INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EN COMERCIO INTERNACIONAL

Fuentes de información:

• Organismos de promoción de exportaciones o importaciones (A nivel nacional ICEX, a nivel autonómico Cataluña tiene ACC1Ó, Aragón IAF, Valencia IVEX, Japón JETRO).
• Organismos oficiales (ministerios, secretarias, direcciones generales)
• Embajadas o consulados
• Organizaciones empresariales
• Cámaras de comercio (son miembros todas las empresas)
• Laboratorios especializados en marcas y patentes
• Puedo contratar un consultor especializado en comercio internacional
• Ferias internacionales (encontrare proveedores, clientes, productos, formación)
• Bufetes de abogados especializados en contratos internacionales
• Empresas de investigación de mercado
• Consorcios de exportación (exportar conjuntamente
• Prensa, revistas especializadas
• Estadísticas comerciales
• Páginas amarillas
• Internet (cuidado con la fuente)
• Base de Datos (de pago o gratuitas)
• Transitarios (puede darme información el transitario que contrate)
• Agente de aduanas
• Aduanas
• Bancos especializados (En España Banco Sabadell)
• CESCE (compañía de seguros)
• Informes de organismos internacionales

ICEX:

Instituto español de comercio exterior

Es un organismo nacional que tiene tres objetivos:

-Fomentar las exportaciones de las empresas españolas

-Apoyar la internalización (implantarse en el extranjero)

-Atraer y promover inversiones a España

RED ICEX:

Tiene una red nacional e internacional de 31 direcciones provinciales y territoriales de comercio en España y 100 oficinas comerciales en el exterior.

SERVICIOS ICEX:

• Servicios personalizados:
• Buscar socios
• Preparar agenda de reuniones en otros países
• Personalizar información de mercado exteriores
• Traer empresarios de otros países
• Servicios para comenzar a exportar:
• Becas
• Tramites
• Estudios de mercado
• Oportunidades de negocio
• Tramites y documentos de exportación
• Financiación Multilateral
• Apoyo a proyectos empresariales de inversión:
• Programa de apoyo a empresas
• Líneas de financiación
• Promoción internacional:
• Ferias
• Misiones de inversiones (Traer o enviar inversores)
• Formación:
• Presencial
• Aula virtual
• Seminarios
• Publicaciones:
• Cursos
• Manuales
• Revista ‘’El exportador’’ digital, etc.

ACC1Ó:

Es la agencia de soporte a la innovación y a la internacionalización de la empresa catalana.

Resultado de la fusión de CIDEM (se dedicaba a la innovación empresarial y COPCA (a la internacionalización).

RED EXTERIOR:

Los centros de promoción de negocios: Ayudan a optimizar los recursos para expandir o consolidar la presencia empresarial en el exterior.

Las plataformas empresariales: Facilitan el proceso de implantación de la empresa, en el menor tiempo y con los mínimos gastos posibles.

SERVICIOS

-Iniciación a la exportación

-Consorcios de Internacionalización agrupada

-Ayuda y cooperación internacional

-Talento para la internacionalización (programa de becas)

Cámara DE COMERCIO INTERNACIONAL

Son empresarios que defienden sus intereses, tiene su sede en París y delegación en Barcelona.

Servicios

-Arbitraje

-Pública los incoterms

-Pública las reglas y usos relativos a los créditos documentarios

-Administración del cuaderno ATA (para importaciones y exportaciones temporales)

Cámara DE COMERCIO ESPAÑOLA

Defiende los intereses de empresarios españoles y tienen un destacado papel en la formación y el apoyo a la internalización.

OBTENCIÓN DE Información A TRAVÉS DE Internet

Se recomienda como buscador Google porque es el más utilizado, el que más información contiene y el que busca utilizando todo el texto.

• Consejos de búsqueda: Segmentar, concretar e ir a la fuente y utilizar la búsqueda avanzada.  Ej: googleestuamigo.Es (recomendaciones de búsqueda avanzada en Google).
• Herramientas en Internet: (de la cámara de comercio)
• C@SCE (Cámaras consultas en comercio exterior): Base de datos de preguntas y respuestas de transporte y comercio internacional. El servicio permite a la propia empresa resolver sus consultas mediante las respuestas que necesita.
• C@bi (cámaras búsqueda información): Forman para buscar correctamente en Internet.
• Guías online: Para apoyar la internacionalización las cámaras han desarrollado numerosas guías online de apoyo al exportador:
• De investigación y análisis (cálculo precio exportación de origen de las mercancías, investigación de mercados, selección de agentes, distribuidores)
• De preparación de actividades (de viajes comerciales, de visita de ferias).
• De gestión de comercio exterior (de documentos de importación y exportación, de contratación internacional).

SISTEMA DE COMUNICACIÓN CON CLIENTES Y PROVEEDORES

El comercio internacional por diferentes factores (distancia, idioma, cultura) se hace todavía más necesaria una buena comunicación con clientes y proveedores.

Los sistemas de comunicación lo podemos dividir en órdenes y escritos

Formas de comunicación:

• Presencia oral (la mejor comunicación)
• Por correo (se entrega en domicilio y con firma) o valija (permite entregas urgentes en horarios fijos, con precintos de seguridad, intercambia correspondencia entre varios puntos).
• Fax
• Burofax (importante como medio de prueba de juicio)
• Telefonía fija o móvil
• Sistema de SMS
• Télex (se realiza a través de correos, se debe estar abonado y necesita instalación de un terminal)
• Telegramas
• E-mail (económico, rápido, puedo enviar información a varios destinatarios, se puede enviar a cualquier hora y no necesito papel.
• Mensajería instantánea (MSN, chats)
• Chat y video chat
• Videoconferencia (reuníón virtual): se ahorra dinero en viaje, se puede transmitir información en una reuníón desde cualquier parte.
• TRACKING: Seguimiento de un pedido
• TRACING: Trazabilidad de un producto
• Neb
• Blog

CONCEPTOS IMPORTANTES

Internet: Red universal de acceso libre

Intranet: Red interna de una empresa de acceso restringido para los miembros de una organización (empresa, universidad).

Extranet: Red de acceso restringido para gente externa de la empresa (proveedores, clientes, transportistas).

EDI: Sistema de intercambio electrónico de datos, (se usa para transferir documentos electrónicos) lo utilizan grandes empresas y se emplea mucho en el comercio internacional.

Edifact: Sirve para intercambio de documentos comerciales (hacen de Notario Virtual)

Las comunicaciones con la Aduana de España son vía EDI por ejemplo.

BL:

Bolero (Barcelona)

      María (en Argentina)

SWIFT:

Es un sistema de transmisión de datos telemáticamente entre bancos (es un EDI bancario).

SISTEMA DE ARCHIVO DE Documentación GENERADA EN LAS OPERACIONES DE COMERCIO EXTERIOR

LA DOCUMENTACIÓN EN LAS EMPRESAS

La documentación es vital y muy importante para cualquier tipo de empresa, ya sea en papel o digital porque refleja todo lo que ha pasado en la empresa.

La documentación sigue un determinado proceso:

1. Registros de los documentos
2. Análisis detallado del documentp
3. Clasificación del documento
   
4. Archivo o destrucción del documento

LIBROS DE REGISTRO

Determinadas operaciones se deben anotar en libros, para su control diario o previsión futura.

Hay dos tipos:

Libros obligatorios: Los ordena la normativa (ley)

Libros voluntarios: porque lo creemos convenientes (libro auxiliar de clientes, proveedores, etc)- Ej de libros obligatorios (contabilidad, diario, balances, IVA, etc.

EL ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN

Los documentos se conservan porque la información que contiene le interesa a la empresa o es obligatoria por normativa.

Según la normativa:

• 6 años para los que originan derechos y obligaciones
• 5 años en fiscal, impuestos
• 3 años en aduanas

CLASES DE ARCHIVOS

• Individual o personal (la maneja un empleado y en el guarda la documentación relacionada con su puesto de trabajo)
• De departamento o sección
• General o central (se guardan documentos de toda la empresa)
• Definitivo (se guardan documentos por exigencia legal o por interés de la empresa
• Archivo activo (documentos de consulta frecuente o en vigor
• Archivo semiactivo (documentos de consulta poco frecuente que aún está pendiente
• Archivo inactivo (cuando la operación se ha cerrado

• Sistema de clasificación

  
  
• Alfabético
• Para expedientes de personas físicas o jurídicas

Ventajas

• Sencillo
• Fácil encontrar documentos y añadir

Desventaja

• Si saco un documento y no se marca, su falta puede quedar inadvertida

• Numérico

Para clasificar documentos relacionados entre si

Ventajas

• Fácil de buscar
• Es exacto
• Si se extrae documento fácil de advertir

Desventajas

• Intercalar documentos requiere subclasificación
• Cronológico o por fecha

Para documentación poco voluminoso y de examen rápido (facturas, actas, letras…) se suele utilizar combinado con otro sistema.

Ventajas:

• Facilidad
• Sencillez
• Permite añadir documentos sin alterar orden.

Desventajas

• Hace falta saber fecha para encontrar documento
• Si se extrae documento hay que dejar marca
• Búsqueda lenta

Criterios de ordenación

• 
  
  Se comienza por año y después meses y días.
• 
  
  Por orden ascendente o descendente

• Geográfico

Se suele utilizar conjuntamente con el sistema alfabético, recomendable para empresas dedicadas al comercio exterior

Ventajas

clasificación y búsqueda sencilla
Facilidad para intercalar información

• Desventaja

• Si saco un documento y no se marca, su falta puede quedar inadvertida

Numérico

Para clasificar documentos relacionados entre si

Ventajas

Fácil de buscar Es exacto Si se extrae documento fácil de advertir

Desventajas

Intercalar documentos requiere subclasificación   Cronológico o por fecha

Para documentación poco voluminoso y de examen rápido (facturas, actas, letras…) se suele utilizar combinado con otro sistema.

Ventajas:

Facilidad Sencillez Permite añadir documentos sin alterar orden

Desventajas

Hace falta saber fecha para encontrar documento Si se extrae documento hay que dejar marca Búsqueda lenta

Criterios de ordenación

Se comienza por año y después meses y días.

Por orden ascendente o descendenteGeográfico

Se suele utilizar conjuntamente con el sistema alfabético, recomendable para empresas dedicadas al comercio exterior

Ventajas

clasificación y búsqueda sencilla

Facilidad para intercalar información

Desventajas

Requiere mucho conocimiento geografía

Si se extrae documento hay que dejar marca

Por materias/temático o tema

Se combina con otros sistemas

Ventajas

-Búsqueda sencilla

-Facilidad para añadir información

Desventajas

Dificultad clasificación

-Documentos relacionados con varios temas

Mixtos (Relacionar varios temas o sistemas de archivo Por expediente por operación (muy utilizado en transitarías)

Proceso de archivo (PREGUNTA DE EXAMEN JODEEERRRR)

Contiene las siguientes fases:
1. Agrupar documentos con carácterísticas comunes

2. Anotar referencias que corresponden según el sistema de clasificación elegido

3. Confeccionar un listado de documentos archivados indicado en su ubicación

4. Colocar los documentos en el archivo correspondiente

Almacenamiento de la documentación

La documentación se puede almacenar:

En su forma original En memorias fotográficas de tamaño reducido Memorias ópticas Digitalmente

La documentación ocupa mucho espacio, tiempo y dinero, la solución hoy en día es digitalizar la información:

Informática aplicada a la organización de la documentación:

Hay que destacar:

Base de datos Hojas de cálculo Redes locales Procesadores de texto Edi, Swift Internet, extranet, intranet

Para almacenar datos backup

Discos duros Pendrive Tarjetas de memoria En la nube

BASE DE DATOS DE CLIENTES Y PROVEEDORES

Es importante para una empresa tener base de datos de clientes, proveedores, etc:

En principio hay dos clases:

Base de datos documental (archivos simples, contiene la información en una sola tala y cada un dato lo tengo que repetir en cada registro). Base de datos racional. (tiene diferentes tablas y los datos se introducen una vez y no hay que volverlo a introducir)A la hora de hacer base de datos de clientes o proveedores se aconseja que no tenga excesos ni escasez de datos. Importante que tengan datos personales y profesionales para poder hacer marketing Todo debe estar en un mismo sitio Saber quien puede tener acceso si es total o restringido Para poder personalizar la oferta es importante tener en los datos personales fechas de cumpleaños, hobbies, etc. Y en profesionales todos sus correos

CMR:

Etiquetas: ¿Que ventajas tiene dividir un archivo en fragmentos y enviar confirmaciones de cada uno de ellos?, Empresa mercantil, Examen de promoción de la salud y apoyo psicológico al paciente, Virtual 1