&Una reuníón consiste en un encuentro entre los miembro de un equipo con la finalidad de intercambiar información, llegar a un consenso sobre decisiones determinadas y pau tas de acción. Es una técnica más para activar y desarrollar e trabajo de un grupo y conseguir su objetivo.Las reuniones facilitan las relaciones entre las personas permiten que los objetivos perseguidos se alcancen de modo más sencillo. Para esto, toda reuníón debe estar muy bien pla nificada y preparada con antelación a su celebración. .

&Los tipos de, reuniones

Las reuniones informativas. En ellas, el objetivo es difundir determinada información a subordinados (información descendente), a superiores (información ascendente) o a personas que no son ni superiores ni subordinados (información horizontal). .

Las reuniones para resolver problemas

En ellas, el objetivo es generar ideas para hallar alternativas ante una situación problemática.

Las reuniones de seguimiento

. El objetivo es controlar los avances en el trabajo desarrollado, contrastando los logros parciales que se van alcanzando con la planificación prevista. Cada miembro puede trasladar al resto las dificultades encontradas y requerir colaboración.

Las reuniones de evaluación

.En ellas, el equipo que ha terminado su tarea reflexiona sobre el grado de consecución de las metas, el resultado final y sobre el camino seguido hasta llegar a él. • Las reuniones para generar ideas.
Su objetivo es sacar el máximo partido a la creatividad individual aprovechando las influencias del grupo.• Las reuniones de negociación.
Se celebran para que dos o más partes enfrentadas, con intereses contrapuestos, expongan sus argumentaciones y traten de llegar a un acuerdo que beneficie a ambas.• Las reuniones espontáneas y reuniones planificadas. Las primeras surgen de manera ocasional, sin estar previstas, por necesidades del momento. Las segundas obedecen a un orden planificado del trabajo del grupo.

&Etapas: Fase de preparación

Si se determina que la reuníón es necesaria habrá que plantearse una serie de puntos:

-Delimitar el tema que va a ser tratado

Fijar la meta que se quiere alcanzar. Por qué y para qué se celebra la reuníón. Luego será más fácil evaluarla.-• Elegir el momento adecuado para convocar la reuníón. . • Escoger una hora adecuada del día.
No se debe convocar la reuníón demasiado temprano ni a últimas horas de la jornada. Fijar la duración de la reuníón.. Es necesario establecer una hora de comienzo y también la hora en que debe concluir la reuníón. Preparar los medios para la reuníón. Las fotocopias, Jproyector de vídeo, el panel y cualquier otro instrumento que se vaya a utilizar debe estar preparado de antemano.• Escoger el lugar idóneo.
A menudo se desprecia la influencia del tamaño, el entorno, el mobiliario.

Convocar sólo a personas necesarias

Las reuniones con demasiados asistentes tienen inconvenientes, pues se prolongan excesivamente. Aunque los participantes hagan pequeñas aportaciones la reuníón se extenderá demasiado.
Comunicar la convocatoria de la reuníón de forma adecuada. El medio dependerá del tipo de reuníón y de los participantes: un documento de convocatoria formal y sobrio. • Preparar cuidadosamente la documentación.
Recopilar la información sobre el tema .

&La fase de desarrollo:

Presentará el tema y a los participantes. Los recibirá cordialmente y les mostrará su sitio, Conocerá bien a los asistentes. Si hay personas inhibidas, debe darles confianza y animarlas a expresar sus ideas. Será asertivo. Es necesario tanto para reconvenir a alguien como para animar a participar a una persona tímida. .Habrá de evitar confrontaciones. Si se produce una contraposición de opinione muy acusada existe la posibilidad de conflicto.El moderador dejara claro que todas las opiniones son útiles .Ordenará las intervenciones. Las reconducirá al tema que se trata si los partid divagan o introducen puntos distintos.Controlara el tiempo: Tendrá un reloj y modificara el ritmo de la sesión. Intentara llegar al objetivo propuesto: dirigirá la reunión sin perder el tiempo en un clima de colaboración y participación

.& La fase de cierre:

el final de la reunión debe llegar en la hora previstao antes. Se hará un resumen de los puntos tratados y de las decisiones tomadas, asegurándose de que cada miembro sepa cuál es su misión.El segretario redactará un acta para registarar los puntos tratados, los acuerdos alcanzados y los compromisos.

& La fase de evaluación

No siempre se da, lo cual supone un error. El moderador va exponiendo las conclusiones y algunos asistentes pueden estar ya preparándose para marcharse, están dejando en el tintero un parte fundamental de cualquier trabajo en grupo.Si no se compara lo conseguido con lo que se había proyectado, no se mejorará. Rellenar uncuestionario sobre el desarrollo de la reunión sería suficiente.

&Los roles positivos

Papel: -Jefe formal: Ha sido designado oficialmente por la organización. -Jesé informal: capacidad de infkuir a los demás, al margen de haber sido designado o no por la organización,las personas lo siguen por su carismay personalidad. -Coordinador: Tiende a ordenar las intervenciones, a reconducir el debate y a recordar a los demás el propósito de la reunión. -Investigador: Busca información útil para el desarrollo de la tarea. -Experto: conoce el tema mejor que los demás bien por su formación o por su experiencia.- Animador. Tiene actitud positiva ante el trabajo y trata de contagiar su entusiasmo y su motivación. -Portavoz: Va recogiendo y registrando los argumentos expuestos y las decisiones tomadas. Es la voz del grupo.- Observador: sigue el desarrollo y la evolución de la reunión, trata de detectar todo aquello afectarle: el ambiente,las tensiones,motivación.

&Los roles negativos

Papel: -Dominador:trata de avasallar a los demás.-Resistente: se opone a todo por sistema. Obstaculiza. -Manipulador:conduce el equipo de forma favorable a sus intereses.-Sumiso: se doblega a la volumtad de los demás sin defender sus ideas por miedo. -Acusador: no colabora con los demás yse limita a criticarlo todo.-Retraído: es pasivo, indiferente,no ataca de frente. -Sentimental: trata de conseguir afecto del grupo.-Gracioso: interrumpe el trabajo con bromas y chistes rompiendo la concentración.

& Equipos de trabajo:

Conceptos esenciales: Grupo de trabajo:• Conjunto de personas que realizan el mismo tipo de tareas, de una manera autónoma,• Sus componentes suelen estar próximos físicamente, pero su comunicación es muy pobre. • Tienen una estructura jerárquica muy rígida, donde el liderazgo oficial es ejercido por el gerente,-El logro se obtiene como fruto de las aportaciones individuales. • Se inhibe frente al conflicto, que debe ser solucionado por la dirección. Equipo de trabajo: -Grupo creado específicamente por la dirección de la empresa,-• Su éxito reside en su sinergia, es decir, en el esfuerzo coordinado de sus componentes.-• No hay una estructura jerárquica rígida. El jefe trabaja con sus colaboradores.-• conflictos son asumidos y solucionados por el equipo de forma constructiva.

& Carácterísticas de los equipos eficaces:

Número reducido de integrantes. -Creado expresamente por la empresa para gestionar proyectos,-Objetivos comunes, conocidos y compartidos por todos sus miembros,Tareas definidas y complementarias, donde cada uno tiene una función.Coordinación de sus miembros en la realización de las tareas necesarias.Buenas relaciones interpersonales, clima de respeto y confianza.

& Habilidades comunicativas

Tener un buen concepto de uno mismo.Promover la escucha activa, Realizar preguntas para coordinar.Ser flexibles ante los cambios,Desarrollar proactividad o actitud positiva. Fomentar el comportamiento asertivo. Aprender a hacer críticas y a aceptarlas.

& Actitud de los interlocutores

-Pasividad: personas incapaces de expresar abiertamente sus sentimientos,Infravaloran las opiniones y necesidades propias y dan un valor superior a las de los demás. -Asertividad: Habilidad de expresar de forma directa,sentimientos y creencias propios, asumiendo las consecuencias, actitud intermedia entre la pasividad y la agresividad, que parte del respeto hacia los demás y hacia uno mismo. -Agresividad: opuesto a la pasividad, que se caracteriza por la defensa de los derechos personales, transgrediendo los derechos de otras personas,Provoca cólera y resentimiento.

& Inteligencia emocional

La capacidad para relacionarse con uno mismo y con los demás, Principales componentes: • Autoconocimiento emocional: es el conocimiento de las propias emociones. • Autocontrol emocional: permite controlar los impulsos para no actuar de una manera irresponsable,• Automotivación: las emociones y la atención de las personas se centran en las metas.• Empatía: es el reconocimiento de emociones ajenas.• Habilidades sociales: tener una buena relación con los demás es muy importante para tener éxito.

& Ventajas equipo de trabajo:

• Estructura jerárquica horizontal, jefe coordina las tareas.-• Incrementa la productividad.-• Exige directrices.-• Facilita realizar con éxito tareas complicadas• Mejora el clima laboral y las relaciones-• Integra diferentes formas de pensar y de hacer,-• Incrementa la responsabilidad y la confianza.• Permite a los miembros del equipo resolver problemas de forma colectiva.• Fomenta la comunicación activa.

& Inconvenientes

• El trabajo es más lento y requiere más tiempo de reuníón.-• Trabajar de una manera coordinada es más complicado-• Aparecen individualidades, diferencias• Pueden surgir problemas de comunicación, rumores• Las tareas o procesos pueden ser poco operativos y eficaces no están claros.-• El trabajo de cada persona depende, en la mayoría delas ocasiones de lo que hagan otros miembros del equipo.-• riesgo de sobrecargar de trabajo.

& Equipo eficaz:

• Disponen de medios humanos y técnicos• Formados por personas con personalidades• Existen unos objetivos comunes• Buscan resultados a corto plazo• Participación efectiva de los miembros• Reparten tareas en subgrupos coordinados,• De las diferencias y discrepancias surgen propuestas y soluciones más creativas.• Practican una comunicación abierta para expresar ideas• Logran un ambiente cálido• Liderados por un directivo de la empresa • Normas de funcionamiento perfectamente definidas• Trabajan con dinámicas para poner en contacto a la gente.

& Equipos ineficaces

No tienen claras las metas-Liderazgo no efectivo-Dificultades de relación-Fomentan el individualismo.-Falta de visión global -Convertir un proyecto interesante en un trabajo rutinario.-En proyectos complejos es posible que equipo se desencante.-Falla el apoyo de organización.- Falta de reconocimiento económico y profesional.

1.Se va a implantaren la empresa::

C

Informativa descendente .
2.El sindicatoX.

A

de negociación
3.El equipo de trabajo

:d

para generar ideas

. 4

Se ha confirmado visita:

B

espontanea.

2

1. V

Uno de los objetivos de una.

2.F

Las reuniones espontaneas.

3.V

Ademas del resultado

. 4.F

La creatividad.

5.V

En una reunión de evaluación.

3.Comportamiento:

1

Ernesto ha recopilado:c.Experto.
2.Marina no es capaz:a.Sumiso.
3.Luisa trata de convencer:d.Manipulador.
4.Arturo trata de que todos

:e

Coordinador.
5. Juan pone pegas:

b

Resistente.

4.
Indica cual de las siguientes a preparación de reuníón: Elaborar documentación, Elegir el lugar para la reuníón y acondicionamiento.

Test

1. El fecto:

a.

Multiplicar.
2. La técnica en la que

:a

Mesa redonda.
3.La técnica que consiste:

b.

técnica del grupo.
4. En un seminario:

b.

Varias personas se reúnen.
5. En un grupo primario:

c.

Se cubren las necesidades

. 6

En una reunión:

c.

Manipulador.
7.Los grupos grandes:

A

Generar un aluvión.
8. Durante el desarrollo:

b

Controlar el tiempo.
9. La sinergia: c.La multiplicación del valor.
10.De las siguientes:

c.

los damnificados.

Test FOL

1.cuando se dice que

:b.

Un grupo de trabajo.
2.De las siguientes

:b.

Objetivo común.
3.La etapa donde

:c

2.

4.¿

Cómo se denomina: d.Escuchar con conocimiento.
5.Ruth realiza:

A

Coordinador.
6. Ana ha sido:

C

Tormenta de ideas.

Etiquetas: Actuar ante particpante sumiso en reunión, Dificultades en las reuniones, Participante sumiso en una reunión, Que hacer ante un participante sumiso en una reunión de trabajo.Pdf, Ret reuniones, Reunión de solape