21 Sep
Tratamiento y Clasificación de la Correspondencia
Entrada de Documentos
La entrada de cualquier documento del exterior requiere un tratamiento que pasa por diferentes etapas:
a) Recepción
La correspondencia llega por medio del servicio de correos, empresas de mensajería, etc., o por la persona encargada de recogerla en el apartado de correos. Una vez recogida, se clasificará según el tipo de envío: si es urgente, certificado, personal o si hay que devolverlo porque no tenga datos del destinatario.
b) Apertura y Comprobación
El administrativo deberá abrir los sobres comprobando si existen anexos y cerciorándose de que no queda nada dentro del sobre. Si el sobre es el único lugar donde consta el remitente, lo adjuntaremos con la documentación.
c) Registro
Consiste en anotar en un libro los datos más relevantes del envío, pero previamente se numeran correlativamente los documentos y se estampa un sello con la fecha de entrada.
d) Distribución
La correspondencia ya registrada se envía a los distintos departamentos bien mediante:
- Un recorrido por los despachos.
- A través de las bandejas de entrada y de salida de correspondencia.
Salida de Documentos
Tiene varias etapas:
a) Elaboración y Recogida
Normalmente la correspondencia la elabora la persona que conoce el asunto o es entregada al administrativo para que la elabore. Después se presenta para su firma a la persona responsable en una carpeta denominada portafirma. Se preparan e incluyen los anexos necesarios y se archiva una copia en el expediente o carpeta asignada.
b) Registro de Salida
Se enumera cada documento y se estampa un sello en la parte superior poniendo la fecha de salida.
c) Plegado y Ensobrado
Después de registrar, doblaremos los documentos con el contenido hacia dentro y el nombre hacia afuera, plegándola en tres partes.
d) Franqueo y Envío
Consiste en pesar y pagar el servicio de transporte y reparto de la correspondencia, ya sea mediante sello postal, sobres, etc.
Clases de Archivos
Según su Frecuencia de Uso
1) Archivo Activo o de Gestión
Contiene los documentos de consulta diaria y que son necesarios para el desarrollo de las tareas del puesto de trabajo. Debe ser de fácil acceso y suele contener información del año fiscal.
2) Archivo Semiactivo o Intermedio
Se conservan los documentos retirados del archivo activo finalizado el año fiscal y que por razones legales, fiscales o administrativas siguen vigentes, aunque se consultan con menor frecuencia.
3) Archivo Inactivo o Histórico
En él se conservan los documentos, libros y registros que tengan valor documental o histórico o que indiquen títulos de propiedad como escrituras, títulos, etc.
Según su Localización
Archivos Centralizados
Toda la documentación se concentra en un solo lugar y desde ahí se atiende a los distintos departamentos de la empresa, que deben solicitar la información por escrito al archivo central.
Archivos Descentralizados
La documentación se reparte en diversos departamentos y, pasado cierto tiempo, se lleva a un depósito común.
Archivos Mixtos
Se centraliza la documentación de carácter general y se descentraliza la de los departamentos.
Firma Electrónica
Es un conjunto de datos electrónicos que identifican al firmante como si se tratara de una firma manuscrita y permite firmar el documento sin que nadie pueda falsificarla. Para poder usar la firma electrónica es necesario obtener previamente el certificado digital.
Certificado Digital
Es un certificado electrónico otorgado por FNMT que vincula la identidad de cada usuario con su firma electrónica mediante unas claves criptográficas, dándole a conocer como firmante en la red. Para poder solicitar el certificado digital podemos acudir a organismos como Ceres, Guardia Civil, etc.
Reconocimiento de las Necesidades del Cliente
Concepto de Cliente
Es la persona física o jurídica que compra un producto o recibe un servicio, bien para utilizarlo en un proceso posterior de venta o bien como usuario o consumidor final. Se dividen en dos grupos:
Clientes Externos
Persona física o jurídica que compra un producto o servicio y que no pertenece a la empresa que lo fabrica.
Cliente Interno
Es el cliente que trabaja para esa empresa y está en permanente relación con el cliente externo, por lo que su insatisfacción conlleva una mala atención al cliente externo y su posible pérdida.
Necesidades de los Clientes
La necesidad es la sensación de carencia que va unida al deseo de hacerla desaparecer y que se traduce en la compra de un producto. Las empresas, en su afán de vender, crean en nosotros el deseo de comprar productos que no necesitamos.
Maslow: 5 Niveles que Explican el Comportamiento del Consumidor
1º Necesidades Básicas o Fisiológicas
Son imprescindibles para la supervivencia.
2º Necesidades de Seguridad y Protección
Están relacionadas con la integridad física y la estabilidad económica.
3º Necesidades Sociales
Necesidad de amar, afecto o pertenencia a un grupo y ser aceptado.
4º Necesidades de Reconocimiento
Son las necesidades propias del ego.
5º Necesidades de Autorrealización
Hacen referencia al deseo que sienten las personas por superarse y llegar a ser todo lo que cada uno puede basándose en su sistema de valores.
Motivación en la Compra
Para un cliente, la motivación es aquello que le lleva a comprar un producto o a solicitar un servicio.
Moda
Por la necesidad de cambiar y conseguir lo último del mercado.
Interés
Se tiene interés por lo material, por el ahorro y por el deseo de obtener beneficio.
Comodidad
Las razones son la facilidad de uso, el bienestar que proporciona o la tranquilidad que nos genera.
Afecto
Por apego a la marca, por hacer un obsequio, por el trato recibido.
Seguridad
Debido a la garantía de un producto, servicio postventa o durabilidad.
Orgullo
Son compras que a menudo hacemos por vanidad o, a veces innecesarias, y sólo por deseo, prestigio o aparentar.
Deja un comentario