Sistemas de Información: Clave para la Toma de Decisiones y el Éxito Empresarial

Los Sistemas de Información (SI) surgen de la necesidad de obtener información relevante para la toma de decisiones, condicionando el éxito en la empresa. La globalización y las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) se han convertido en el motor del cambio, proporcionando ventajas competitivas. Los SI son vitales para desarrollar una estrategia empresarial efectiva y hacer frente a la competencia.

Niveles de Sistemas de Información en la Empresa

• Nivel Estratégico (Alta Dirección): Ejemplo: previsión de ventas y planificación estratégica.
  • ESS (Executive Support Systems): Sistemas de Apoyo a Ejecutivos. Desventajas: altos costos de mantenimiento y necesidad de un amplio staff de apoyo.
• Nivel de Administración (Mandos Intermedios): Ejemplo: programación de la producción, presupuesto anual.
  • MIS (Management Information Systems): Sistemas de Información Gerencial. Características: proceso estructurado, lento, costoso y rutinario.
  • DSS (Decision Support Systems): Sistemas de Apoyo a Decisiones. Características: no estructurado, rápido, específico y flexible. Proceso: Problema  Soluciones  Solución final  Verificar.
• Nivel de Conocimiento (Técnicos): Ejemplo: ingeniería, documentación y agenda electrónica.
  • KWS (Knowledge Work Systems): Sistemas de Trabajo de Conocimientos.
  • OAS (Office Automation Systems): Sistemas de Automatización de Oficinas.
• Nivel Operativo (Operativos): Ejemplo: órdenes de pedido, nómina y facturación.
  • TPS (Transaction Processing Systems): Sistemas de Procesamiento de Transacciones.

ERP: Integración y Optimización de Procesos de Negocio

ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta que integra los procesos de negocio y optimiza los recursos disponibles. Utiliza una infraestructura de TI común para toda la empresa y se concreta en un software a medio camino entre estándar y hecho a medida.

Aspectos Clave de los Sistemas ERP

• Integración de la información: Una única base de datos (BBDD) que proporciona acceso a cualquier proceso que lo necesite.
• Modularidad: Se puede implantar por módulos sin perder la integridad.

Estructura de un Sistema ERP

• Sistema básico
• Principales módulos: Producción, Aprovisionamiento (materias primas, subcontrataciones, etc.), Finanzas (flujos de caja, etc.), Ventas, Recursos Humanos (RRHH).
• Otros módulos: Mantenimiento, Gestión de proyectos, Servicio postventa y soporte, Herramientas de desarrollo.

Criterios para la Elección de un Sistema ERP

Funcionalidad, criterios técnicos, criterios económicos, facilidad de uso de las herramientas, proveedores, referencias de implantación en el sector.

Fases de Implantación de un Sistema ERP

1. Definición del proyecto: Análisis de la situación de la empresa y memorando del proyecto.
2. Preparación de la implantación: Revisión de políticas operativas y generación de prototipo.
3. Desarrollo y confirmación: Generación de BBDD, pruebas y formación de usuarios.
4. Implantación

Ventajas y Desventajas de los Sistemas ERP

Ventajas (PROS):

• Soporte completo con un solo ERP.
• Simplifica y estandariza los sistemas.
• Facilita la actualización de los sistemas.
• Reduce el coste de las operaciones de TI y el personal de mantenimiento del SI.
• Integración de todos los procesos y datos, mejorando la integración global.
• Ayuda a la toma de decisiones, aportando ventajas competitivas.
• Engloba las mejores prácticas para diferentes procesos, minimizando sus costes.

Desventajas (CONTRAS):

• Solo al alcance de las grandes empresas.
• El futuro de los ERP no está claro.
• Implementación muy cara y laboriosa.
• Actualización del ERP lenta.
• No se han obtenido los retornos de inversión previstos.
• Algunas empresas han abandonado sus negocios debido a la implementación de un ERP.
• Incrementan los costes de TI.
• Además del ERP, se necesitan más aplicaciones para su correcto funcionamiento.

Los ERP actuales incluyen el soporte y la integración de las actividades de los proveedores (SCM = Gestión de la Cadena de Suministro) y distribuidores (CRM = Gestión de la Relación con los Consumidores).

CRM: Gestión de la Relación con los Consumidores

CRM (Customer Relationship Management) consiste en maximizar la información disponible de los clientes, mejorando el conocimiento que se tiene de cada uno y, a partir de ese conocimiento, crear relaciones rentables y duraderas. Para ello, hay que ser capaz de anticiparse a sus necesidades futuras.

Comparativa: ERP vs. SCM

Sistemas Transaccionales vs. Sistemas Informacionales

Sistemas Transaccionales:

• Procesan datos.
• Registran los eventos de negocio.
• Poca atención a los datos.
• Dan información básica de gestión.
• Garantizan los datos y los tiempos de respuesta.
• Usuarios con baja responsabilidad en la toma de decisiones.

Sistemas Informacionales:

• Ayudan a tomar decisiones.
• Analizan los datos y simulan alternativas.
• Trabajan con grandes volúmenes de datos y están especializados en la consulta de ellos.
• Enfoque al presente y futuro.
• Flexibles.
• Usuarios con alta responsabilidad en la toma de decisiones.

Data Warehousing y Business Intelligence

Los Sistemas de Data Warehousing (DW) son el núcleo de los SI y sus aplicaciones de Business Intelligence (BI) (Inteligencia Empresarial), que es un conjunto de herramientas para la explotación de información. Son almacenes de datos procedentes de los sistemas transaccionales o de fuentes externas, los cuales son solo de lectura y no modificables. Hacen uso del metadato para hacer referencia a la información que se guarda sobre los propios datos.

Elementos de los Sistemas de Data Warehousing

• Tecnología y gestión de grandes volúmenes de datos (herramientas de consulta e impresión).
• Análisis de datos: análisis multidimensional OLAP.
• Software de consulta asequible al usuario final (herramientas de Data Mining).

Beneficios del Data Warehousing

• Se dispone de la información necesaria más rápido y con el mínimo esfuerzo.
• Se dedica más tiempo al análisis y menos a la búsqueda.
• Se conoce mejor el comportamiento de los clientes.
• Es posible detectar tendencias y realizar previsiones.
• Facilita la toma de decisiones.

Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas (CVDS)

El Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas (CVDS) es el proceso por el cual analistas, ingenieros de software, programadores y usuarios elaboran los SI.

Principios Esenciales para el Éxito en el Diseño y Desarrollo de Sistemas de Información

1. Implicar al usuario: Con encuestas, mostrándoles las mejoras del software, identificando sus necesidades y evaluando cuáles se pueden satisfacer en función del coste, etc.
2. Aplicar métodos de resolución de problemas.
3. Definir fases y actividades:
   1. Planificación: Estudio detallado del cambio.
   2. Análisis: Qué debe hacer el SI para satisfacer los requerimientos de información.
   3. Diseño: Cómo satisface el SI las necesidades.
   4. Implantación: Puesta en funcionamiento.
   5. Soporte: Mantenimiento.
4. Establecer normas de desarrollo y documentación: Se debe usar una misma forma de trabajo para que todos los usuarios se entiendan.
5. Justificar la rentabilidad: La implantación del software debe resultar rentable para la empresa.
6. No tener miedo a cancelar o revisar el proyecto: Deben hacerse revisiones al finalizar cada fase para evitar que el proyecto se desvíe y se cancele por no ajustarse a los objetivos iniciales.
7. Divide y vencerás: Dividir el sistema grande en varios más pequeños facilita la resolución de problemas.
8. Diseñar sistemas que puedan crecer o cambiar: Los sistemas deben adaptarse continuamente.

E-Business: Maximizando el Valor del Cliente con Tecnología

El E-Business es todo modelo de negocio que usa tecnología para maximizar el valor del cliente. Se hace uso de Internet para tener una completa conexión con los clientes y tener integradas sus aplicaciones para compartir información. Es una estrategia completa. Se centra en todos los aspectos de la cadena de suministro de una empresa: e-Procurement, e-Fulfillment (obtención de materias primas, fabricación y distribución), e-Commerce. El e-Business logra la integración de los proveedores, la relación con clientes y los canales de distribución, incrementando el valor del producto final.

E-Commerce: Compra y Venta en el Entorno Digital

• El E-Commerce es comprar y vender a través de un medio digital. Forma parte del e-Business.
• Características del E-Commerce: Tienda virtual, catálogo de productos online, pagos electrónicos a través de la web, seguimiento del pedido en tiempo real, información específica para cada cliente.
• Ventajas del E-Commerce: Ahorros asociados a los procesos de recepción de pedidos, mayor información de los productos, constante actualización de catálogos, productos personalizables, mejor información sobre hábitos de consumo, servicios adicionales a la venta.
• Realidad del E-Commerce: Problemas de las páginas web, tiempo “real” de una compra por internet, la visibilidad del stock no está perfectamente implantada, el plazo de entregas no siempre es real, costes de envío elevados.
• Nuevos Retos del E-Commerce: Elaborar una estimación de los clientes potenciales, evaluar los costes reales de cada venta, elaborar estrategias para mantener a los clientes, diseñar páginas web atractivas, elaborar planes de marketing adecuados a los clientes, asegurar pagos electrónicos seguros, extrapolar patrones de ventas.
• Categorías del E-Commerce: B2C, B2B, C2C, C2B, A2B/C/A, P2P, B2E.

E-Procurement: Compras y Ventas a través de Internet

El E-Procurement es el método de realizar una compra/venta a través de Internet. Los proveedores proponen al cliente un servicio a un precio. Para realizar la transacción, proveedor y cliente hacen uso de e-markets o portales verticales.

Ventajas del E-Procurement

• Ahorros tangibles.
• Mayor competitividad.
• Mayor número de proveedores.
• Procesos estandarizados.
• Tiempos reducidos.

Desventajas del E-Procurement

• Problemas de monopolio.
• Seguridad.
• Falta de negociación cara a cara.
• Mecanismos rígidos y estandarizados.
• Faltan soluciones específicas para determinados mercados.

E-Fulfillment: Completando Órdenes en el Comercio Electrónico

El E-Fulfillment es el método de completar una orden recibida a través de internet. Representa todas las operaciones que hay que realizar para poder entregar un pedido con las condiciones pactadas con el cliente (precio, plazo, calidad, etc.).

Etiquetas: comercio electrónico, CRM, ERP, SCM, Sistemas de información