1.7 El proceso de valoración

Mediante calendarios de conservación cabe distinguir dos grandes fases:

En la macrovaloración se analiza el contexto general de creación de las series documentales, es decir, se recoge y analiza información común a varias series documentales. La finalidad de esta fase es decidir qué tipo de información se quiere conservar para el futuro.

La fase de microvaloración se orienta hacia el análisis particular e individualizado de cada serie objeto de valoración. Se analiza cada serie documental por separado, identificando sus valores y estableciendo sus plazos de conservación. Las actividades que conviene llevar a cabo son:

1. Constitución de un expediente de valoración. Será preciso formar un expediente de valoración para cada serie documental analizada, con el fin de adoptar las decisiones de valoración con el mejor criterio posible. En el expediente se incluirá la siguiente documentación:

   1. Un modelo del tipo de expediente o documento que forma la serie objeto de valoración.
   2. Información sobre las características de la serie documental.
   3. Reglas de conservación de series similares existentes en otras instituciones.
   4. Legislación y fuentes normativas y reglamentarias relativas a la serie documental, relacionadas tanto con el propio documento como con la institución productora.
   5. Información bibliográfica y documentación sobre la serie.
   6. Cualquier otra información relacionada con la tramitación de la serie.

2. Identificación de ejemplares principales y secundarios. En el caso de series documentales duplicadas será preciso identificar todos los ejemplares producidos y establecer cuál de ellos es el ejemplar principal y cuáles los secundarios.

3. Valoración de la serie documental y elaboración de la regla de conservación. De carácter intelectual en la cual se establecen los plazos de transferencia y conservación de cada serie documental. En la regla de conservación, deben constar los siguientes datos:

   1. Plazos de conservación de documentos en los diferentes archivos del sistema. En algunos casos serán plazos cerrados y en otros casos serán plazos abiertos.

   2. Propuesta de conservación o eliminación final de la serie documental cuando ésta pierda sus valores primarios. La decisión final será alguna de las siguientes:

      • Conservación. La conservación permanente conlleva la transferencia de la serie documental al archivo histórico en el momento en que ésta pierda todo valor primario previsible, así como la gestión de todo ese proceso. Implica almacenar los documentos en el entorno más apropiado para su conservación a largo plazo. En el caso de los documentos electrónicos será preciso diseñar estrategias adecuadas de conservación.

      • Eliminación. Exige la elaboración de una serie de documentos de control de todo el proceso de eliminación. Estos documentos básicos son los siguientes:

        1. Registro de eliminaciones, se llevará un control riguroso de la documentación eliminada.
        2. Acta de eliminación, se realizará para dejar constancia de todo el proceso de destrucción de la documentación. Debe figurar el número de registro de eliminación, la naturaleza de la documentación eliminada, la fecha, el responsable de eliminación, el procedimiento de destrucción.

      • Conservación parcial. Entraña la selección de una muestra de documentos representativa del conjunto de la serie documental. Dependiendo de las características de la documentación se aplicará un muestreo de uno u otro tipo, que, según Cruz Mundet, puede ser de alguno de los siguientes:

        1. Selección pieza a pieza
        2. Selección cualitativa
           • Intrínseca
           • Extrínseca
        3. Selección por muestreo

      • Reproducción. Entraña la eliminación de los documentos originales. Siempre que esto ocurra será necesaria la elaboración de los documentos de control de las eliminaciones ya señalados.

4. Aprobación de la regla de conservación. La regla de conservación es un documento de carácter técnico que debe ser aprobado por los correspondientes órganos de gobierno de la institución productora. No deberá ser aplicada hasta que no se produzca la aprobación por los órganos directivos responsables.

5. Elaboración del calendario de conservación. Se crea con el fin de difundir la información de las reglas de conservación.

2. Acceso

2.1 Tablas de acceso y seguridad

ISO 15489-2 recomienda que cualquier organización disponga de una tabla o documento de acceso y seguridad, un “instrumento formal de identificación de los derechos de acceso y del régimen de restricciones aplicables a los documentos”. La elaboración de dicho instrumento se basará en el análisis de:

• Marco normativo de la organización
• Actividades de la organización
• Evaluación de riesgos

La finalidad variará dependiendo del entorno, pero sus fines son los siguientes:

1. Evitar accesos a los documentos sin autorización
2. Evitar usos no autorizados a los documentos
3. Evitar la divulgación de información que no debe ser divulgada
4. Evitar la modificación o alteración de documentos
5. Evitar la eliminación o destrucción de documentos

El control del acceso variará dependiendo del perfil actividad de las instituciones: en algunos casos se considerará apropiada la existencia de depósitos de archivo cerrados con llave, en otros será necesaria la contratación de servicios de repositorios digitales seguros.

2.2 Información protegida: ¿qué datos proteger?

La elaboración de tablas de acceso y seguridad debe conjugar dos derechos fundamentales de cualquier organización: a) la protección de la información con datos sensibles; y b) el derecho de acceso a la información.

La información que debe ser protegida es la relativa a los siguientes ámbitos:

1. Información que presente datos personales que puedan afectar a la intimidad, al honor o a la imagen de las personas;
2. Información relativa a los derechos de propiedad intelectual y secreto comercial;
3. Información que afecte a la seguridad de los bienes
4. Información que afecte a la seguridad pública
5. Privilegios legales y profesionales

Para la protección de la información y la elaboración de las tablas de acceso y seguridad ISO 15489-2 propone la siguiente metodología:

1. Análisis del marco legal e identificación de los derechos y restricciones de carácter legal que afecten al ámbito de actuación de la organización.
2. Identificación de las áreas de riesgo y de las necesidades de seguridad de la organización.
3. Clasificación de las áreas de riesgo y de las necesidades de seguridad de acuerdo con la probabilidad de que suceda y con la evaluación de los daños que podrían ocurrir.
4. Relación de las áreas de riesgo y de las necesidades de seguridad con las actividades de la organización.
5. Establecimiento de los niveles de restricción adecuados por áreas de riesgo
6. Asignación de niveles de restricción a las series documentales de acuerdo con la clasificación de áreas de riesgo.
7. Asociación de restricciones a instrumentos de gestión documental.

2.3 Control de personas: ¿quién puede acceder?

Deben establecer perfiles y categorías de personas con distintos niveles de acceso a los documentos y uso de los mismos. Distintas categorías:

• Usuarios sin acceso
• Usuarios autorizados para el acceso (consulta)
• Usuarios autorizados para la creación
• Usuarios autorizados para la modificación
• Usuarios autorizados para la eliminación.

Es conveniente gestionar los niveles de acceso por áreas funcionales, ya que determinados usuarios pueden tener un tipo de acceso en su área de trabajo, pero otro tipo en otras áreas.

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