseguida, podemos diferenciar tres tipos de metadatos:1. Los metadatos descriptivos, aquellos que describen los documentos, se utilizan con fines de localización y recuperación.
2. Los metadatos administrativos o de gestión describen el contexto de creación y uso del documento electrónico y permiten gestionarlo a lo largo de su ciclo de vida. Según el modelo OAIS existen cuatro tipos:
a. Información de referencia. Identificador único del documento en el sistema
b. Información de contexto. Información sobre la estructura en la que se encuentra el documento descrito.
c. Información de procedencia. Información sobre la producción y la historia del documento.
d. Información de integridad. Información que garantiza la integridad y autenticidad del documento.
3. Los metadatos tecnológicos o de preservación
Describen la estructura del documento y permiten su conservación a largo plazo, en definitiva, según el modelo PREMIS, es la información que permite conseguir una preservación digital a largo plazo.
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