Tipos de Documentación Clínica y No Sanitaria

Documentación Clínica Intrahospitalaria

Los documentos se generan por la atención del paciente y sirven para la comunicación entre los profesionales de diferentes servicios del mismo centro hospitalario. Ejemplos:

• Solicitud de dietas
• Solicitud servicio de farmacia
• Solicitud material de almacén
• Solicitud material de esterilización
• Solicitud de lavandería y lencería
• Plantilla de turnos de trabajo
• Guía de acogida del paciente

Documentación Clínica Extrahospitalaria

Documentos que se relacionan con la gestión sanitaria que el paciente necesita para su asistencia o se genera a partir de esta. Ejemplos:

• Tarjeta sanitaria
• Receta médica
• Justificante médico
• Parte de incapacidad laboral
• Parte juzgado de guardia
• Hoja de reclamaciones y sugerencias
• Enfermedades de declaración obligatoria
• Certificado de defunción

Documentación Clínica Intercentros

Facilita la comunicación entre centros relacionados o entre comunidades autónomas. Ejemplos:

• Solicitudes de derivación
• Transporte sanitario

Documentación No Sanitaria

Hace referencia a los documentos que podemos encontrar en cualquier otro tipo de empresa que no sea de la sanidad.

• Agenda de citas: Se registra el nombre del paciente, el día y la hora, el motivo de consulta y la compañía de seguros.
• Cartas comerciales: Tienen una cabecera (con el membrete, el nombre y la dirección del destinatario), cuerpo o contenido (con el saludo, el texto y la despedida) y pie o parte final (con la firma).

Gestión de Almacén Sanitario

Espacio físico donde se depositan los productos, materiales y equipos necesarios.

Tipos de Almacén

• Almacén central: Almacenamiento de grandes cantidades, sirven a más de un hospital.
• Almacén general: Su tamaño se adapta al espacio y volumen de demanda, se encuentra dentro del hospital pero separado de las demás instalaciones.
• Almacén pequeño: Disponen de existencias mínimas, almacenes de planta, reposición frecuente.

Funciones de Productos

• Comida: Se sitúan cerca de la cocina, contienen alimentos y bebidas.
• Farmacia: Productos farmacéuticos.
• Lencería: Hay uno por planta, incluyen ropa de cama y aseo para los pacientes, así como ropa para los sanitarios.
• Combustibles: Gas y gasolina.

Tipos de Almacenes según Acceso

• Cerrados: Su acceso es restringido y se encuentran controlados.
• Abiertos: Su acceso no es restringido y no hay control exhaustivo de los materiales.

Funciones del Almacén

• Solicitar productos o mercancías a los proveedores.
• Recibir y controlar el estado de la mercancía.
• Rechazar el material defectuoso.
• Conservar los productos en condiciones necesarias.
• Abastecer los servicios de los productos que precisen.
• Registrar el movimiento de los materiales.
• Evitar pérdidas.
• Controlar existencias.
• Revisar periódicamente los productos para retirar los caducados.
• Elaborar la documentación para llevar buen control y gestión de las existencias.

Gestión de Stocks

Son los artículos que se encuentran en el almacén disponibles a la espera de ser utilizados.

• Stock normal: Permite mantener la actividad normal y cubrir las demandas.
• Stock extraordinario: Necesario para mantener una demanda aumentada.
• Stock máximo: Cantidad máxima almacenada. Se debe tener en cuenta la capacidad de almacén y coste de su compra y almacenaje.
• Stock mínimo: Cantidad mínima que permite el suministro correcto. Cuando llega a esa cantidad hay que pedir un nuevo pedido.
• Stock de seguridad: Evita la rotura de stock. Permite atender el aumento de demanda o retrasos en los plazos de entrega.
• Rotura de stock: No hay productos en el almacén.
• Stock cero: Productos que llegan al almacén solo cuando son necesarios.
• Punto de pedido: Momento en el que el producto llega a una cantidad que se ha determinado y es necesario comprar productos.

Métodos de Valoración de Existencias

• Precio unitario: Compra de los productos teniendo en cuenta los descuentos. Se conoce como coste directo.
• Gastos de almacenamiento: Medidas de acondicionamiento, recursos humanos, impuestos, alquileres. Se conoce como coste indirecto.
• Método fijo: Se consumen primero las existencias más antiguas. Se valora el precio más antiguo.
• Método PMP: Valora el material almacenado calculando la media del precio pagado por cada unidad almacenada.

Calificación ABC

• Grupo A: Material de precio elevado, número pequeño de unidades.
• Grupo B: Valor y cantidad intermedia.
• Grupo C: Poco valor, pero gran cantidad de unidades por alta demanda.

Caja de Medicamentos

Información que contiene:

• Nombre del medicamento
• Código nacional
• Leyenda identificadora del tipo de medicamento
• Indicación de uso
• Lote y fecha de caducidad
• Símbolos especiales
• Composición del medicamento
• Vía de administración
• Principio activo
• Siglas
• Símbolo SIGRE

Documentos Comerciales

Presupuesto

Documento informativo, no tiene validez hasta que el cliente lo acepte. Debe incluir:

• Datos del comprador: nombre, dirección y DNI.
• Datos del vendedor: nombre, NIF, dirección y datos del contacto.
• Fecha de emisión del presupuesto y su validez.
• Formas de pago.
• Transporte o plazos.
• Si tiene impuestos o no.

Pedido

Documento que realiza quien ha tomado la decisión de comprar una mercancía.

• Pedido en firme: Cuando el comprador y vendedor están de acuerdo con las condiciones de la operación.
• Pedido condicional: Cuando el comprador solicita al vendedor una serie de condiciones como un descuento, unos plazos de entrega, formas de pago. Este tipo de pedido se llama propuesta de pedido.

Albarán

Documento que detalla la mercancía que sale del almacén del vendedor para ser entregada al comprador. Información que debe tener:

• Datos del vendedor y comprador.
• Número identificativo del albarán.
• Lugar y fecha de emisión del albarán.
• Lugar y fecha de entrega del albarán.
• Descripción de mercancía, cantidad, importe total.
• Firma y sello del comprador.
• Observaciones.

Factura

Documento de carácter obligatorio. La empresa debe emitirla y es apto legalmente para reflejar operaciones de compraventa. Datos que debe tener:

• Número de la factura.
• Datos del emisor: nombre completo, dirección y NIF.
• Datos del cliente: nombre completo, dirección y NIF.
• Lugar y fecha de emisión de la factura.
• Descripción detallada de los servicios prestados o mercancía entregada.
• Código, cantidad, precio, descuentos, IVA, importe total a pagar.

Formas de Pago

• Pago en efectivo
• Cheque o pagaré
• Transferencia bancaria
• Domiciliación bancaria

El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido)

Es un impuesto indirecto.

Tipos de IVA

• IVA General (21%):
  • Material sanitario para el COVID-19 entregado en entidades de derecho público, clínicas o centros hospitalarios desde el 23/04/20 hasta el 30/04/21 tributa al 0%.
  • Mascarillas quirúrgicas desechables entregadas a otros destinatarios desde el 19/11/20 hasta el 31/12/21 se aplica el 4%.
  • Accesorios, recambios y piezas de repuesto de equipos médicos, aparatos y instrumental sanitario.
  • Asistencia sanitaria, dental y curas termales que no gocen de extinción.
  • Sustancias medicinales, principios activos y productos intermedios.
• IVA Reducido (10%):
  • Productos farmacéuticos de uso directo por el consumidor final.
  • Equipos médicos, aparatos y demás instrumental diseñados por sus características para uso personal y exclusivo de personas con deficiencias físicas, mentales, intelectuales o sensoriales.
• IVA Superreducido (4%):
  • Medicamentos de uso humano.
  • Prótesis e implantes internos para personas con discapacidad.
  • Servicios de teleasistencia, ayuda a domicilio, centro de día y de noche, y residencias en plazas concertadas o mediante precios derivados de un concurso administrativo.
• Desde el 24/12/20 hasta el 31/12/22 tributan al 0%: Productos sanitarios para diagnóstico in vitro de COVID, vacunas contra el COVID y servicios de transporte y almacenamiento relacionados con el COVID.

Actividades Exentas de IVA

• Servicios de hospitalización o asistencia sanitaria como alimentación, quirófano, suministro de medicamentos y material sanitario.
• Asistencia a personas físicas por profesionales médicos o sanitarios.
• Entrega de sangre, demás fluidos, tejidos y otros.
• Prestación de servicios realizados en el ámbito de sus respectivas profesiones por estomatólogos, odontólogos, mecánicos dentistas y protésicos dentales.

Seguros y Pólizas

Un seguro es un contrato que se firma entre una persona y una compañía de seguros a cambio de una serie de pagos. Una póliza de seguros es el documento donde se registra la información del producto que un cliente contrata con una compañía. La prima de seguros es la cantidad de dinero que paga el tomador del seguro contratado.

Etiquetas: almacén sanitario, Documentación clínica, documentación no sanitaria, gestión hospitalaria, IVA sanitario, stock