01 Abr
El departamento de ventas
1. Introducción
El departamento de ventas es aquella unidad de la organización de la empresa que tiene asociado un capital humano especializado y unos recursos para situar los productos de la empresa en el mercado de tal modo que cumpla con los objetivos que tiene asignados
El departamento de ventas debe estar bien sincronizado y comunicado tanto a nivel interno como con el resto de departamentos
2. El departamento de ventas. Funciones
Función de captación de clientes potenciales
Los clientes potenciales de la empresa son aquellas personas físicas o jurídicas que, por sus carácterísticas, podrían estar interesadas en los productos de la empresa
Función de fidelización de los clientes potenciales
Cliente real????es aquella persona física o jurídica que ha adquirido al menos una vez algún producto de la empresa
Cliente fidelizado????es aquel que adquiere con cierta frecuencia algún o algunos productos de la empresa
Función de análisis y seguimiento del mercado
Es fundamental para el departamento de ventas tener un acceso continuo y eficiente a toda la información posible del mercado, dispone de fuentes de información internas y externas
Fuentes de información internas
Ficha de seguimiento de clientes
Recoge todas las compras realizada por un determinado cliente, especificando las condiciones, contiene dos tipos de datos
Datos de registro: datos propios del cliente
Datos operativos: datos numéricos (historial de número de unidades vendidas en un periodo determinado) o tipo descriptivo (forma de pago que se utiliza con el cliente)
Ficha de seguimiento de productos
Ofrece seguimiento del volumen de ventas de un producto, es importante conocer el número de unidades, el número de clientes que adquiere el producto y su evolución histórica
Ficha de reuniones internas
Son las informaciones intercambiadas entre los miembros del departamento de ventas, o entre ellos y trabajadores de otros departamentos
Fuentes de información externas
Asociaciones sectoriales y cámaras de comercio
Agrupan y asesoran empresas de un mismo sector
Dan la posibilidad de acceder a información propia del sector y de los diferentes mercados que lo componen
Empresas especializadas en estudios de mercado
Realizan estudios de mercado
Analizan todos los componentes que concurren en un determinado mercado
Administraciones públicas
Asesoran a las empresas que actúan en el ámbito geográfico en las que la Administración pública tiene competencia, ya sea el Estado, Comunidades Autónomas, Diputaciones Provinciales o Ayuntamientos
También se puede acudir a publicaciones especializadas, o programas de radio y televisión que traten temas referentes a la empresa o a páginas web sobre economía
Función de gestión administrativa de los procesos de ventas
Vendedores y representantes
El propio vendedor o representante asume la gestión administrativa de los documentos derivados de su acción de ventas
Ocurre en empresas pequeñas o medianas con un bajo volumen de trabajadores
Administrativos del departamento de ventas
Se destina personal administrativo para gestionar un alto volumen de documentos y cartas, liberando de estas tareas a vendedores y representantes
Ocurre en empresas medianas o grandes con un alto volumen de trabajadores
3. Funciones del director de ventas
El responsable de todos los `procesos y de todo el personal propio del departamento de ventas es el director de ventas o director comercial
Función de gestión del proceso de ventas
Objetivos: consiste en determinar los objetivos del departamento y el plazo de tiempo previsto para conseguirlos
Determinación del presupuesto del proceso de ventas: el director de ventas debe de determinar los gastos necesarios para conseguir esos objetivos y ponerlo en conocimiento de la directiva de la empresa para su autorización
Supervisión y seguimiento del proceso de ventas: controlar que los recursos asignados al departamento se están utilizando de manera eficiente para conseguir los objetivos y dentro del plazo estimulado
Función gestión del personal de ventas
Selección del personal de ventas
Supervisión y seguimiento del personal de ventas
Establecer la política de retribución e incentivos
4. Planificación de las ventas. Objetivos
Planificar es el conjunto de decisiones destinadas a asignar recursos para cumplir unos objetivos establecidos en un periodo de tiempo determinado
Recursos: conjunto de bienes materiales que, asignados y utilizados por el factor humano, facilitan y posibilitan la consecución de objetivos
Temporalización: entendemos como temporalizar la acción de asignar plazos definidos de tiempo a un proceso
5. Factores que condicionan la organización del departamento de ventas
A. Tamaño de la empresa
Microempresa
Trabajadores: 10 o menos
Volumen de ventas: igual o menos de 2 millones de €
Pequeñas
Trabajadores: más de 10 y menos de 50
Volumen de ventas: más de 2 pero igual o menos de 10 millones de €
Medianas
Trabajadores: más de 50 pero menos de 250
Volumen de ventas: más de 10 pero igual o menos de 50 millones de €
Grandes
Trabajadores: más de 250
Volumen de ventas: más de 50 millones de €
B. Producto de la empresa
La cantidad de tipos diferentes de productos que la empresa oferta será también determinante para la estructura organizativa del departamento de ventas
C. Ubicación geográfica de clientes
Hay que tener en cuenta la idiosincrasia propia de cada zona, en el momento de intentar conectar el producto con un área geográfica determinada
D. Tipología de los clientes
Aquí tenemos en cuenta las tipologías de clientes atendiendo a sus particularidades como empresa, como entidad y a la posición que ocupan dentro del canal de distribución
Se encuentran básicamente estos tipos de clientes según su posición en el canal de distribución
Productor
Mayoristas
Minoristas
Consumidor final
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