El proceso de compras

Las palabras clave del aprovisionamiento son “coste”, “calidad” y “plazos”; por eso, cuando la empresa necesita adquirir bienes o servicios tiene que dar los pasos necesarios para encontrar los proveedores que fabrican o venden los materiales, y debe hacer un estudio de las ofertas recibidas, seleccionar al proveedor, negociar la compra, etc.

El proceso de compras consta de las siguientes fases:

1.- Planificación de las compras: cosiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades; de esta forma puede informarse sobre los productos existentes en el mercado y estar preparado antes de que surja la necesidad.

2.- Análisis de las necesidades: las compras, generalmente, se centralizan en el departamento de compras o aprovisionamiento. Éste recibe de los distintos usuarios internos (fabricación, almacén, ventas…) los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.

3.- Solicitud de ofertas y presupuesto: cuando se trata de una compra de alto coste o se adquiere por primera vez un producto, la solicitud de ofertas y presupuesto es un paso obligado para evitar tomar decisiones que pueden afectar a la economía de la empresa.

4.- Evaluación de las ofertas recibidas: una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.

5.- Selección del proveedor: los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.

6.- Negociación de las condiciones: durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.

7.- Solicitud del pedido: cuando el comprador y el vendedor han llegado a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes.

8.- Seguimiento del pedido y los acuerdos: el seguimiento se hace para verificarse que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las carácterísticas detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal (industrial, comercial o servicios). La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto; estos componentes son muchos y variados y es necesario ajustar al máximo la relación calidad-precio de las materias primas para no encarecer el coste final. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo, debido a la fuerte competencia que existe entre las empresas que dirigen sus ventas al consumidor final. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente, disponiendo de los medios que permitan cumplir los objetivos.

Análisis de las necesidades

El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificación. El proceso suele ser el siguiente:

• Dar preferencia a as solicitudes de materiales cuyas existencias se encuentren bajo mínimos.
• Comprobar  si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un artículo que se compra por primera vez.
• Clasificar los boletines por materiales homogéneos, por artículos, por materiales que suministran varios proveedores o por productos importados.
• Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.

El siguiente paso será decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc. Cuando en e aprovisionamiento están implicadas las secciones de fabricación, almacén y ventas, la respuesta a preguntas del tipo qué cantidad comprar, cuándo solicitar el pedido, a qué precio, generalmente se resuelven en el departamento técnico o en el de ventas.

Las condiciones que se toman respecto a la cantidad de cada pedido, o si conviene hacer un solo pedido en varias entregas, afectarán al resto del proceso de compras, por eso se utiliza información de los archivos de la empresa, junto con el sistema de almacenaje, la política de compras y la situación económica.

Solicitud de ofertas y presupuesto

La fase de petición de ofertas y presupuesto se realiza en los casos siguientes:

-Cuando inicia por primera vez la actividad.

-Cuando tiene que comprar un producto nuevo.

-Cuando no estamos contentos con los proveedores habituales.

-Para ampliar la cartera de proveedores.

-Para responder a la publicidad recibida.

Debido a que el proceso de de petición de ofertas supone un coste económico, nos aseguraremos de enviar la solicitud sólo a los proveedores cuya respuesta incluya una oferta de nuestro interés.

Dependiendo de la política de compras que adopte la empresa también existen varios factores que influyen cuando se decide comprar al fabricante, al mayorista o a ambos, los cuales son:

-El tipo de producto.

-La cantidad solicitada en cada pedido.

-La ubicación de la tienda.

-Los servicios ofrecidos por el proveedor.

Etiquetas: Carta de solicitud de oferta a un proveedor, Negociación de ofertas, Nota de entrega, Planificación de compras